En quoi va consister la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation de facture sera bientôt obligatoire, et avec elle une organisation s’impose aux entreprises et à leurs fournisseurs. Dès Juillet 2024, toutes les entreprises, peu importe leurs tailles devront être en mesure d’enregistrer les factures de leurs fournisseurs de manière dématérialisé.
Comment dématérialiser une facture fournisseurs, on vous explique les teannts et aboutissants dans cet articles.
1. Enregistrement des factures fournisseurs dans la GED
La première étape de la dématérialisation des factures fournisseurs commence naturellement par la réception de celles-ci, soit par courrier au format papier (ce qui devrait se faire de plus en plus rare), soit par email au format électronique (PDF) ou encore via un lien de téléchargement disponible depuis votre espace Client sur la plateforme du fournisseur.
Dans une gestion électronique de documents (GED), les solutions de dépôt de vos documents sont multiples et adaptés à tous types de supports.
- Papier : Quels que soient leurs formats (Ticket CB, A4, A3, A0, …) et compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs
- Document électronique (PDF) : Directement depuis votre poste de travail ou depuis votre messagerie.
- Collecteur de Factures : Les factures ne sont pas toutes reçues par mail ou courrier, certaines sont seulement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs. Automatisez la collecte de ces factures en connectant vos espaces clients directement à Zeendoc.
- Format Factur-X pris en compte lors du dépôt, les informations présentes dans le fichier XML seront récupérées.
2. Archivage et classement automatiques
Tout commence par la réception d’un document de votre fournisseur, soit par courrier au format papier, soit au format électronique par mail ou téléchargeable sur une plateforme fournisseur.
Les solutions de dépôt de vos documents sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports.
- Papier : Quels que soient leurs formats (Ticket CB, A4, A3, A0, …) et compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs
- Document électronique : Directement depuis votre poste de travail ou depuis votre messagerie.
- Collecteur de Factures : Les factures ne sont pas toutes reçues par mail ou courrier, certaines sont seulement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs. Automatisez la collecte de ces factures en connectant vos espaces clients directement à Zeendoc.
- Format Factur-X pris en compte lors du dépôt, les informations présentes dans le fichier XML seront récupérées.
3. Circuit de validation des factures fournisseurs
Vous pouvez commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement. Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès et le rôle de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.). Un historique complet par document permet de consulter les actions réalisées sur le document.
4. Historique et suivi fournisseurs
En quelques clics, vous avez une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis de votre fournisseur.
Vos échanges et délais de traitement avec eux s’améliorent grâce aux traitements automatisés de vos factures. Vous diminuez vos risques d’erreurs ou d’oublis.
Le système de lecture intelligente permet d’extraire facilement les données de classement ou les propriétés de vos documents pour les utiliser dans un tableau de synthèse : évolution des dépenses, reporting mensuel… Vous choisissez les informations et déclenchez la création de votre tableau de bord en quelques clics. De plus, l’outil Zeendoc vous permet d’afficher vos différentes données sous forme de graphiques.
4. Passerelle comptable
Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable puis les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable, au format adapté.
Avant l’import du fichier, Zeendoc propose automatiquement de :
- Marquer les documents, pour éviter le risque d’exporter deux fois les mêmes écritures.
- Contrôler l’équilibrage des affectations entre les montants en crédit et en débit et, en cas d’erreur détectée, de pouvoir accéder à la facture en un clic pour vérifier l’imputation comptable.
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