Pourquoi remplacer vos fichiers Excel par un ERP ?

Vous êtes surement à la recherche d’un outil de pilotage pour votre TPE ou PME plus performant.

 

Aujourd’hui vous utilisez peut-être Excel pour de nombreuses opérations du quotidien (factures, bons de livraison, plannings, commandes…). Sachez qu’il existe une autre solution : l’ERP.

 

C’est un outil unique qui permet de centraliser toutes vos données de manière plus fiable et de gagner en efficience.

Février 2020

Qu'est ce qu'un ERP ?

L’utilisation d’un ERP permet aux entreprises de se doter de meilleurs outils pour ses différents services (Comptabilité, Ventes, Administration, Ressources Humaines…) et d’améliorer la maîtrise de son activité.

L’ERP est un véritable outil de pilotage d’entreprise qui vise à regrouper l’ensemble des collaborateurs autour d’une interface unique ; ainsi toutes les informations nécessaires sont concentrées au même endroit et accessibles par tous.

Les données sont plus fiables puisqu’elles sont validées directement à la source. Il y a moins d’erreurs, moins de pertes d’informations et donc plus d’efficacité.

L’aspect administratif est aussi plus simple, toutes les données et les fonctions utiles sont disponibles au sein d’un même outil

Pourquoi choisir un ERP ?

Le choix d’un ERP est une décision rationnelle prise par les entreprises souhaitant accroître leur performance et réduire leurs coûts

L’ERP permet à l’entreprise de se différencier sur le marché en atteignant une rentabilité. Il apporte de nombreux autres atouts comme une réduction des délais, une meilleure réponse aux exigences des clients et une meilleure qualité de service

Cet outil de pilotage joue le rôle d’accélérateur de développement, puisqu’il permet d’accroître la performance.

Pourquoi préférer un ERP aux fichiers Excel ?

À première vue le logiciel Excel comporte de nombreux avantages. Utilisé par une large population, y compris les familles, l’outil est facile à prendre en main et demande peu d’investissement initial. 

Les collaborateurs peuvent effectuer des calculs complexes, réaliser des macros et modifier leurs fichiers. Avec Excel, vous pouvez créer, partager et supprimer une information assez simplement.

Mais comme vous vous en doutez, cet outil dispose de nombreux inconvénients pour les entreprises souhaitant accélérer leur développement.

Voici, quelques pistes de réflexions :

– L’aspect familial d’Excel ne comporte-t-il pas quelques limites à son utilisation professionnelle ?

– Le partage des documents Excel assure-t-il un bon historique ? 

– Est-ce que mes collaborateurs sont performants ? Ou peut-on optimiser certaines tâches grâce à l’automatisation proposée par l’ERP ? 

– En choisissant Excel comme outil au démarrage, vous pensez économiser du temps et de l’argent, mais qu’en est-il sur le long terme ? 

– Est-ce qu’un ERP facilite le travail en collaboration ?

– En matière de sécurisation des données, dois-je choisir Excel ou un ERP ? 

En effet, arrivé à un certain stade, il est intéressant pour une entreprise d’investir dans un nouvel outil plus efficace, un ERP

Meilleur traitement de l’information avec l’ERP

L’ERP offre une interface unique pour tous les collaborateurs. Il n’y a pas de pertes d’informations, toutes les données sont concentrées au sein d’un même outil, ce qui évite également les doublons. La collaboration et le partage d’informations sont bien plus propices lorsqu’un outil comme l’ERP est mis en place.

Comme toutes les informations sont référencées au même endroit, il est bien plus facile d’accéder à un document, de partager un fichier ou de travailler à plusieurs sur un projet. L’ERP est un véritable outil de collaboration puisqu’il contribue à la fois à faciliter la communication interne et externe, mais également à coordonner les équipes entre elles.

De plus, l’ERP assure un bon historique de l’information ; c’est-à-dire que si une personne effectue une modification sur un fichier, celle-ci sera automatiquement enregistrée et visible par les autres utilisateurs.

L’outil de pilotage ERP réduit les erreurs

Comme vous le savez, l’outil Excel demande de nombreuses saisies manuelles pour entrer des formules et des données. Ces tâches sont parfois répétitives et peuvent faire l’objet d’erreurs. 

De plus, les informations enregistrées peuvent venir de diverses sources ce qui peut augmenter considérablement le nombre de doublons et avoir des répercussions sur les autres services de l’entreprise (réalisation de devis, inventaire, achats, commandes…). 

Il est aussi important d’ajouter que les erreurs peuvent être détectées tardivement puisqu’il n’y a pas de système d’automatisation. Il faut attendre qu’une personne se rende compte de l’anomalie pour refaire les calculs, ce qui peut prendre du temps. 

Ainsi, l’utilisation d’Excel induit une perte d’efficacité due aux tâches répétitives et aux erreurs demandant des corrections.

Comme dit plus haut, l’ERP est un outil plus fiable pour le traitement des informations. 

Grâce à un système de collecte des données, les informations seront mises à jour continuellement ce qui réduit de manière importante les erreurs et améliore la qualité de l’information.

Contrairement aux fichiers Excel, un ERP est automatisé. Vous disposez des données en temps réel, d’informations de qualité et des dernières modifications, afin de répondre aux besoins du marché au jour le jour.

L’automatisation de nombreuses tâches comme la réalisation de devis fera gagner un temps précieux aux collaborateurs et améliorera la performance de l’entreprise.

Avec un ERP exploitez les données

L’un des avantages de l’utilisation d’un ERP est qu’il vous permet de centraliser toutes vos informations au sein d’un même outil. 

Au-delà de l’aspect pratique et simple, cet outil de pilotage vous permet de connaître l’état financier de votre entreprise grâce à la collecte d’informations au sein des différents services.

En effet, le système d’automatisation de l’ERP met à jour les flux en temps réel et offre la possibilité de mesurer l’efficacité des activités et la performance des collaborateurs. 

Grâce aux Dashboards mis à disposition, vous pourrez mesurer quels sont les contrats ou les projets qui contribuent à votre croissance ou au contraire ceux qui vous font perdre de l’argent. Ces indicateurs vous permettront de prendre du recul et de mesurer les risques lors de prises de décisions.  

L’ERP est un outil qui offrira de multiples possibilités pour améliorer votre rentabilité et suivre votre développement sur le long terme

Toutes ces informations seront disponibles en instantané, contrairement à Excel où il vous sera demandé de réaliser certains calculs manuellement en amont. 

Choisir un ERP parce que…

L’ERP vous offre une situation bien plus confortable. Même si Excel comporte quelques avantages, aujourd’hui l’ERP demeure l’un des meilleurs outils pour prendre en mains la croissance de votre entreprise.

Certes c’est un outil demandant un investissement financier, mais il sera vite rentabilisé en vous offrant une meilleure efficacité, une meilleure fiabilité et une grande performance.

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur skype
Partager sur whatsapp
Partager sur email
Partager sur print

Un projet, une question, un devis ?

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par WHYSOFT GROUP afin de pouvoir, conformément à votre souhait, vous rappeler pour vous communiquer des informations sur nos solutions. Elles ne seront en aucun cas transmises à des Tiers. Conformément à la loi « informatique et libertés » et au règlement général de protection des données personnelles, vous disposez de droits « Informatique et libertés » sur les données vous concernant que vous pouvez exercer en nous contactant à l’adresse contact@why.eu.

  • septembre 8, 2020
  • | Categories: Blog