Information sur la signature électronique d'un devis
La signature électronique fait partie de la dématérialisation, en effet elle permet de signer n’importe quel doucement en ligne. La signature électronique est irrévocable, c’est à dire qu’elle ne peut pas être remise en question, elle est authentique car elle nécessite l’identité du signataire et ne peut pas être réutilisée. La signature électronique est inaltérable, c’est à dire que le document signé ne peut alors plus être modifié après signature, la signature est également infalsifiable grâce à un système de sécurité.
Est-ce légal de signer un devis électroniquement ?
La signature électronique possède la même valeur juridique que la signature manuscrite et constitue une preuve recevable et irréfutable en cas de litige. La signature électronique d’un devis est alors parfaitement légale, de plus, beaucoup de garanties sont proposées comme les certifications européennes eIDAS, eSIGN, l’horodatage des e-signatures, le respect du RGPD, le chiffrement de chaque donnée etc…
Pourquoi utiliser la signature électronique pour signer ses devis ?
Simple et rapide, la signature électronique d’un devis est une manière de légaliser un contrat qui présente bien des avantages, que ce soit pour le client ou pour l’entreprise.
- Un gain de temps : en temps normal pour qu’un client signe un devis il y a plusieurs étapes, la rédaction du devis, l’impression, la prise de rendez-vous ou l’envoi par courrier ou par mail. Avec la signature électronique, il suffit de rédiger le devis en ligne et de le transmettre aux différentes parties par le biais d’un logiciel. Après signature, le devis est automatiquement validé et permet à l’entreprise d’accélérer le processus de vente.
- Une meilleure productivité : quelle que soit votre activité professionnelle, la rédaction et la signature d’un devis sont des tâches chronophages qui peuvent être optimisées, pour vous concentrer sur des actions plus rentables, telles que la prospection, ou même la production ou des travaux. La gestion des devis par signature électronique est un moyen d’accélérer et simplifier la démarche, et ainsi gagner en productivité.
- Des transactions plus sécurisées : les signatures manuscrites sont beaucoup moins sécurisées que les signatures numériques. Un document papier peut se perdre, s’abîmer, ou même être utilisé frauduleusement, tandis qu’une signature électronique est sûre. En effet, le document PDF signé électroniquement possède une empreinte numérique qui offre une traçabilité et une authenticité irréprochables. Les données chiffrées assurent la sécurité du document, qui ne peut être ni modifié, ni supprimé.
Comment fonctionne la signature électronique d’un devis ?
La signature électronique d’un devis est une démarche très simple constituée de peu d’étapes :
- Lien cliquable envoyé par e-mail ;
- Le lien vous dirige vers le devis en format PDF ;
- Validation du consentement par le Client et signature électronique ;
- Authentification avec code SMS ;
- Devis signé et validé.
Les différents niveaux de signature électronique
Il existe trois types de signature électronique ou niveaux d’exigences, chacun répondant à des usages particuliers comportant des caractéristiques spécifiques :
- La signature électronique simple ou simple (SES) est tout autant valable juridiquement que la signature manuscrite : on signe à la main sur un écran tactile ou bien on saisit un code de validation reçu par SMS ; elle est simple et rapide à réaliser, mais ne constitue pas une preuve formelle de l’identité du signataire,
- La signature électronique avancée (AES) est plus fiable et sûre puisqu’elle répond aux normes de l’article 26 de l’eIDAS ; elle est liée au signataire de manière univoque, elle permet de l’identifier et est créée par des moyens sous son seul contrôle comme son ordinateur ou son téléphone. Enfin, elle est liée aux données associées à cette signature (géolocalisation, adresse IP, date et heure…) pour que toute modification ultérieure soit détectable ; les documents signés sont chiffrés et transmis avec un horodatage qualifié,
- La signature électronique avancée qualifiée (QES) est l’équivalent légal de la signature manuscrite. Le niveau de sécurité est plus élevé, mais il est contraignant car la signature doit se faire à partir d’un dispositif de création qualifié, et repose sur un certificat qualifié de signature électronique qui ne peut être délivré que par un prestataire de services de confiance régulièrement audité et contrôlé.
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