ERP pour PME, quel logiciel choisir ?

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Gestion commerciale, approvisionnement, suivi des temps, stocks, fournisseurs,  documents, … un Progiciel de Gestion Intégré (PGI), ou Entreprise Ressource Planning (ERP) en anglais, gère toutes vos données sur une seule plateforme. Un logiciel tout-en-un qui peut vous aider à gagner en productivité.

Qu'est-ce qu'un ERP ?

Comme son nom l’indique, un ERP (Entreprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) a pour vocation de couvrir l’ensemble des services d’une entreprise. Un même logiciel va gérer les devis et la facturation, la compatibilité, les fournisseurs, les stocks, la relation client ou le pointage des temps des salariés.

La plupart des grands comptes se sont dotés, dès les années 1990, d’un ERP auprès d’éditeurs de logiciels majeurs comme SAP ou Oracle. Il existe aussi des ERP spécifiquement conçus pour les TPE et les PME, comme la gamme WHY éditée par WhySoft Group depuis 1992.

Ces EPR « légers » couvrent toutefois la plupart des besoins d’une petite entreprise en alliant performance et facilité d’utilisation.

Cette simplicité doit participer à la démocratisation des ERP. Car, pour l’heure, les petites et moyennes entreprises restent sous-équipées. Moins d’une PME sur deux s’est dotée d’un véritable ERP (41,6%) selon une étude de CXP | teknowlogy.

Elles sont pourtant plus de 73% à juger important ou très important le rôle du principal logiciel de gestion dans leur transformation numérique.

Quels sont les avantages d'un ERP ?

Une interface unique

Un ERP permet de piloter et centraliser toutes les activités d’une entreprise depuis une seule interface. Cette organisation de l’information offre de nombreux bénéfices en termes d’optimisation, d’automatisation. Elle favorise la productivité et la réduction des coûts.

Avec un ERP un dirigeant n’a ainsi plus à jongler entre différents logiciels dédiés l’un à l’édition de devis, l’autre à facturation, un troisième à la comptabilité. Ces multiples logiciels ne communiquant pas entre eux, les informations ne sont pas facilement accessibles. Les données sont parfois saisies à plusieurs endroits sous différents formats. Cette double saisie entraîne potentiellement des erreurs et une perte de productivité.

Une interopérabilité garantie

Les différents modules d’un ERP sont nativement compatibles entre eux puisqu’ils ont été conçus par le même éditeur. Ils s’échangent automatiquement des flux d’informations depuis la même base de données. Ce qui évite les doubles saisies et le transfert manuel de données.

Toutes les informations de l’entreprise sont centralisées dans un unique outil, facilement accessibles. Un dirigeant d’entreprise peut, par exemple, visualiser d’un coup d’œil les factures en souffrance et réagir en conséquence en envoyant automatiquement des relances.

Une interopérabilité garantie

Dans la construction, il y a souvent une distinction entre les factures de situations de travaux et les acomptes provisionnels.  

Alors que les factures situationnelles sont transmises en cours de travaux, les acomptes sont des « avances » qui interviennent en amont de l’exécution des travaux. L’acompte est le plus souvent demandé à la signature du devis, ou juste avant le début du chantier, parfois même dans les deux cas. 

Même si la plupart des entreprises distinguent la facture de situation de travaux et l’acompte, d’un point de vue juridique il est important de noter que la facture de situation de travaux est considéré juridiquement comme un acompte et non comme une facture. Seule la facture finale publiée à la fin du chantier sera considérée comme légale.  

Un déploiement et des mises à jour simplifiés

D’un point de vue opérationnel, vous n’avez qu’un seul logiciel à déployer, à administrer, à mettre à jour et à sécuriser.

Évolutive, cette formule permet de souscrire à de nouveaux modules ou à des options en fonction de l’activité et la croissance de votre entreprise. Enfin, dernier argument et pas le moindre, le coût d’un ERP est souvent moindre que le total des licences ou des abonnements des logiciels auxquels il se substitue.

Quelles sont les limites d'un ERP ?

Moins riche fonctionnellement que les logiciels spécialisés

Revers de la médaille, un ERP est un progiciel généraliste. Il sera souvent moins riche fonctionnellement que les différentes solutions qu’il remplace. Des éditeurs spécialisés proposent, en effet, des logiciels répondant à des besoins métiers très spécifique, ce que ne fera pas un ERP.

Par exemple, un logiciel d’édition de devis dédié aux plombiers. Conçu pour être utilisé par le plus grand nombre de sociétés, un ERP est, par ailleurs, plus difficilement personnalisable. Il contraint le plus souvent l’entreprise à se plier à ses process et non l’inverse.

Une plus grande dépendance vis-à-vis de son éditeur

Enfin, retenir une plateforme unique pour gérer l’ensemble des processus d’une entreprise consiste à mettre tous ses œufs dans le même panier.

