Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures consiste à remplacer les documents papier par un format entièrement numérique. Mais au-delà du simple scan d’une facture, elle vise à automatiser et sécuriser tout le cycle de vie du document, de sa réception jusqu’à son archivage comptable.
Deux approches à distinguer
- La dématérialisation simple : on numérise les factures papier reçues (via scanner ou e-mail) pour les classer dans une GED (Gestion Électronique de Documents) comme Zeendoc.
- La facturation électronique (e-invoicing) : les factures sont émises, transmises et reçues sous format structuré, directement entre systèmes (ERP, Plateformes Agréées, Concentrateur de données…).
➜ Cette approche sera obligatoire pour toutes les entreprises françaises à partir de 2026.
| Date | Entreprises concernées | Obligation |
|---|---|---|
| 1er Septembre 2026 | Toutes | Réception obligatoire des factures électroniques |
| 1er Septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Obligation d'émission |
| 1er Septembre 2027 | PME, TPE, micro-entreprises | Obligation d'émission |
Un processus numérique complet
La dématérialisation ne se limite pas à un changement de support.
Elle transforme profondément le processus de gestion :
1. Réception de la facture (e-mail ou plateforme dédiée).
2. Extraction automatique des données clés (fournisseur, TVA, montant, échéance) grâce à la reconnaissance OCR.
3. Validation interne via un circuit de validation digitalisé.
4. Intégration automatique dans la Plateforme Agrée et la Solution Compatible.
5. Archivage sécurisé des factures électroniques selon les exigences légales.
Un enjeu de conformité et de fiabilité
En adoptant la dématérialisation, les entreprises se mettent en conformité avec la réglementation (TVA, RGPD, archivage probant) tout en garantissant la traçabilité et la fiabilité des données.
C’est aussi une première étape vers la facturation électronique obligatoire, qui uniformisera les échanges entre clients et fournisseurs.
Les avantages de la dématérialisation pour les entreprises
Passer à la dématérialisation des factures, ce n’est pas seulement “faire du digital”. C’est surtout gagner du temps, réduire les coûts et sécuriser ses processus internes.
Pour une PME, ces bénéfices se traduisent rapidement en efficacité et en rentabilité.
Gagner du temps sur le traitement administratif
Chaque facture papier implique saisie manuelle, validation et archivage.
Avec une solution de dématérialisation, ces étapes sont automatisées :
- les factures sont lues et classées automatiquement,
- les données sont intégrées directement dans le logiciel de comptabilité,
- les circuits de validation sont plus rapides.
👉 Résultat : plusieurs heures économisées chaque semaine pour vos équipes.
Réduire les coûts de gestion
Moins d’impression, moins de papier, moins d’erreurs.
Selon les études du secteur, le coût de traitement d’une facture dématérialisée est jusqu’à 70 % inférieur à celui d’une facture papier.
C’est un investissement rapidement amorti, notamment pour les entreprises qui traitent plusieurs centaines de factures fournisseurs par an.
Sécuriser les données et limiter les erreurs
Chaque facture est horodatée, tracée et archivée dans un environnement sécurisé.
Cela réduit considérablement :
- les risques de perte ou de doublon,
- les erreurs de saisie,
- les oublis de paiement ou de rapprochement comptable.
Les données sont centralisées dans un seul espace, accessible à tout moment, avec des droits personnalisés pour chaque collaborateur.
Une démarche plus écologique
La suppression du papier et des impressions massives contribue à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise. Un argument de poids pour les PME engagées dans une démarche RSE.
Améliorer la relation avec ses fournisseurs
Des délais de traitement plus courts, des paiements mieux maîtrisés, des échanges plus transparents : la dématérialisation favorise une relation plus fluide et professionnelle entre partenaires commerciaux.
Un cadre légal à anticiper
La dématérialisation des factures ne relève plus du choix stratégique. Avec la réforme nationale de la facturation électronique, elle devient une obligation légale progressive pour toutes les entreprises françaises entre 2026 et 2027.
