Qu’est-ce que le format UBL ?
Le format UBL (Universal Business Language) est un langage XML standardisé développé par l’OASIS pour normaliser les échanges de documents commerciaux entre systèmes d’information. Concrètement, il permet de structurer des données métier dans des fichiers entièrement lisibles par des machines, sans interprétation humaine.
Il est conçu pour prendre en charge des documents types comme les devis, les commandes clients, les bons de livraison, les factures électroniques et avis de paiement.
Ce format est conforme à une norme internationale, utilisée dans de nombreux pays.
D’ailleurs, en France, il représente l’un des 3 formats autorisés par la nouvelle réforme de la facturation électronique 2026-2028 (les 2 autres formats permis sont Factur-X et CII).
Ce modèle permet d’organiser les données de façon claire pour les logiciels. Un fichier UBL est exploitable automatiquement, sans saisie manuelle, par votre ERP ou votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Ce format est aujourd’hui utilisé dans plusieurs pays européens, notamment dans le cadre de projets de facturation électronique réglementée. Il répond à des exigences précises en matière de traçabilité, d’échange structuré et de technologie durable.
Ce qu’il faut comprendre :
• Il n’est pas lisible par un utilisateur final sans interface d’interprétation (contrairement à un PDF ou à Factur-X).
• Il est destiné à des processus dématérialisés de bout en bout, c’est-à-dire automatisés, sans ressaisie ni traitement manuel.
Exemple : Lorsqu’une facture UBL est émise, elle est directement intégrée dans l’ERP du client via une plateforme PDP, sans passer par un fichier visuel intermédiaire.
À quoi sert UBL dans la facturation ?
La généralisation de la facturation électronique en France (prévue entre 2026 et 2027) rend obligatoire l’utilisation / la conversion des documents commerciaux dans un des 3 formats structurés suivants : Factur-X, UBL ou CII.
Cas d’usage concrets :
• Transmission directe des factures aux plateformes agréées (PDP),
• Archivage facilité dans des outils de GED comme Zeendoc,
• Exploitation rapide des informations via votre ERP (WHY Manager®) par exemple,
• Traçabilité renforcée pour vos livraisons de matériaux ou de services,
• Mise en conformité automatique avec les exigences fiscales,
• Échange simplifié de documents via un format unique et structuré,
• Gestion centralisée de plusieurs types de documents électroniques,
• Transmission rapide et automatisée dans des environnements commerciaux variés.
Les bénéfices du format UBL pour les PME
• Traitement automatisé des documents comptables,
• Moins d’erreurs humaines lors de l’émission ou de la réception,
• Gains de temps sur l’envoi, le contrôle et le traitement des données,
• Interopérabilité avec les outils métiers (ERP, GED, plateformes d’échange),
• Visibilité accrue sur les processus et les délais logistiques,
• Réduction des coûts liés à la gestion papier,
• Intégration possible avec des outils portables pour le suivi terrain,
• Utilisation de la technologie XML permettant une exploitation fluide des données,
• S’intègre dans une démarche durable en limitant les impressions et en facilitant les flux électroniques,
• S’applique à divers formats de facturation selon les exigences du secteur.
Grâce à UBL, vos données sont prêtes à être analysées ou intégrées dans vos tableaux de bord de pilotage.
Un vrai levier de fiabilité et d’amélioration continue pour toute entreprise souhaitant professionnaliser sa gestion.
UBL, Factur-X ou CII : que choisir ?
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront choisir l’un des 3 formats acceptés par l’état : UBL, CII ou Factur-X.
Parmi eux, Factur-X est le format préconisé par l’administration française car il combine un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML structuré pour les traitements automatisés. Ce format hybride facilite la transition numérique pour les PME qui souhaitent conserver une version visuelle de leurs factures tout en respectant les exigences techniques de l’e-invoicing.
Toutefois, le format UBL se distingue par sa structure rigide mais puissante, idéale pour des échanges de documents complexes entre systèmes d’information.
Comparaison avec les autres formats électroniques : UBL, CII ou Factur-X
| Format | Structure | Lisible humain | Automatisable | Recommandé pour |
|---|---|---|---|---|
| UBL | XML Seul | ❌ | ✅ | PME, B2B structuré |
| Factur-X | PDF + XML | ✅ | ✅ | TPE, PME, administration |
| CII | XML avancé | ❌ | ✅ | Groupes internationaux |
Chaque format présente des caractéristiques propres. Le choix dépendra des options proposées par votre solution actuelle et des exigences de vos partenaires. Il est essentiel d’analyser les offres disponibles sur le marché et les critères techniques pour faire le bon choix.
Ce qu’il faut retenir :
• Factur-X est le format recommandé par l’État Français pour la majorité des entreprises. Il est simple à mettre en œuvre, compatible avec de nombreux logiciels, et conserve une version PDF lisible.
• UBL, en revanche, est conçu pour des échanges EDI automatisés entre systèmes d’information. Il est donc plus adapté aux organisations déjà bien outillées ou intégrées.
• CII (Cross Industry Invoice) est plus répandu à l’international, notamment dans les environnements normés comme le secteur automobile ou les chaînes logistiques globales.
