1. Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, ce n’est pas simplement une facture envoyée par e-mail au format PDF. C’est une facture entièrement dématérialisée, émise, transmise et reçue via une plateforme agréée, dans un format structuré lisible par les systèmes de l’administration fiscale.
Autrement dit, à partir de 2026, les factures entre entreprises situées en France ne pourront plus circuler librement par email ou être générées sur Excel. Elles devront obligatoirement suivre un processus normé, automatisé et sécurisé, basé sur l’un des 3 formats structurés suivants : UBL, CII, ou Factur-X.
Factur-X reste le format le plus recommandé et le plus utilisé car il a l’avantage de combiner 2 couches :
• Un PDF lisible par l’humain,
• Un fichier XML contenant les données structurées destinées aux outils de traitement fiscal.
Les objectifs de la réforme
Ce changement à été décidé dans le but de répondre à plusieurs objectifs nationaux :
• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, en permettant un meilleur contrôle automatisé des flux de facturation.
• Alléger la charge administrative des entreprises, grâce à des workflows plus rapides, des échanges normalisés et des outils mieux interconnectés.
• Accélérer la transformation numérique des PME, notamment dans les secteurs encore peu digitalisés.
Pour les entreprises assujetties, cela signifie repenser toute la chaîne de gestion : de l’émission des factures clients à la réception des factures fournisseurs, en passant par l’archivage, le suivi comptable et le reporting fiscal.
Trois acteurs techniques à connaître
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Pour que les échanges soient conformes, chaque entreprise devra émettre, recevoir et transmettre ses factures via une plateforme agréée par l’État. C’est ici qu’interviennent les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
À terme, seules les PDP certifiées par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) seront habilitées à échanger les factures entre les systèmes comptables des entreprises et l’administration fiscale.
Une liste officielle des PDP agréées par l’État est publiée et régulièrement mise à jour.
Pour les entreprises Françaises, cela signifie qu’il faudra impérativement passer par l’une de ces plateformes pour être en conformité. En effet, disposer d’une PDP deviendra obligatoire dés 2026.
Anticiper ce changement permet d’éviter les sanctions et de simplifier sa gestion.
Ce système s’inscrit dans un projet plus global : le e-invoicing (facturation électronique) et le e-reporting (transmission des données de ventes hors périmètre B2B national).
Le Portail Public de Facturation (PPF)
Le PPF est la plateforme officielle mise en place par l’État dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Il centralise les échanges entre les entreprises et l’administration fiscale. Toutes les factures doivent y transiter, que ce soit directement ou via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)
Ce sont bien souvent des logiciels de gestion, de facturation ou des ERP. Bien qu’ils ne soient pas obligatoires Leur rôle est d’accompagner les entreprises dans la création, la transmission et la réception des factures électroniques. Connectés au PPF ou à une PDP, les OD automatisent les échanges et facilitent la conformité sans être eux-mêmes habilités à transmettre directement les données fiscales.
Besoin d’un éclairage rapide ?
Découvrez en 3 minutes quels sont les acteurs/outils qui font fonctionner le circuit de vos factures électroniques, et comment sont dispatcher leurs rôles. Plus précisément vous découvrirez ce qu’est une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), un OD (Opérateur de Dématérialisation), le PPF (Portail Public de Facturation).
Dans la seconde vidéo, vous comprendrez la différence entre les 2 principes fondamentaux de la facturation électronique : l’e-invoicing et l’e-reporting.
2. Qui est concerné et quand ?
La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, sans exception. Cela inclut aussi bien les TPE que les grands groupes, quel que soit leur secteur d’activité. Le BTP, l’industrie, les professions libérales, les prestataires de services… toutes devront, à terme, émettre et recevoir leurs factures de manière électronique, via une plateforme agréée (une PDP).
Conscient de l’ampleur du changement, l’État a prévu une mise en œuvre progressive, étalée de 2026 à 2028. Cette montée en charge est organisée en fonction de la taille des entreprises afin de laisser à chacun le temps de s’adapter techniquement.
| Date | Entreprises concernées | Obligation |
|---|---|---|
| 1er Septembre 2026 | Toutes | Réception obligatoire des factures électroniques |
| 1er Septembre 2026 | Grandes entreprises | Obligation d'émission |
| 1er Septembre 2027 | ETI | Obligation d'émission |
| 1er Septembre 2028 | PME, TPE, micro-entreprises | Obligation d'émission |
Attention
Même si votre entreprise n’est tenue d’émettre qu’en 2027 ou 2028, vous devrez être en mesure de recevoir des factures électroniques dès septembre 2026. Cela implique de vous équiper d’un outil compatible, même si vous n’avez pas encore automatisé votre propre facturation.
