Le logiciel de facturation

Le logiciel de facturation est devenu une solution indispensable pour tout chef d’entreprise. Son utilisation est nécessaire pour tenir une comptabilité informatisée. Il facilite également la gestion des encaissements. Dans certains cas, l’emploi de cet outil est rendu tacitement obligatoire en raison de la législation. Cependant, au-delà de cette contrainte, cette démarche reste bénéfique pour l’entreprise utilisatrice.

Le logiciel de facturation : qu’est-ce que c’est ?

Cet outil a été principalement conçu pour émettre des factures conformes aux normes en vigueur. Il intègre de nombreuses fonctionnalités pour permettre à son utilisateur de créer, d’éditer et de gérer facilement ces documents. Néanmoins, il peut également servir pour la :

  • Création de devis,
  • Gestion commerciale des activités.

Les logiciels de facturation actuels embarques généralement quelques fonctions des logiciels de CRM classiques (Suivi des prospects). De quoi aider un chef d’entreprise ou un auto-entrepreneur à évaluer la performance commerciale de son établissement.

Ce logiciel demeure aussi indispensable pour tenir une comptabilité informatisée. Sans cet outil, il est difficile de produire les pièces essentielles pour justifier chaque règlement perçu par l’entreprise. D’ailleurs, il ajoute automatiquement toutes les mentions obligatoires exigées par le fisc, ce qui évitera au principal concerné de nombreux désagréments en cas de contrôle fiscal.

Qui est concerné par le logiciel de facturation ?

Aucun texte législatif n’oblige expressément les entreprises ou les travailleurs indépendants à se doter d’un logiciel de facturation. Les dispositions légales contraignent uniquement de nombreux acteurs à garder une trace des transactions opérées.

La réglementation donne la possibilité aux entrepreneurs et aux dirigeants de produire des factures en format papier. Pour cela, rien ne les empêche d’employer un :

  • Simple tableur Excel,
  • Autre outil plus rudimentaire.

Cela dit, les logiciels de facturation se sont progressivement imposés sur le marché en raison de leur aspect pratique et de leur aspect réglementaire (voir l’article : « Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture« )

Toujours est-il que l’Article 222 de la loi Macron oblige les entreprises à se doter de moyens techniques et opérationnels pour la production de factures dématérialisées. Ce texte, qui donne le coup d’envoi de la facturation électronique, rend tacitement obligatoire l’utilisation d’un outil dédié à la facturation.

Il convient de savoir qu’une facture dématérialisée répond à de nombreuses normes particulières surtout en matière de :

  • Signature électronique ;
  • Horodatage.

L’entreprise en question doit apposer sur ces documents un marqueur qui la distingue des autres établissements. Pour répondre à cette nouvelle exigence, il faudra donc obligatoirement se munir d’un logiciel adapté émanant d’un éditeur certifié.

Hormis les impératifs en matière de dématérialisation des factures, les chefs d’entreprise ne doivent pas perdre de vue les dispositions prises par l’administration fiscale pour lutter contre les fraudes à la TVA. En effet, depuis 2018, les structures soumises à la TVA sont tenues de se doter d’un logiciel de caisse homologué.

Certes, cette mesure concerne les outils employés à la caisse. Toutefois, il est courant que le logiciel employé pour la facturation assure ce rôle. Dans ce contexte, les dirigeants, de la même manière que les commerçants, doivent bien choisir cet outil informatique pour éviter toute sanction. En temps normal, l’éditeur leur fournit un certificat qui prouvera que l’utilitaire est agréé. Si le requérant n’est pas en mesure de présenter ce certificat lors d’un contrôle, il s’expose à une amende de 7 500 euros.

Quels sont ses avantages et ses limites  ?

Avantages

Comme cité précédemment, ce logiciel doit son succès à sa praticité. Il facilite grandement la production des factures et d’autres documents de gestion commerciale, ce qui permet au dirigeant de se consacrer à des tâches plus importantes et moins chronophages.

Les outils les plus récents permettent de créer et d’envoyer une facture en un clic par email. Parallèlement, ils intègrent des options pensées pour automatiser certaines opérations liées à la facturation. Si l’utilisateur doit facturer périodiquement les services fournis à un client, le logiciel s’en occupera automatiquement, ce qui réduit considérablement la durée d’attente pour chaque paiement.

D’ailleurs, le dirigeant pourra visualiser les factures en attente de paiement depuis une interface dédiée et visualisera une alerte en cas d’impayé dès lors que la date de paiement sera arrivée à échéance. En prenant les dispositions adéquates, la structure est même en mesure d’optimiser les opérations de recouvrement.

Vignettes de suivi du tableau de bord du logiciel de facturation WHY

L’utilisation d’un logiciel permet également d’intégrer des solutions de facturation qui évoluent au fil du temps que ce soit sur des aspects légaux et/ou technologiques. À l’heure où la numérisation des activités devient un enjeu de taille, se munir d’outils performants constitue un avantage concurrentiel certain. En matière de facturation, l’entreprise peut surtout émettre des factures et des devis dématérialisés. Le recours à la dématérialisation contribuera à maintenir de bonnes relations avec les clients et surtout à répondre aux impératifs imposés par la loi.

Limites

Implémenter un logiciel de facturation à son système d’information est souvent vu comme un véritable parcours du combattant. Dans la majorité des cas, il faudra adapter cet outil à l’infrastructure informatique de la structure.  Pour remédier à cela, certains éditeurs, dont WhySoft Group, permettent aux utilisateurs d’effectuer un paramétrage poussé du logiciel et propose un véritable accompagnement de chaque instant.

Il faut également s’attendre à de telles difficultés lorsque l’on compte changer d’outil pour la facturation. Avant de régler les problèmes techniques liés à l’implémentation du logiciel, il est aussi nécessaire de trouver un moyen pour récolter les données déjà stockées. Celles-ci devront ensuite être intégrées au nouvel utilitaire pour :

  • Constituer une base de données des clients,
  • Archiver les factures déjà émises.

Dans la majorité des cas, cette opération sera particulièrement fastidieuse, c’est pourquoi WhySoft Group propose à ses futurs Clients de se charger de récupérer et d’intégrer au nouveau logiciel WHY les données de types Tiers (Clients et Fournisseurs), ainsi que les données de type techniques (Articles, nomenclatures, …) 

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