Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

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La facture est un document obligatoire pour les entreprises lors de la vente d’un produit ou d’un service. Elle constitue la preuve d’une opération commerciale et détient une valeur juridique importante.

Afin d’être valable, chaque entreprise doit être attentive à bien respecter les règles et à faire figurer toutes les mentions obligatoires.

Quelles sont les 14 mentions obligatoires d'un facture ?

1 > La date de la facture

La date à laquelle la facture est émise doit obligatoirement être mentionnée.

2 > Le numéro de la facture

Il s’agit d’un numéro unique pour chaque facture, qui est basé sur une séquence chronologique et continue, et doit apparaitre sans « trou », une facture ne pouvant être supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient.

3 > La date de la vente ou de la prestation de service

Il s’agit de la date où est effectuée (ou achevée) la livraison des biens ou la prestation de service.

4 > L’identité du vendeur ou du prestataire de services

Les informations suivantes doivent figurer sur la facture :

la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel),

l’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différente),

le numéro de Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).

5 > L’identité de l’acheteur ou du client

Il s’agit ici de la dénomination sociale (ou nom pour un particulier), de l’adresse du client (sauf opposition pour un particulier), et de l’adresse de facturation si différente, ainsi que de l’adresse de livraison.

6 > Le numéro du bon de commande

Mais uniquement s’il a été préalablement émis par l’acheteur.

7 > Le numéro d’identification à la TVA

Doit apparaitre ici le numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (seulement si ce dernier est redevable de la TVA). Ces mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxe est inférieur ou égal à 150 €.

8 > La désignation et le décompte des produits et services rendus

La nature, marque, et référence des produits doivent être mentionnés ainsi que les matériaux fournis et la main d’œuvre pour les prestations.

De même, la dénomination précise,  la quantité, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA ajoutée, ainsi que les éventuelles remises et autres rabais doivent apparaitre.

9 > Le prix catalogue

On parle ici du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.

10 > Le taux de TVA légalement applicable

Notamment si différents taux de TVA s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire par lignes.

11 > L’éventuelle réduction de prix

Sont concernés ici les rabais, ristournes, et remises à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture.

12 > La somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Bien évidemment, les sommes hors taxe et toutes taxes comprises doivent apparaitre obligatoirement sur la facture.

13 > L’adresse de facturation

Mais uniquement si elle est différente de celle du siège social de l’entreprise.

14 > Les informations sur le paiement

Doivent obligatoirement figurer :

la date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement

les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé

les taux de pénalités en cas de non paiement ou de retard de paiement (40 €).

Factures : quelles sont les 4 mentions particulières ?

D’autres mentions doivent être inscrites sur la facture selon les cas particuliers suivants :

1 > Le vendeur ou prestataire est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée

Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».

2 > Le vendeur a un régime de franchise de TVA

La mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » doit alors apparaitre sur la facture.

3 > Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)

Indiquer la mention « auto-liquidation de la TVA ». Indiquer qu’il s’agit d’un « montant hors taxe ».

4 > Les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire

Mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité.

La dématérialisation des factures devenue obligatoire

Aujourd’hui, et ce depuis le 01/01/20, toutes les entreprises traitant avec le service public sont dans l’obligation d’utiliser uniquement des factures dématérialisées, notamment par le biais du portail Chorus. D’ici quelques années, cette règlementation sera étendue à tous les types d’entreprises (y compris celles en BtoB) :

  • Dès le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
  • Dès le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire.
  • Dès le 1er janvier 2026 pour les TPE, PME et pour les micro-entreprises.

Pour le moment, si vous avez besoin de transmettre une facture électronique à un organisme gouvernemental, rendez-vous sur Chorus Pro (portail gratuit, sécurisé et géré par l’Etat).

Quelles pénalités pour les infractions aux règles de facturation ?

Depuis le 1er janvier 2019, l’état à sévèrement durcit les sanctions encourues en cas de non conformité des factures. A présent les risques sont les suivant :

  • Une amende fiscale de 15 € par mention manquante/inexacte.
  • Une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique ou 375 000 € pour une personne morale.

D’autre part, ces amendes peuvent s’avérer beaucoup plus élevés s’il s’agit d’un récidive dans les 2 années suivant la première fraude. Toutefois, le montant total de la pénalité ne peut pas excéder 1/4 du montant de la facture.  

Quel est le délai légal de conservation d'une facture ?

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.

Vidéo : Comment réaliser une facture avec le logiciel WHY

Comme précisez plus haut, les factures électroniques deviendront bientôt obligatoires pour toutes les entreprises. Pour vous y préparer, rien de mieux que d’adopter un logiciel de facturation conforme. En plus de vous permettre d’être en règle avec loi, il optimisera les performances de votre entreprise grâce à des options dédiées et à la centralisation des informations.

Nous vous conseillons de vous diriger vers un éditeur spécialisé tel que Whysoft Group. Les progiciels tels que WHY Efficience ou WHY Manager sont à la fois complet, intuitifs et simple d’utilisation. Avec les logiciels WHY, vous n’aurez plus jamais besoin de vous soucier d’être conforme à la législation, on s’occupe de tout!

Dans cette vidéo, visualisez comment réaliser en 2 minutes une facture d’acompte suivi dune facture de solde avec les logiciels WHY Efficience® et WHY Manager®.

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