ERP pour PME, quel logiciel choisir ?

Ă©cran de pc affichant le tableau de bord d'un ERP

Gestion commerciale, approvisionnement, suivi des temps, stocks, fournisseurs,  documents, … un Progiciel de Gestion IntĂ©grĂ© (PGI), ou Entreprise Ressource Planning (ERP) en anglais, gère toutes vos donnĂ©es sur une seule plateforme. Un logiciel tout-en-un qui peut vous aider Ă  gagner en productivitĂ©.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Comme son nom l’indique, un ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion IntĂ©grĂ©) a pour vocation de couvrir l’ensemble des services d’une entreprise. Un mĂŞme logiciel va gĂ©rer les devis et la facturation, la compatibilitĂ©, les fournisseurs, les stocks, la relation client ou le pointage des temps des salariĂ©s.

La plupart des grands comptes se sont dotĂ©s, dès les annĂ©es 1990, d’un ERP auprès d’Ă©diteurs de logiciels majeurs comme SAP ou Oracle. Il existe aussi des ERP spĂ©cifiquement conçus pour les TPE et les PME, comme la gamme WHY Ă©ditĂ©e par WhySoft Group depuis 1992.

Ces EPR “lĂ©gers” couvrent toutefois la plupart des besoins d’une petite entreprise en alliant performance et facilitĂ© d’utilisation.

Cette simplicitĂ© doit participer Ă  la dĂ©mocratisation des ERP. Car, pour l’heure, les petites et moyennes entreprises restent sous-Ă©quipĂ©es. Moins d’une PME sur deux s’est dotĂ©e d’un vĂ©ritable ERP (41,6%) selon une Ă©tude de CXP | teknowlogy.

Elles sont pourtant plus de 73% à juger important ou très important le rôle du principal logiciel de gestion dans leur transformation numérique.

Quels sont les avantages d'un ERP ?

Une interface unique

Un ERP permet de piloter et centraliser toutes les activitĂ©s d’une entreprise depuis une seule interface. Cette organisation de l’information offre de nombreux bĂ©nĂ©fices en termes d’optimisation, d’automatisation. Elle favorise la productivité et la rĂ©duction des coĂ»ts.

Avec un ERP un dirigeant n’a ainsi plus Ă  jongler entre diffĂ©rents logiciels dĂ©diĂ©s l’un Ă  l’Ă©dition de devis, l’autre Ă  facturation, un troisième Ă  la comptabilitĂ©. Ces multiples logiciels ne communiquant pas entre eux, les informations ne sont pas facilement accessibles. Les donnĂ©es sont parfois saisies Ă  plusieurs endroits sous diffĂ©rents formats. Cette double saisie entraĂ®ne potentiellement des erreurs et une perte de productivitĂ©.

Une interopérabilité garantie

Les diffĂ©rents modules d’un ERP sont nativement compatibles entre eux puisqu’ils ont Ă©tĂ© conçus par le mĂŞme Ă©diteur. Ils s’Ă©changent automatiquement des flux d’informations depuis la mĂŞme base de donnĂ©es. Ce qui Ă©vite les doubles saisies et le transfert manuel de donnĂ©es.

Toutes les informations de l’entreprise sont centralisĂ©es dans un unique outil, facilement accessibles. Un dirigeant d’entreprise peut, par exemple, visualiser d’un coup d’Ĺ“il les factures en souffrance et rĂ©agir en consĂ©quence en envoyant automatiquement des relances.

Un déploiement et des mises à jour simplifiés

D’un point de vue opĂ©rationnel, vous n’avez qu’un seul logiciel Ă  dĂ©ployer, Ă  administrer, Ă  mettre Ă  jour et Ă  sĂ©curiser.

Évolutive, cette formule permet de souscrire Ă  de nouveaux modules ou Ă  des options en fonction de l’activitĂ© et la croissance de votre entreprise. Enfin, dernier argument et pas le moindre, le coĂ»t d’un ERP est souvent moindre que le total des licences ou des abonnements des logiciels auxquels il se substitue.

Quelles sont les limites d'un ERP ?

Moins riche fonctionnellement que les logiciels spécialisés

Revers de la mĂ©daille, un ERP est un progiciel gĂ©nĂ©raliste. Il sera souvent moins riche fonctionnellement que les diffĂ©rentes solutions qu’il remplace. Des Ă©diteurs spĂ©cialisĂ©s proposent, en effet, des logiciels rĂ©pondant Ă  des besoins mĂ©tiers très spĂ©cifique, ce que ne fera pas un ERP.

Par exemple, un logiciel d’Ă©dition de devis dĂ©diĂ© aux plombiers. Conçu pour ĂŞtre utilisĂ© par le plus grand nombre de sociĂ©tĂ©s, un ERP est, par ailleurs, plus difficilement personnalisable. Il contraint le plus souvent l’entreprise Ă  se plier Ă  ses process et non l’inverse.

Une plus grande dépendance vis-à-vis de son éditeur

Enfin, retenir une plateforme unique pour gĂ©rer l’ensemble des processus d’une entreprise consiste Ă  mettre tous ses Ĺ“ufs dans le mĂŞme panier.