Un objectif : moderniser et sécuriser les échanges
Cette réforme vise à :
- Simplifier les échanges interentreprises,
- Lutter contre la fraude à la TVA,
- Améliorer la traçabilité et la transparence des transactions.
Concrètement, chaque facture émise ou reçue devra passer par une Plateforme agréée (PA).
Une transition encadrée par la loi
Les entreprises devront être capables de :
1. Émettre leurs factures au format électronique structuré (UBL, CII ou Factur-X),
2. Recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs,
3. Archiver ces documents de manière sécurisée pendant 10 ans,
4. Transmettre les données de TVA à l’administration via le e-reporting.
À savoir que les outils de gestion devront donc être compatibles avec ces échanges automatisés.
💡 À retenir
Se préparer dès aujourd’hui, c’est éviter les ruptures de flux demain. Les entreprises qui anticipent la réforme bénéficieront d’une transition fluide, tout en améliorant la fiabilité de leur comptabilité et de leur trésorerie.
Un enjeu de conformité et de sécurité
Au-delà du respect du calendrier réglementaire, les PME doivent garantir :
- la conformité fiscale de leurs factures (mentions obligatoires, TVA, DGFIP),
- la protection des données conformément au RGPD,
- la conservation légale des documents sous format probant (intégrité, authenticité, lisibilité).
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Comment préparer votre entreprise à la dématérialisation ?
Mettre en place la dématérialisation des factures ne s’improvise pas. Avant de se lancer, il est essentiel de cartographier vos pratiques actuelles, d’évaluer vos besoins et de choisir les bons outils.
Voici les principales étapes à suivre pour réussir cette transition.
1. Cartographier vos processus actuels
Commencez par identifier les étapes du traitement de vos factures :
- Comment sont-elles reçues ? (papier, e-mail, portail fournisseur),
- Qui les valide ? Sous quel délai ?,
- Où et comment sont-elles archivées ?
Cette analyse permet de repérer les points de blocage : doublons, retards de validation, erreurs de saisie ou documents égarés.
🎯 Objectif : simplifier et standardiser le processus avant de le digitaliser.
2. Choisir une solution fiable et interopérable
Le choix du logiciel est une étape clé. Privilégiez des outils capables de communiquer entre eux :
- une Plateforme Agréée, pour la conformité, la transmission, la capture et l’archivage des factures,
- un ERP, pour centraliser les données fournisseurs, les achats et les paiements,
- une solution de signature électronique, pour valider vos documents en toute conformité.
💡 Ces solutions intégrées garantissent une chaîne de traitement fluide et conforme de bout en bout.
3. Former et impliquer vos équipes
Une transition réussie passe par l’adhésion de vos collaborateurs.
- Expliquez les bénéfices concrets : gain de temps, moins d’erreurs, simplification du travail quotidien.
- Organisez des formations ciblées selon les profils utilisateurs (comptabilité, achats, direction).
Pour information, les formations WhySoft Group sont certifiées Qualiopi, ce qui permet leur prise en charge financière par les OPCO.
4. Sécuriser et fiabiliser vos données
Assurez-vous que vos outils respectent :
- la réglementation RGPD,
- les exigences fiscales (TVA, e-reporting),
- l’archivage à valeur probante exigé par la loi.
Les solutions comme Zeendoc garantissent le chiffrement, la traçabilité et l’intégrité des documents tout au long de leur cycle de vie.
5. Mesurer les résultats
Après déploiement, suivez quelques indicateurs clés :
- délai moyen de traitement d’une facture,
- taux d’erreur ou de rejet,
- temps gagné par collaborateur,
- coûts économisés sur l’impression et le stockage.
Ces données vous permettront d’ajuster vos paramétrages et de démontrer le retour sur investissement du projet.
Quelle Plateforme agréée choisir ?
Face à la diversité des offres, choisir une Plateforme agréée adapté à votre entreprise peut vite devenir un casse-tête. Le bon outil doit à la fois répondre à vos besoins opérationnels et garantir votre conformité légale.
