Comprendre la Facture X : guide complet sur le nouveau format de facturation électronique
Article mis à jour le 14/11/2023
Il est essentiel de prendre en compte les prochaines obligations de facturation qui concerneront toutes les entreprises ! Dès septembre 2026 (La date ayant été récemment repoussée), l’obligation de dématérialisation des factures sera progressivement mise en place pour toutes les entités commerciales françaises. Un format de facture hybride a été conçu pour se conformer à ces nouvelles normes : la Facture-X. Explorez notre guide complet pour comprendre ce qu’est la Facture X, ses bénéfices, ainsi que les obligations légales relatives à la facturation électronique.
Petit rappel sur la réforme de la facturation électronique
Dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises soumises à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures sous format électronique, et les grandes entreprises seront tenues d’émettre leurs factures sous ce format.
Cette réforme, soutenue par les autorités françaises et européennes, vise à accélérer le processus de numérisation en France. La DGFiP fixe toutes les conditions relatives à la facturation électronique : les entreprises ne seront plus autorisées à envoyer leurs factures en simple format PDF.
Qu'est-ce que la Facture X ?
La Facture X, introduite en 2017, est un format de facture conçu pour respecter la nouvelle norme de facturation électronique, la Norme sémantique européenne EN 16 931 du CEN et du Forum National de la Facture électronique (FNFE).
Cette norme précise exactement quelles données une facture électronique doit contenir. La Facture X est une facture hybride ou mixte, car elle est composée de deux fichiers distincts, permettant sa lecture par un individu ou par un logiciel :
le fichier PDF/A-3 qui présente une image visuelle de la facture ; le fichier XML (eXtensive Markup Language) qui contient les données structurées de la facture.
Autres formats de facturation électronique
Avant de nous attarder sur le format Factur X, il est important de mentionner les divers formats de factures électroniques disponibles :
Le format non structuré : il s’agit des factures au format PDF et JPEG, avec la réforme de 2024 sur la facturation électronique, ces types de factures ne seront plus acceptés, tant pour l’envoi que pour la réception.
Le format structuré : ces factures adhèrent aux normes EDI (Échanges de Données Informatisées) qui établissent un langage commun entre l’émetteur et le destinataire. Le format hybride ou mixte : ces factures sont produites en format PDF, mais contiennent des données structurées conformes aux normes EDI. La Factur-X en fait partie.
Quels bénéfices offre la Facture-X ?
Gain de temps et réduction des coûts
La norme Facture X offre une réduction considérable des coûts : une diminution de 50 % des coûts totaux de traitement des factures est estimée. Effectivement, la dématérialisation des factures raccourcit les délais de paiement, diminue les risques d’erreur et de fraude.
Le temps de traitement est également réduit de 30 % grâce à l’automatisation du traitement des factures par des logiciels de facturation ou de comptabilité. Cela représente un gain de temps substantiel puisqu’il n’est plus nécessaire de saisir manuellement toutes les données !
Amélioration de la compétitivité
La nouvelle norme Facture X facilite la création de factures à valeur ajoutée, c’est-à-dire contenant des informations structurées utiles. Tous les clients, prestataires et fournisseurs pourront lire la facture en format image ou en données structurées en fonction de leurs besoins et de l’automatisation de leurs processus.
Respect des nouvelles régulations de facturation électronique
Le format Factur-X deviendra la norme à partir de 2024. Il est donc essentiel de se préparer dès maintenant à cette nouvelle régulation afin d’anticiper la transition numérique et d’adopter les nouveaux formats de facture dématérialisée.
Approchez-vous d’une plateforme de dématérialisation pour envoyer et recevoir vos e-factures conformément aux nouvelles régulations. Cela vous donnera le temps de vous familiariser avec vos nouvelles obligations avant l’échéance.
Sécurisation des transactions
La Facture X assure la traçabilité des informations et l’authenticité des données de facturation pour sécuriser les paiements et prévenir la fraude. La fonction d’archivage garantit l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu de chaque facture émise.
Exigences du format Facture X
Normes
Comme précédemment évoqué, pour être considérée comme valide, la Facture X doit être conforme à la norme sémantique EN 16931. C’est une norme qui est partagée entre la France et l’Allemagne.
La Facture-X se présente comme un simple document PDF, mais elle est associée à un fichier XML. L’objectif est que les métadonnées de cette facture (numéro de facture, date, identités de l’émetteur et du destinataire, montants, etc.) soient lisibles par un ordinateur, un outil numérique ou un logiciel.
L’enregistrement des différents exercices comptables est ainsi automatisé, tout comme la transmission des données aux administrations fiscales concernées.
Informations requises sur la Facture X
La Facture X reste, avant tout, une facture ! Cela signifie qu’elle doit contenir certaines informations obligatoires pour avoir une valeur légale et être conforme à la législation. Votre document doit donc inclure les éléments suivants :
- La date de la facture ;
- Une numérotation unique de la facture ;
- La date de vente du bien, du service ou de la prestation ;
- L’identité du vendeur ou du prestataire ;
- L’identité de l’acheteur ou du client ;
- Le numéro de bon de commande si applicable ;
- Le numéro d’identification TVA ;
- La désignation et le décompte des produits et services fournis ;
- Le prix unitaire ;
- Le taux de TVA applicable légalement ;
- La réduction de prix si applicable ;
- Le montant à payer en HT et TTC ;
- L’adresse de facturation ;
- Les informations sur le paiement (modalités, délais et pénalités de retard) ;
- L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans (applicable pour certains biens).
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