1. Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, ce n’est pas simplement une facture envoyée par e-mail au format PDF. C’est une facture entièrement dématérialisée, émise, transmise et reçue via une plateforme agréée, dans un format structuré lisible par les systèmes de l’administration fiscale.
Autrement dit, à partir de 2026, les factures entre entreprises situées en France ne pourront plus circuler librement par email ou être générées sur Excel. Elles devront obligatoirement suivre un processus normé, automatisé et sécurisé, basé sur l’un des 3 formats structurés suivants : UBL, CII, ou Factur-X.
Factur-X reste le format le plus recommandé et le plus utilisé car il a l’avantage de combiner 2 couches :
• Un PDF lisible par l’humain,
• Un fichier XML contenant les données structurées destinées aux outils de traitement fiscal.
Les objectifs de la réforme
Ce changement à été décidé dans le but de répondre à plusieurs objectifs nationaux :
• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, en permettant un meilleur contrôle automatisé des flux de facturation.
• Alléger la charge administrative des entreprises, grâce à des workflows plus rapides, des échanges normalisés et des outils interconnectés.
• Accélérer la transformation numérique des PME, notamment dans les secteurs encore peu digitalisés.
Pour les entreprises assujetties, cela signifie repenser toute la chaîne de gestion : de l’émission des factures clients à la réception des factures fournisseurs, en passant par l’archivage, le suivi comptable et le reporting fiscal.
2. Le contexte réglementaire
Comprendre le cadre réglementaire de la facturation
électronique est essentiel pour les dirigeants de PME. Cette
section vise à vous éclairer sur les origines et les motivations
de ces changements, afin de mieux appréhender leur impact
sur votre activité.
Les directives Européennes
- Directive 2014/55/UE : Cette directive pose les fondements de la facturation électronique dans les marchés publics. Elle impose aux administrations publiques d’être en mesure de recevoir et traiter les factures électroniques.
- Directive 2006/112/CE (avec ses mises à jour successives) : Elle établit le système commun de TVA et inclut des dispositions spécifiques sur la facturation électronique. Cette directive vise à garantir l’uniformité des pratiques au sein de l’UE.
À compter du 1er juillet 2030, la facturation électronique et la transmission numérique des données de transaction (E-reporting) deviendront obligatoires pour les opérations transfrontalières suivantes :
- les livraisons intra-Union (ventes de biens entre entreprises établies dans deux États membres) ;
- les acquisitions intra-Union ;
- les transferts de biens propres entre États membres ;
- les ventes et achats soumis au mécanisme d’autoliquidation de la TVA (reverse charge).
Ce dispositif, initialement envisagé pour 2028, a été repoussé à juillet 2030 par le paquet ViDA, adopté par le Conseil de l’Union européenne en mars 2025.
À terme, ce double système (e-invoicing en temps réel et e-reporting périodique ou automatisé) permettra à l’administration fiscale de disposer de toutes les données nécessaires pour pré-remplir les déclarations de TVA et renforcer la lutte contre la fraude.
Législation Française
L’encadrement juridique de la facturation électronique en France s’est construit progressivement à travers plusieurs textes fondamentaux. De la loi de finances 2020 à l’ordonnance de 2021, ce cadre législatif définit les obligations, les modalités et le calendrier de déploiement de cette transformation majeure.
- Loi de finances 2020 : Elle a introduit l’obligation de facturation électronique pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA. Cette loi marque le début d’une transformation majeure dans les pratiques de facturation des entreprises françaises.
- Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 : Ce texte précise les modalités de mise en œuvre de la facturation électronique. Il détaille les obligations des entreprises et le calendrier de déploiement.
- Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 : Il apporte des précisions supplémentaires, notamment sur le fonctionnement du portail public de facturation. Ce décret vise à clarifier les aspects pratiques de la mise en œuvre pour les entreprises.
- Décret n° 2024-266 du 25 mars 2024 : Il modifie les règles d’immatriculation des opérateurs de Plateformes Agréées. De plus, il ajuste le calendrier d’entrée en vigueur de la généralisation de la facturation électronique.
- Communiqués de la DGFIP du 15 Octobre 2024 et de début 2025 : Le gouvernement a revu son dispositif : le PPF ne servira plus à transmettre les factures entre entreprises, mais uniquement à les archiver et contrôler. En conséquence, le recours à une Plateforme Agréée (PA) devient obligatoire pour émettre et recevoir des factures électroniques. Chaque entreprise devra donc choisir une PA certifiée.
3. Trois acteurs techniques à connaître
Les Plateformes Agréées (PA)
Initialement dénommées « PDP pour « Plateformes de Dématérialisation Partenaire », les Plateformes Agréées (PA) ont été créées pour garantir que les échanges de factures électroniques soient conformes, sécurisés et correctement transmis à l’administration fiscale.
