Comment facturer avec un logiciel de facturation ?

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Aujourd’hui, toutes les entreprises doivent suivre scrupuleusement leur processus de facturation.

C’est une tâche qui peut prendre du temps et être redondante. C’est pourquoi il existe de nombreux outils pour faciliter les envois de factures et suivre les paiements.

Le logiciel de facturation est une solution utilisée par de nombreuses PME afin de gagner du temps et réduire le nombre d’erreurs dans leurs missions administratives.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Le logiciel de facturation est un outil essentiel pour les PME souhaitant maîtriser leur processus de facturation, gérer les retards de paiement, limiter les erreurs et gagner du temps.

À qui s’adresse le logiciel de facturation ?

Les logiciels de facturation sont destinés à toutes les entreprises souhaitant maîtriser leur processus de facturation.

La facturation concerne tous les secteurs d’activité. Peu importe le statut juridique de l’entreprise, il est important de limiter les erreurs et de gérer dans les meilleures conditions possibles l’ensemble du processus de facturation.

Quels sont les avantages du logiciel de facturation ?

Lorsque vous facturez, vous devez prendre en compte un certain nombre de règles et de normes obligatoires à faire figurer sur vos factures de ventes (date d’émission, numéro de facture, taux de TVA…). Le logiciel de facture vous permet de faire abstraction de ces contraintes gérées nativement pour vous concentrer sur votre activité.

Le logiciel de facturation limite les erreurs de saisie et vous fait gagner du temps.

La mise ne place d’un logiciel permet aux entreprises de gérer et suivre la facturation simplement et facilement via un système qui ne nécessite pas de connaissances particulières en informatique.

Il permet notamment de :

  • Saisir, modifier et créer des factures très rapidement
  • Automatiser les factures et avoirs
  • Ajouter des utilisateurs qui peuvent travailler sur la même interface
  • Accéder à distance à la base de données du logiciel via un ordinateur portable
  • Envoyer la facture par courriel ou l’imprimer facilement pour l’envoyer par voie postale au client
  • Suivre les paiements, les retards et les relances.

L’outil de facturation vous donne la possibilité ensuite de faire le suivi des paiements et des acomptes et d’élaborer des exports à mettre à la disposition de la comptabilité.

Vous avez ensuite le choix d’envoyer vos factures par mail sous format PDF ou l’imprimer rapidement pour l’envoi par voie postale.

Comment optimiser mon processus de facturation ?

Il est important de fixer un processus clair et connu par l’ensemble des collaborateurs concernés de l’entreprise. Il faut que chaque membre puisse comprendre son rôle dans la gestion des factures et qu’il connaisse les éléments à mobiliser pour facturer.

Une fois cette étape concrétisée, il va falloir passer à la facturation. Plus tôt la facture est envoyée à votre client, plus tôt vous recevrez votre paiement ; la facture doit donc être générée en temps et en heure.

WHY vous propose un tableau de bord personnalisé qui vous permettra de centraliser toutes vos informations et de retrouver facilement la liste des clients n’ayant pas réglés leurs factures. Vous pourrez ainsi le relancer en quelques clics.

Vidéo : Création d'une facture avec le logiciel de facturation WHY

Dans cette vidéo, visualisez comment réaliser en 2 minutes une facture d’acompte suivie d’une facture de solde avec les logiciels WHY Efficience® et WHY Manager®.

Vous souhaitez en savoir d’avantage sur la couverture fonctionnelle de WHY ? N’hésitez pas à nous solliciter pour une démonstration gratuite et personnalisée..

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