Sur quels critères choisir son ERP ?

Le choix d’un ERP exige de prendre un grand nombre de critères en considération. Vous utiliserez cet outil au quotidien et de sa maîtrise dépendra votre productivité et donc votre rentabilité.

1. La couverture fonctionnelle

C’est le principal critère de sélection. Dans le cahier des charges, vous indiquerez les besoins auxquels votre ERP doit absolument répondre. Il s’agit ensuite de les classer par ordre de priorité.

Certains ERP proposent des solutions dites verticales spécifiquement dédiées à votre secteur d’activité. Par exemple, un module de gestion des interventions de techniciens sur site pour l’installation ou la maintenance d’un équipement.

2. L'interopérabilité

Un ERP a vocation à remplacer tous les autres logiciels. Pour autant, vous avez peut-être déjà un logiciel de comptabilité qui fait très bien l’affaire et dont vous ne souhaitez pas vous départir. Il s’agit donc de s’assurer que les deux outils puissent « communiquer » entre eux via des interfaces de programmation (APIs), des connecteurs et autres services web.

3. L'ergonomie

Pour être pleinement efficace, un ERP doit être utilisé par tous les collaborateurs de votre entreprise. Son interface doit être suffisamment intuitive et ergonomique pour être prise en main rapidement.

Assurez-vous, par ailleurs, que l’éditeur propose des formations et des tutoriels.

4. Hébergement : on-premise ou en mode SaaS

Deux modes d’hébergement d’un ERP sont possibles :

Le choix entre les modes d’hébergement porte sur la sensibilité des données. Si vous devez gérer des données particulièrement critiques, un ERP on-premise peut être préconisé. 

5. La mobilité

L’existence ou non d’une application mobile peut être un critère déterminant. Elle permet à un dirigeant d’entreprise de partager avec ses collaborateurs, clients, fournisseurs ou partenaires des données quel que soit le lieu où ils se trouvent.

6. Performances et sécurité

Un éditeur en mode SaaS doit tout mettre en œuvre pour protéger vos données (cryptage, sauvegardes…). Il s’engage également sur des niveaux de services comme le taux de disponibilité. C’est-à-dire la durée durant laquelle le système n’est pas accessible. Un taux de disponibilité de 99,99 % correspond à une indisponibilité d’un peu plus de 52 minutes par an.

Le recours au mode SaaS pose aussi la question du lieu d’hébergement des données. Au regard du Règlement général sur la protection des données (RGPD) relatif à la protection des données personnelles, il convient de privilégier un éditeur européen ou tout du moins qui héberge vos données dans un Etat de l’Union européenne.

7. La qualité du support client

Pour ne pas vous retrouvez bloqué dans votre activité par un bug ou une mauvaise manipulation, il faut vous assurer que vous disposerez le moment venu d’un support technique de qualité et réactif, aux horaires étendus y compris le week-end et, le cas échéant, en langue française.

8. La transparence des coûts

Les formules d’abonnement « tout compris » peuvent malgré tout comprendre des coûts cachés comme la formation des utilisations ou des frais additionnels pour la maintenance et la montée de version. Il s’agit donc de lire dans le détail le contrat de souscription et les conditions générales d’utilisation.

9. La transparence des coûts

Les formules d’abonnement « tout compris » peuvent malgré tout comprendre des coûts cachés comme la formation des utilisations ou des frais additionnels pour la maintenance et la montée de version. Il s’agit donc de lire dans le détail le contrat de souscription et les conditions générales d’utilisation.

Quelques solutions ERP pour les TPE et PME

Parmi les solutions ERP spécifiquement destinées aux TPE-PME, on peut citer

  1. WHY Manager
  2. Codial
  3. Divalto Infinity
  4. Odoo

Comment lancer un projet d’ERP ?

Mettre en place un ERP nécessite de la part des entreprises qu’elles prennent de la hauteur et repensent leur système de gestion. Même si les solutions dédiées aux TPE / PME proposent un fort degré de personnalisation, il s’agit d’une démarche très structurante pour le fonctionnement de l’entreprise.

Il est indispensable de lister les processus métiers existants, pour les intégrer de façon optimale pour qu’ils permettent de tirer tout le potentiel de l’outil pour assurer les gains attendus en termes d’efficacité et de productivité. Se doter d’un ERP est un projet qui mobilise toute l’entreprise.

Il est préférable de privilégier une relation de proximité en retenant un partenaire Français. Il procédera à l’installation et aux paramétrages de l’ERP mais aussi à son suivi dans la durée.

Vous souhaitez en savoir d’avantage sur la couverture fonctionnelle de WHY ? N’hésitez pas à nous solliciter pour une démonstration gratuite et personnalisée..

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