Ces plateformes, officiellement immatriculées par l’État, font l’objet d’une liste publique et régulièrement mise à jour, qui recense les acteurs autorisés à acheminer les factures, à transmettre les données obligatoires et à assurer le suivi des statuts.
Pour les entreprises françaises, cela signifie qu’il faudra impérativement passer par l’une de ces PA dès 2026 pour être en conformité avec la réforme : disposer d’une PA deviendra une obligation légale.
Anticiper ce changement permet non seulement d’éviter les sanctions, mais aussi de simplifier sa gestion, grâce à un traitement automatisé et structuré de la facturation.
Ce dispositif s’inscrit dans un projet national plus large regroupant le e-invoicing (facturation électronique obligatoire pour les échanges B2B) et le e-reporting (transmission des données pour les ventes hors B2B domestique).
Le concentrateur de données (PPF)
Le Portail Public de Facturation, appelé désormais le « Concentrateur de données » est la plateforme publique recentrée de l’État dans la réforme de la facturation électronique.
Son rôle est de collecter et transmettre à la DGFiP les données essentielles des factures (montants, TVA, statuts), envoyées par les PA. Il gère aussi l’annuaire central qui permet de savoir par quelle plateforme chaque entreprise reçoit ses factures.
Contrairement à l’ancien PPF, il ne sert plus à émettre ni recevoir des factures, mais uniquement à centraliser et sécuriser les informations fiscales.
Les Solutions Compatibles (SC)
De son ancien nom « Opérateur de Dématérialisation » ou « OD », les Solutions Compatibles servent d’interface opérationnelle entre les entreprises et les Plateformes Agréées (PA).
Leur mission principale est de permettre aux entreprises de continuer à utiliser leurs logiciels habituels (ERP, facturation, gestion commerciale…) tout en respectant les exigences techniques et fiscales de la réforme.
Concrètement, les SC assurent la création, la réception, la conversion et le contrôle des factures dans les formats réglementaires (Factur-X, UBL, CII), puis transmettent ces flux à une PA, qui se charge ensuite du routage officiel.
Elles synchronisent également les statuts de cycle de vie des factures (déposée, rejetée, acceptée, payée), facilitent l’intégration dans les processus internes (achats, ventes, comptabilité) et automatisent de nombreuses tâches pour simplifier le quotidien des PME.
Besoin d’un éclairage rapide ?
Découvrez en 3 minutes quels sont les acteurs/outils qui font fonctionner le circuit de vos factures électroniques, et comment sont dispatcher leurs rôles.
Dans la seconde vidéo, vous comprendrez la différence entre les 2 principes fondamentaux de la facturation électronique : l’e-invoicing et l’e-reporting.
4. Qui est concerné et quand ?
La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, sans exception.
Cela inclut aussi bien les TPE que les grands groupes, quel que soit leur secteur d’activité. Le BTP, l’industrie, les professions libérales, les prestataires de services… toutes devront, à terme, émettre et recevoir leurs factures de manière électronique, via une plateforme agréée.
Conscient de l’ampleur du changement, l’État a prévu une mise en œuvre progressive, étalée de 2026 à 2027. Cette montée en charge est organisée en fonction de la taille des entreprises afin de laisser à chacun le temps de s’adapter techniquement.
| Date | Entreprises concernées | Obligation |
|---|---|---|
| 1er Septembre 2026 | Toutes | Réception obligatoire des factures électroniques |
| 1er Septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Obligation d'émission |
| 1er Septembre 2027 | PME, TPE, micro-entreprises | Obligation d'émission |
5. Quels impacts pour votre PME ?
La réforme de la facturation électronique implique une réorganisation complète du cycle de facturation, de l’émission à l’archivage, en passant par la réception et le reporting fiscal.
Pour les PME peu digitalisées, il s’agit d’un changement structurel à anticiper sérieusement.
1. Fin des factures papier ou PDF classiques
Oubliez les factures générées sur Excel, imprimées, scannées ou envoyées par email au format PDF : elles ne seront plus considérées comme électroniques au sens de la loi.
Désormais, une facture électronique doit :
• Être émise dans un format structuré (comme Factur-X),
• Être transmise via une Plateforme Agréée,
• Être archivée dans des conditions garantissant sa valeur probante.
Cela signifie l’abandon des outils non connectés ou obsolètes, et le passage à des solutions compatibles, évolutives et sécurisées.
2. Modification des processus internes
Pour se conformer à la réforme, votre entreprise devra revoir plusieurs habitudes de travail.
