Tout savoir sur la Facture électronique !
Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est devenue une exigence pour les transactions dans le domaine public, une obligation qui sera bientôt étendue aux échanges entre entreprises privées. La loi de finances 2020 introduit de nouvelles règles de facturation pour les professionnels français, qu’il est essentiel de comprendre dès à présent pour faciliter la transition. Chez Obat, nous vous fournissons toutes les informations nécessaires sur la facturation électronique et vos futures responsabilités à cet égard.
Qu'est-ce qu'une facture numérique ?
Une facture numérique est simplement une facture créée, transmise et reçue dans un format électronique structuré. Elle est traitée de manière automatique et électronique, et possède la même validité légale et juridique qu’une facture traditionnelle en papier, tant qu’elle inclut toutes les informations requises par la loi.
Les factures numériques doivent être conservées pendant 6 ans pour les besoins fiscaux et 10 ans pour les exigences commerciales. Chaque document doit être authentifié, rédigé dans un langage simple et compréhensible, et doit être complet.
Notez bien : une facture qui a été imprimée puis scannée ne compte pas comme une facture numérique, même si elle a été envoyée et reçue par email.
La réforme de la facturation électronique obligatoire
La mise en œuvre progressive de cette réforme est prévue de 2020 à 2026
A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises basées en France seront tenues d’accepter les factures numériques. L’obligation d’émettre des factures numériques sera mise en place progressivement de 2024 à 2026 pour permettre à tous de se préparer au changement. Le calendrier de mise en œuvre variera en fonction de la taille de l’entreprise :
à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises ; à partir du 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ; à partir du 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises. Avant l’entrée en vigueur de la réglementation sur la facturation électronique, une phase pilote sera mise en œuvre entre janvier et juin 2024 pour tester le dispositif dans des conditions réelles.
Nouvelles mentions obligatoires
La nouvelle obligation de facturation numérique introduit également de nouvelles mentions. Voici les informations que les entreprises devront ajouter à leurs factures dématérialisées :
- Le numéro SIREN ;
- L’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse du client ;
- La mention du type de transaction (livraisons de biens, prestations de services, ou les deux) ;
- Le cas échéant, l’indication du paiement de la taxe sur la base des débits.
Pourquoi cette réforme?
Contrebalancer l'écart de TVA
L’instauration d’une obligation de facturation électronique vise principalement à contrer la fraude fiscale, en particulier la fraude à la TVA. La Taxe sur la Valeur Ajoutée représente la principale source de revenus de l’État. L’adoption du format électronique facilite la pré-remplissage des déclarations de TVA, ce qui aide à contrôler cette fraude.
Amélioration du traitement des factures
La facturation électronique ne répond pas uniquement à un objectif fiscal ! C’est également une façon de simplifier les opérations pour les entreprises et d’améliorer leur compétitivité grâce aux bénéfices de la dématérialisation : réduction des coûts, raccourcissement des délais de paiement, meilleure gestion de l’activité, etc.
Le ministère de l’Économie et des Finances estime que cette simplification permettra d’économiser 4,5 milliards d’euros pour plus de 4 millions d’entreprises.
Qui est affecté par la facturation électronique ?
La facturation électronique concerne toutes les transactions effectuées entre des entreprises basées en France et soumises à la TVA. La facturation électronique s’applique aux :
- Livraisons de biens ou les prestations de services réalisées en France entre deux entités assujetties (et qui ne sont pas exonérées de TVA) ;
- Versements anticipés liés à ces opérations ;
- Ventes aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquités.
A partir du 1er janvier 2026, les PME et TPE devront également, dans le cadre de l’e-reporting, fournir à l’administration fiscale les données suivantes :
- Ventes et prestations de services à des particuliers (commerce de détail) ;
- Transactions avec des opérateurs étrangers : exportations, acquisitions et livraisons intracommunautaires (sauf si les données sont récupérées par les douanes).
Les formats approuvés pour la facture électronique obligatoire
L’émission et la transmission de factures électroniques pourront être réalisées sous plusieurs formats approuvés :
- Le format PDF simple (PDF/A3) : ce format permet de créer des factures faciles à traiter grâce à la fonctionnalité OCR (reconnaissance optique de caractères). L’intégrité des informations est assurée et le format PDF permet une conservation à long terme.
- La Factur-X : il s’agit d’une facture dématérialisée, également connue sous le nom de facture mixte ou hybride. Un format PDF qui contient des données structurées en format XML pour un traitement automatisé, éliminant ainsi la saisie manuelle des informations. Il s’agit d’un modèle simplifié largement adopté par les TPE/PME.
- Le format EDI (Échange de Données Informatisées) : ce système permet le traitement automatique des données et standardise les échanges entre deux logiciels utilisant le même langage informatique.
Les bénéfices de la dématérialisation des factures
La facture électronique se présente comme un outil de simplification et d’accélération de la transition numérique des entreprises, une initiative dirigée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Les avantages de la facturation électronique sont multiples :
Gain de temps : les employés n’ont plus besoin de passer du temps à traiter manuellement les factures reçues. Le traitement de la facturation est donc accéléré, libérant du temps pour des tâches plus stratégiques.
Économies : la facture dématérialisée est moins coûteuse qu’une facture papier. Il n’y a pas besoin de papier, d’imprimante ou d’encre.
Diminution des risques : l’automatisation minimise les erreurs humaines et les oublis, limitant ainsi les litiges avec les clients et fournisseurs. Votre trésorerie et le suivi des paiements sont mieux gérés. La facture électronique garantit l’identité de l’émetteur, la lisibilité et l’intégrité des factures.
Respect de l’environnement : l’empreinte carbone d’une facture électronique est inférieure à celle d’une facture papier. Le passage au « zéro papier » participe à la transition écologique des entreprises.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
En fonction du calendrier de la facture électronique, votre entreprise devra se conformer à cette nouvelle obligation de facturation entre 2024 et 2026. Si vous ne respectez pas cette réforme, la loi de finance prévoit une amende de 15 euros par facture, sanction plafonnée à 15 000 € par an.
Pour l’absence d’e-reporting, l’entreprise s’expose à une amende de 250 € par facture, avec la même limite annuelle. Cependant, les risques vont au-delà des simples amendes ! Les irrégularités seront plus facilement détectées par l’administration fiscale, et les entreprises seront plus facilement sanctionnées.
Quand initier la transition vers la facture électronique ?
Même si votre passage à la facturation électronique n’est prévu qu’en 2026, par exemple si vous êtes actuellement en micro-entreprise, il est recommandé de commencer la dématérialisation des factures dès maintenant !
N’attendez pas la dernière minute et commencez dès maintenant à chercher le logiciel idéal pour répondre à vos nouvelles obligations de facturation. Vous pourrez ainsi mettre en place tous les outils et processus nécessaires et former vos équipes pour que la transition se fasse en douceur. Bénéficiez dès maintenant des avantages de la facture électronique !
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