Maîtrisez la Facturation Électronique
Tout ce que vous devez savoir et comprendre sur les nouvelles obligations 2026/2027
✅ Délais, obligations, choix d’une PDP, cas pratiques concrets, conseils & astuces…
Comment mettre en œuvre UBL dans votre entreprise ?
Le format UBL ne peut pas être mis en œuvre manuellement. Sa structure XML complexe nécessite des outils capables de générer automatiquement des fichiers conformes aux spécifications techniques. Sa mise en place repose sur une chaîne logicielle fiable et des partenaires maîtrisant les flux de facturation électronique.
3 vecteurs principaux pour générer et transmettre des factures UBL
1. Un ERP compatible UBL qui intègre nativement l’export au format UBL pour les factures, devis, commandes.
2. Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) → Elle assure le contrôle, la transformation si nécessaire, et l’acheminement du fichier vers le Portail Public de Facturation (PPF) et les clients.
3. Une GED ou middleware XML → Des outils peuvent centraliser les données issues de plusieurs sources pour générer des fichiers UBL validés techniquement.
Défis à anticiper avec UBL
Si le format UBL permet un haut niveau d’automatisation et d’interopérabilité, il n’est pas sans contraintes. Sa mise en œuvre demande rigueur, compatibilité technique et accompagnement.
Les principaux freins à prendre en compte
• Incompatibilité avec les outils bureautiques classiques : UBL est un fichier XML non lisible sans outil dédié. Il ne s’ouvre ni dans Excel, ni dans un navigateur de manière exploitable.
• Nécessite une solution logicielle adaptée : ERP, plateforme PDP, ou middleware GED sont indispensables pour créer, structurer et transmettre un document UBL (à noter que dans tous les cas, vous serez dans l’obligation d’avoir une PDP d’ici 2026 pour répondre aux nouvelles réglementations de la réforme sur la facturation électronique obligatoire).
• Charge projet à anticiper : paramétrage du logiciel, test des flux, vérification de l’interopérabilité avec les partenaires… Autant d’étapes qui demandent du temps et de la méthode.
• Aucune visualisation humaine native : il faut des interfaces de restitution si l’on veut afficher ou archiver les données UBL sous forme exploitable.
🔍 En définitif, UBL est un format structurant, mais techniquement exigeant. Il s’adresse à des entreprises ayant une vision long terme de l’automatisation et les moyens de la mettre en œuvre.
Une conformité stricte attendue
Chaque balise XML doit correspondre aux spécifications officielles. Le moindre écart entraîne un rejet lors de l’envoi ou de la réception.
Chaque élément du fichier UBL (appelé « balise » en XML) doit être exactement conforme à ce que prévoit la norme UBL.
Cela inclut :
- Le nom de la balise (ex : <Invoice> pour une facture, <AccountingCustomerParty> pour désigner le client),
- Sa position dans l’arborescence (certaines balises doivent être imbriquées dans d’autres),
- Les données attendues (ex : un montant, un code TVA, un identifiant),
- Le format des données (ex : une date doit être au format AAAA-MM-JJ),
- Et parfois : la valeur autorisée dans certains champs (ex : devise = EUR, USD, etc.).
Si une balise est mal nommée, mal placée, ou contient une donnée non conforme, le fichier sera rejeté par les plateforme PDP et le PPF.
En effet, la facture sera considérée comme non émise au sens légal. De ce fait, cela peut bloquer tout un flux de traitement entre client et fournisseur.
Cet article vous a plu ? Partagez le !
Ces contenus pourraient vous intéresser :
Logiciels ERP : La gamme WHY
Complète, modulable et évolutive
Sécurisé
Profitez de la tranquillité d'esprit d'un logiciel totalement sécurisé.
Sans abonnement
Devenez propriétaire de votre logiciel à vie. Pas d'abonnement mensuel.
Modulable & Evolutif
N'utilisez que ce dont vous avez besoin et montez en puissance progressivement
Logiciel ERP | PGI
Planification, facturation, gestion, suivi… Pilotez tous vos processus en un seul outil métier, personnalisable et pensé pour votre quotidien.
Logiciel Devis Facturation
Gérez l’ensemble de votre cycle de vente en toute simplicité : devis, commandes, livraisons et factures dans un flux intégré et automatisé.
Configurateur devis
Créez facilement vos variantes produits et générez automatiquement vos nomenclatures, sans compétence technique particulière.
Logiciel Intervention | SAV
Organisez efficacement vos interventions terrain et SAV. Planifiez, suivez et facturez vos prestations en quelques clics.
Logiciel Planning
Visualisez et optimisez votre planification. Gérez efficacement vos ressources et suivez l’avancement de vos projets en temps réel.
Logiciel GED
Centralisez et organisez tous vos documents numériques. Retrouvez instantanément l’information grâce à notre puissant moteur de recherche.
Logiciel gestion de stock
Optimisez votre stock et anticipez les ruptures qui freinent votre activité. Découvrez une solution complète et facile à utiliser, avec codes-barres et terminal mobile.
Logiciel pointage smartphone
Suivez votre main d’oeuvre où que vous soyez. Une application mobile intuitive pour un pointage en temps réel sur Affaire.
Pointeuse d'atelier
Simplifiez le suivi des temps de production avec notre solution tactile moderne. Fini les relevés papier, passez au digital en toute simplicité.