Voici les principales évolutions à mettre en place :
• Choisir une PA adaptée à votre taille, vos flux et votre niveau de maturité numérique.
• Adapter vos outils de gestion pour qu’ils puissent émettre et recevoir les fichiers dans le bon format.
• Former vos équipes, notamment les personnes en charge des devis, des factures ou de la comptabilité.
• Automatiser les envois et réceptions pour limiter les erreurs humaines et les pertes de temps.
À noter qu’un ERP permet de centraliser toutes ces opérations dans un seul et même outil.
3. Reporting des données à l’administration
La réforme va de pair avec une nouvelle obligation appelée e-reporting. Elle consiste à transmettre automatiquement à l’administration certaines données :
• Les ventes à des clients étrangers,
• Les opérations B2C,
• Les transactions exonérées de TVA, etc.
Cela suppose d’avoir un système capable de générer les flux déclaratifs et de les envoyer selon un format réglementaire. Un logiciel ERP, couplé à une GED certifiée PA, automatise cette tâche pour éviter toute erreur déclarative.
4. Archivage électronique
L’archivage ne pourra plus se faire “à la volée” dans un dossier Windows ou une boîte mail. Les factures devront être conservées pendant 10 ans dans un environnement sécurisé, garantissant :
• L’intégrité du document (aucune modification possible),
• Sa lisibilité dans le temps (formats lisibles, accessibles),
• Sa traçabilité (preuve d’émission, horodatage, identifiant fiscal).
Avec un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED), chaque document est classé, indexé, historisé, et accessible à tout moment en cas de contrôle.
6. Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
La réforme de la facturation électronique n’est pas facultative. Ne pas s’y préparer à temps peut avoir des conséquences lourdes, à la fois sur le plan financier, administratif et commercial. Les sanctions prévues sont encadrées par la loi et s’appliqueront dès l’entrée en vigueur de l’obligation pour votre entreprise.
Sanctions prévues par la loi
La législation prévoit des amendes pour chaque manquement :
• 15 € d’amende par facture non conforme, qu’il s’agisse d’une erreur à l’émission ou à la réception (exemple : non-respect du format ou de la procédure d’envoi via une plateforme agréée).
• Jusqu’à 45 € si vous ne transmettez pas correctement les données exigées dans le cadre du e-reporting, notamment pour les ventes à l’étranger ou les opérations hors champ de la facturation électronique.
• Ces sanctions sont plafonnées à 15 000 € par an, mais ce plafond peut être rapidement atteint pour une entreprise traitant un volume élevé de factures.
En cas de répétition ou d’absence de mise en conformité, l’administration peut également appliquer des pénalités cumulatives sur d’autres volets (déclarations de TVA, comptabilité, délais de conservation…).
Refus de paiement ou litiges
En plus des sanctions fiscales, un risque commercial majeur pèse sur les entreprises non conformes :
Un client (notamment une grande entreprise ou un organisme public) peut légalement refuser une facture émise hors des normes, ou ne pas la considérer comme recevable.
Les conséquences directes :
• ⏳ Retards de paiement,
• 🤝 Litiges contractuels,
• 🧱 Perte de crédibilité auprès des grands comptes ou administrations,
• ❌ Mises à l’écart des appels d’offres si vous n’êtes pas en mesure d’échanger selon le format imposé.
Risques fiscaux
Avec la généralisation de la dématérialisation, l’administration aura accès à vos données de facturation en temps réel.
En cas de discordance entre vos déclarations de TVA et les informations transmises :
• Vous vous exposez à un contrôle fiscal ciblé,
• Des redressements peuvent être exigés,
• Et des pénalités supplémentaires s’appliqueront en fonction du manquement constaté.
En clair : plus de marge d’erreur ni de tolérance sur les oublis ou approximations.
7. Comment se passe concrètement la transition ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la mise en conformité ne se fait pas en une seule fois. C’est un processus progressif, basé sur une démarche structurée.
Voici les 5 étapes types suivies par les PME bien accompagnées :
1. Audit initial : état des lieux de vos habitudes, outils actuels, contraintes métier.
2. Préconisation de solutions adaptées à votre secteur : BTP, industrie, services, etc.
3. Paramétrage personnalisé : récupération de vos données existantes (clients, fournisseurs, articles) pour éviter toute perte de temps.
4. Formation des équipes, sur site ou à distance, avec des supports concrets.
5. Mise en production + support continu pour répondre aux questions, ajuster les paramétrages et assurer la montée en autonomie.
Objectif : que cette transition ne soit ni chronophage, ni stressante, mais qu’elle devienne au contraire un levier d’efficacité et de pilotage de votre entreprise.
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