Sur quels critères choisir son ERP ?

Le choix d’un ERP exige de prendre un grand nombre de critères en considĂ©ration. Vous utiliserez cet outil au quotidien et de sa maĂ®trise dĂ©pendra votre productivitĂ© et donc votre rentabilitĂ©.

1. La couverture fonctionnelle

C’est le principal critère de sĂ©lection. Dans le cahier des charges, vous indiquerez les besoins auxquels votre ERP doit absolument rĂ©pondre. Il s’agit ensuite de les classer par ordre de prioritĂ©.

Certains ERP proposent des solutions dites verticales spĂ©cifiquement dĂ©diĂ©es Ă  votre secteur d’activitĂ©. Par exemple, un module de gestion des interventions de techniciens sur site pour l’installation ou la maintenance d’un Ă©quipement.

2. L'interopérabilité

Un ERP a vocation Ă  remplacer tous les autres logiciels. Pour autant, vous avez peut-ĂŞtre dĂ©jĂ  un logiciel de comptabilitĂ© qui fait très bien l’affaire et dont vous ne souhaitez pas vous dĂ©partir. Il s’agit donc de s’assurer que les deux outils puissent “communiquer” entre eux via des interfaces de programmation (APIs), des connecteurs et autres services web.

3. L'ergonomie

Pour être pleinement efficace, un ERP doit être utilisé par tous les collaborateurs de votre entreprise. Son interface doit être suffisamment intuitive et ergonomique pour être prise en main rapidement.

Assurez-vous, par ailleurs, que l’Ă©diteur propose des formations et des tutoriels.

4. HĂ©bergement : on-premise ou en mode SaaS

Deux modes d’hĂ©bergement d’un ERP sont possibles :

Le choix entre les modes d’hĂ©bergement porte sur la sensibilitĂ© des donnĂ©es. Si vous devez gĂ©rer des donnĂ©es particulièrement critiques, un ERP on-premise peut ĂŞtre prĂ©conisĂ©. 

5. La mobilité

L’existence ou non d’une application mobile peut ĂŞtre un critère dĂ©terminant. Elle permet Ă  un dirigeant d’entreprise de partager avec ses collaborateurs, clients, fournisseurs ou partenaires des donnĂ©es quel que soit le lieu oĂą ils se trouvent.

6. Performances et sécurité

Un Ă©diteur en mode SaaS doit tout mettre en Ĺ“uvre pour protĂ©ger vos donnĂ©es (cryptage, sauvegardes…). Il s’engage Ă©galement sur des niveaux de services comme le taux de disponibilitĂ©. C’est-Ă -dire la durĂ©e durant laquelle le système n’est pas accessible. Un taux de disponibilitĂ© de 99,99 % correspond Ă  une indisponibilitĂ© d’un peu plus de 52 minutes par an.

Le recours au mode SaaS pose aussi la question du lieu d’hĂ©bergement des donnĂ©es. Au regard du Règlement gĂ©nĂ©ral sur la protection des donnĂ©es (RGPD) relatif Ă  la protection des donnĂ©es personnelles, il convient de privilĂ©gier un Ă©diteur europĂ©en ou tout du moins qui hĂ©berge vos donnĂ©es dans un Etat de l’Union europĂ©enne.

7. La qualité du support client

Pour ne pas vous retrouvez bloquĂ© dans votre activitĂ© par un bug ou une mauvaise manipulation, il faut vous assurer que vous disposerez le moment venu d’un support technique de qualitĂ© et rĂ©actif, aux horaires Ă©tendus y compris le week-end et, le cas Ă©chĂ©ant, en langue française.

8. La transparence des coûts

Les formules d’abonnement “tout compris” peuvent malgrĂ© tout comprendre des coĂ»ts cachĂ©s comme la formation des utilisations ou des frais additionnels pour la maintenance et la montĂ©e de version. Il s’agit donc de lire dans le dĂ©tail le contrat de souscription et les conditions gĂ©nĂ©rales d’utilisation.

Quelques solutions ERP pour les TPE et PME

Parmi les solutions ERP spécifiquement destinées aux TPE-PME, on peut citer

  1. WHY Manager
  2. Codial
  3. Divalto Infinity
  4. Odoo

Comment lancer un projet d’ERP ?

Mettre en place un ERP nécessite de la part des entreprises qu’elles prennent de la hauteur et repensent leur système de gestion. Même si les solutions dédiées aux TPE / PME proposent un fort degré de personnalisation, il s’agit d’une démarche très structurante pour le fonctionnement de l’entreprise.

Il est indispensable de lister les processus métiers existants, pour les intégrer de façon optimale pour qu’ils permettent de tirer tout le potentiel de l’outil pour assurer les gains attendus en termes d’efficacité et de productivité. Se doter d’un ERP est un projet qui mobilise toute l’entreprise.

Il est prĂ©fĂ©rable de privilĂ©gier une relation de proximitĂ© en retenant un partenaire Français. Il procĂ©dera Ă  l’installation et aux paramĂ©trages de l’ERP mais aussi Ă  son suivi dans la durĂ©e.

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Vincent LELIEVRE