Qu'est-ce qu'une plateforme de dématérialisation Partenaire ?
Les plateformes de dématérialisation (PDP) auront un rôle central dans le dispositif de facturation électronique et de transmission d’informations à l’administration.
Les entreprises pourront choisir de recourir aux services d’une plateforme de dématérialisation pour transmettre et recevoir leurs factures électroniques et pour transmettre les données associées à l’administration.
Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?
Une plateforme de dématérialisation partenaire est une plateforme qui a fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration, pour une durée de trois ans renouvelable, dont les conditions seront précisées par voie réglementaire.
Seule une plateforme partenaire sera habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting : émission et transmission des factures électroniques à destination du client, transmission des données de factures, de transactions et de paiement à l’administration.
Il sera possible, et c’est ce que nous verrons plus bas dans cet article, de se passer d’une plateforme de dématérialisation partenaire, mais cela vous amputera de fonctionnalités « premium ».
A quoi sert une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Une plateforme de dématérialisation est un prestataire de services qui aura plusieurs rôles :
- Émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client. Dans son rôle d’intermédiaire, elle pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convient au client. Ces opérations s’effectueront dans des conditions qui devront notamment assurer le maintien de l’intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité ;
- Extraction et transmission de certaines données de la facture à l’administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué …) ;
- Envoi à l’administration de données de transactions qui ne font pas l’objet d’une facture électronique ;
- Transmission des données de paiement pour l’ensemble des opérations.
Qu'est-ce que le modèle "en Y", dont les plateformes de dématérialisation partenaires sont les premiers acteurs ?
L’administration Française a fait le choix d’opter pour un modèle organisationnel dit « en Y », déjà en place dans plusieurs pays.
Dans le modèle « en Y », les factures électroniques émises par une entreprise doivent être transmises à un tiers de confiance, une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Le rôle de ces plateformes de dématérialisation partenaires est de :
- Convertir les documents en factures électroniques normées, le standard Factur-X, qui associe une facture PDF « classique » à un fichier informatique au format XML embarquant les données de la facture dans le but de les retranscrire informatiquement dans les systèmes d’information ;
- Les contrôler (vérification des mentions légales, de l’identité des émetteurs et destinataires, des montants, des taxes, …) et les valider
- Les envoyer à leurs destinataires selon le format défini en amont (Email, PPF, EDI, …)
- Transmettre les données au Portail Public de Facturation (PPF) en vue du contrôle par les services de l’Etat et de la pré déclaration de la TVA
Est-il obligatoire de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Les entreprises qui n’éprouvent pas le besoin de contracter avec une plateforme privée peuvent aussi passer par le Portail Public de Facturation (PPF).
Cette plateforme publique, qui depuis 2020 centralise les commandes passées pour le compte de l’Etat, via la plateforme Chorus Pro, a été, ou plutôt, est en train d’être adaptée à la nouvelle obligation légale de facturation électronique et permet donc aux entreprises qui le souhaitent de :
- Déposer directement leurs factures sur le portail ;
- Les saisir directement ;
- Recevoir des factures électroniques au standard Factur-X.
La saisie est plus chronophage mais il est tout-à-fait possible, pour une entreprise de préparer ses factures au format PDF et de recourir au Portail Public de Facturation pour les convertir en Factur-X et les envoyer au Client ;
Autre intérêt non négligeable du Portail Public de Facturation ? Celui-ci est entièrement gratuit…
Les + des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Au-delà des services de base, les plateformes de dématérialisation partenaires propose un panel de prestations à valeur ajoutée, comme :
- Des technologies de reconnaissance optique de caractères sur des scans, photos, PDF « simples » … Évitant à l’entreprise de ressaisir les données.
- Des outils d’archivage documentaires puissants permettant de bénéficier « d’Armoires » numériques
- Des tableaux de bord et outils de suivi des échéances des factures Clients et fournisseurs mais aussi de contrats divers
- Des applications mobiles
- Des interfaces / flux avec votre logiciel de facturation permettant à la Plateforme de récupérer automatiquement les factures de vente par exemple, celles-ci seront par la suite transmises à chaque client selon le mode de communication qu’il aura préalablement choisi (mail, PPF, EDI, …) ou encore en intégrant dans votre ERP les factures d’achats préalablement océrisées
- Des outils de gestion des factures fournisseurs : Circuit de validation (tampons numériques), règlements, etc.
Quel est le rôle de WhySoft Group dans l'écosystème de la facturation électronique ?
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