Les critères essentiels à prendre en compte
Avant de signer, vérifiez ces points clés :
- Interopérabilité : le logiciel doit s’intégrer facilement à votre système comptable ou à votre ERP.
- Sécurité des données : hébergement en France, protocole de chiffrement, conformité RGPD.
- Automatisation : extraction automatique des données, classement intelligent, workflows de validation.
- Simplicité d’utilisation : interface claire, prise en main rapide, support technique réactif.
- Évolutivité : la solution doit pouvoir évoluer vers la facturation électronique 2026-2027.
Ces critères sont décisifs pour garantir un déploiement sans rupture dans votre organisation.
Les plateformes agréées par l’État
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, seules les plateformes immatriculées par l’administration fiscale pourront échanger, transmettre et recevoir des factures électroniques en toute conformité.
De leur ancien nom « Plateformes de Dématérialisation Partenaire » (PDP), ces acteurs sont désormais appelés les « Plateformes Agréées » (PA).
Elles jouent un rôle central dans la communication entre les entreprises, leurs clients, leurs fournisseurs et le Concentrateur de Données (anciennement appelé PPF).
La liste officielle des plateformes agréées est publiée et mise à jour par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
👉 Vous pouvez la consulter ici : Liste des plateformes agréées et immatriculées
Certaines de ces plateformes sont d’ores et déjà reconnues pour leur fiabilité et leur interopérabilité avec les ERP existants. C’est le cas notamment de la PA ZEENDOC qui s’intègre parfaitement dans l’écosystème pour garantir une transition fluide et conforme à la future réglementation.
Impacts sur la comptabilité et la relation fournisseur
La dématérialisation transforme profondément la façon dont les entreprises gèrent leurs factures. Au-delà du gain de temps, elle permet de fiabiliser la comptabilité et d’améliorer les relations avec les partenaires commerciaux.
Une comptabilité plus fluide et plus fiable
Grâce à l’automatisation, chaque facture est :
- reconnue, analysée et intégrée directement dans l’ERP ou le logiciel comptable,
- liée à son bon de commande et à sa pièce justificative,
- validée selon un circuit défini (direction, comptabilité, service achats).
Résultat :
- moins d’erreurs de saisie,
- une comptabilité à jour en temps réel,
- une meilleure maîtrise des flux de trésorerie.
👉 Les rapprochements entre factures, bons de livraison et paiements deviennent automatiques.
Une meilleure visibilité sur la trésorerie
Les dirigeants peuvent suivre :
- les montants dus,
- les échéances à venir,
- les factures en attente de validation.
Cette visibilité immédiate permet d’anticiper les besoins de trésorerie et de planifier les règlements fournisseurs sans stress ni retard.
💡 Exemple :
Dans une PME du BTP, le responsable financier peut visualiser en un clic le montant total des factures en cours et leur statut de paiement. Les erreurs ou doublons sont immédiatement détectés.
Une relation fournisseur simplifiée et professionnelle
La dématérialisation améliore la communication avec les fournisseurs :
- les délais de traitement et de paiement sont réduits,
- les litiges liés aux erreurs de saisie disparaissent,
- les échanges de documents (factures, bons de commande, avoirs) sont instantanés.
En retour, vos fournisseurs gagnent eux aussi en réactivité et en confiance.
Un partenariat gagnant-gagnant, basé sur la transparence et la fiabilité.
Une sécurité renforcée à chaque étape
Chaque facture est tracée, datée et conservée dans un espace sécurisé pendant 10 ans.
Vous pouvez à tout moment :
- retrouver un document en quelques secondes,
- prouver son authenticité,
- démontrer sa conformité en cas de contrôle fiscal.
💬 Avec WHY Manager® et la PA Zeendoc, les entreprises bénéficient d’un véritable coffre-fort numérique, garantissant la conformité TVA et la protection des données sensibles.
FAQ | Dématérialisation des factures fournisseurs
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