🎥 Dans cet article, découvrez en vidéo les acteurs clés de la facturation électronique (PPF, PDP et OD), ainsi que le principe de l’e-Invoicing & de l’e-reporting.
I. Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, ou e-invoicing, est un processus de création, d’envoi, de réception et de traitement des factures sous format entièrement numérique.
Contrairement à une facture PDF envoyée par e-mail (considérée comme une facture simplement dématérialisée), une facture électronique est structurée, conforme aux normes fiscales, et transite par des plateformes certifiées.
Ainsi, une vraie facture électronique n’est ni un scan ni un PDF, mais un fichier de type XML ou Factur-X, lisible à la fois par l’homme et les systèmes de gestion.
L’objectif de la réforme qui oblige la facturation électronique est de lutter contre la fraude à la TVA qui représente 15 milliards d’euros perdus par an pour l’état.
Bon à savoir
La facturation électronique s’applique uniquement aux transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France (B2B domestique). Pour les ventes à l’international ou aux particuliers, c’est le e-reporting qui entre en jeu.
II. Le circuit de la facture électronique
Une facture électronique se crée dans un ERP, un outil de gestion commerciale ou une plateforme conforme, selon un format structuré et normé (comme Factur-X, UBL ou CII). Idéalement, cette création passe par un Opérateur de Dématérialisation (OD), qui facilite la conformité technique, garantit la qualité des données et assure une transmission fluide vers la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Lorsqu’une entreprise émet une facture électronique, celle-ci passe d’abord par sa Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette dernière interroge ensuite l’annuaire central, géré par le Portail Public de Facturation (PPF), afin d’identifier la plateforme de réception utilisée par le client.
Une fois cette plateforme identifiée, la facture est transmise à la PDP du client, qui peut à son tour faire appel à un OD pour l’intégrer automatiquement dans son logiciel de gestion.
En parallèle, les données fiscales (montant HT, TVA, statut de la facture, etc.) sont envoyées au PPF, où elles sont centralisées et mises à disposition de l’administration fiscale pour contrôle.
Besoin d’un éclairage rapide ?
Découvrez en 3 minutes la différence entre e-invoicing et e-reporting, et comprenez en quoi consiste une PDP, une OD ou bien encore le PPF :
IV. Cadre légal
La facturation électronique repose sur un cadre législatif défini par l’ordonnance du 15 septembre 2021, qui impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France d’émettre et de recevoir leurs factures sous format électronique. Initialement prévue pour 2024, l’entrée en vigueur de la réforme a été reportée, avec une nouvelle mise en œuvre progressive fixée entre 2026 et 2028, selon la taille de l’entreprise :
| Date | Entreprises concernées | Obligation |
|---|---|---|
| 1er Septembre 2026 | Toutes | Réception obligatoire des factures électroniques |
| 1er Septembre 2026 | Grandes entreprises | Obligation d'émission |
| 1er Septembre 2027 | ETI | Obligation d'émission |
| 1er Septembre 2028 | PME, TPE, micro-entreprises | Obligation d'émission |
En parallèle, plusieurs textes réglementaires ont été précisés entre 2024 et 2025 : ils encadrent notamment les critères d’immatriculation des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), le fonctionnement du Portail Public de Facturation (PPF), ainsi que les modalités du e-reporting, qui concerne les opérations non couvertes par le e-invoicing (ex : ventes à l’étranger ou aux particuliers).
À retenir
Les factures devront impérativement transiter via une PDP, et toutes les données de transaction devront être transmises à l’administration fiscale, que ce soit via e-invoicing ou e-reporting.
V. Sanctions en cas de non-respect
Le non-respect des obligations de facturation électronique peut entraîner des conséquences financières importantes :
• une amende de 15 € par facture non conforme,
• 250 € par transmission de données de transaction (e-reporting) manquante ou incorrecte.
Ces sanctions s’ajoutent aux risques de retard de paiement, de litiges commerciaux et de contrôle fiscal renforcé.
VI. Comment se préparer efficacement à la facturation électronique ?
La mise en œuvre de la facturation électronique se déroule en plusieurs étapes clés :
1. Identifier son profil (PME, sous-traitant, etc).
2. Cartographier ses flux de facturation pour comprendre avec qui et comment elle échange des factures.
3. Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) compatible aves ses outils.
4. Former ses équipes aux nouveaux outils et tester / ajuster les nouveaux processus.
5. Automatiser les tâches répétitives (saisie, archivage, relances).
Une bonne préparation garantit une transition fluide, sans rupture opérationnelle ni risque de non-conformité.
VII. Quelles solutions logicielles pour faciliter la transition ?
Pour faciliter la facturation électronique, plusieurs solutions logicielles adaptées existent :
• Un ERP comme WHY Manager® permet de gérer l’ensemble du cycle de vente, des achats à la facturation conforme.
• Les entreprises en quête de simplicité peuvent opter pour WHY Efficience®, une solution de gestion commerciale intuitive.
• Pour automatiser l’archivage et sécuriser les documents, une GED comme Zeendoc® est idéale.
Toutes ces solutions sont interconnectées, compatibles avec les plateformes certifiées (PDP) et accompagnées de services de formation et de support pour une mise en conformité sans stress.
VIII. Avantages de la facturation électronique
La facturation électronique offre de nombreux avantages :
• Réduction des coûts de traitement,
• Gain de temps,
• Moins d’erreurs,
• Meilleure traçabilité des échanges,
• Conformité fiscale facilitée,
• Paiements plus rapides,
• Relation client-fournisseur renforcée.
Toutefois, sa mise en place représente un défi pour les entreprises non équipées, qui doivent adapter leurs outils, former leurs équipes et gérer une transition parfois complexe. Une bonne anticipation et l’accompagnement par des solutions adaptées permettent de lever ces freins efficacement.
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