3. Quels impacts pour votre PME ?
La réforme de la facturation électronique ne se résume pas à une simple mise à jour technique. Elle implique une réorganisation complète du cycle de facturation, de l’émission à l’archivage, en passant par la réception et le reporting fiscal. Pour les PME du BTP et de l’industrie, souvent peu digitalisées, il s’agit d’un changement structurel à anticiper sérieusement.
1. Fin des factures papier ou PDF classiques
Oubliez les factures générées sur Excel, imprimées, scannées ou envoyées par email au format PDF : elles ne seront plus considérées comme électroniques au sens de la loi.
Désormais, une facture électronique doit :
• Être émise dans un format structuré (comme Factur-X),
• Être transmise via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire agréée (PDP),
• Être archivée dans des conditions garantissant sa valeur probante.
Cela signifie l’abandon des outils non connectés ou obsolètes, et le passage à des solutions compatibles, évolutives et sécurisées.
2. Modification des processus internes
Pour se conformer à la réforme, votre entreprise devra revoir plusieurs habitudes de travail.
Voici les principales évolutions à mettre en place :
• Choisir une plateforme adaptée à votre taille, vos flux et votre niveau de maturité numérique.
• Adapter vos outils de gestion pour qu’ils puissent émettre et recevoir les fichiers dans le bon format.
• Former vos équipes, notamment les personnes en charge des devis, des factures ou de la comptabilité.
• Automatiser les envois et réceptions pour limiter les erreurs humaines et les pertes de temps.
Un ERP comme WHY Manager® permet de centraliser toutes ces opérations dans un seul et même outil.
3. Reporting des données à l’administration
La réforme va de pair avec une nouvelle obligation appelée e-reporting. Elle consiste à transmettre automatiquement à l’administration certaines données :
• Les ventes à des clients étrangers,
• Les opérations B2C,
• Les transactions exonérées de TVA, etc.
Cela suppose d’avoir un système capable de générer les flux déclaratifs et de les envoyer selon un format réglementaire. Un logiciel ERP, couplé à une GED certifiée PDP, automatise cette tâche pour éviter toute erreur déclarative.
4. Archivage électronique
L’archivage ne pourra plus se faire “à la volée” dans un dossier Windows ou une boîte mail. Les factures devront être conservées pendant 10 ans dans un environnement sécurisé, garantissant :
• L’intégrité du document (aucune modification possible),
• Sa lisibilité dans le temps (formats lisibles, accessibles),
• Sa traçabilité (preuve d’émission, horodatage, identifiant fiscal).
Avec un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED), chaque document est classé, indexé, historisé, et accessible à tout moment en cas de contrôle.
4. Comment bien se préparer à la facturation électronique ?
La réforme peut sembler complexe au premier abord, mais elle constitue surtout une opportunité pour optimiser vos processus de facturation, améliorer votre pilotage d’activité et gagner du temps.
Pour une transition sereine, suivez ces 5 étapes clés :
Étape 1 – Auditez votre fonctionnement actuel
Avant d’investir dans de nouveaux outils, il est essentiel de faire un état des lieux de vos pratiques.
Quelques questions simples permettent d’y voir clair :
• Comment vos factures sont-elles émises aujourd’hui ?
• Utilisez-vous encore Excel ou Word pour créer vos devis et factures ?
• Avez-vous un logiciel de gestion structuré ou un outil maison difficile à faire évoluer ?
• Qui gère les envois et le classement des documents ? Est-ce centralisé ou dispersé ?
• Vos données (clients, TVA, échéances) sont-elles à jour et facilement récupérables ?
➡️ Cet audit rapide permet de repérer les freins, les doublons, les zones de risque… et de mieux calibrer les outils nécessaires.
Étape 2 – Identifiez les bons outils
La réussite de la mise en conformité repose sur l’interopérabilité de 3 briques logicielles :
1. Un logiciel de gestion ou ERP compatible avec le format Factur-X
2. Une plateforme de transmission (PDP)
3. Une GED (Gestion Électronique de Documents) pour l’archivage sécurisé
Une GED permet de classer automatiquement chaque document, d’y associer des preuves de dépôt et de les retrouver en quelques secondes.
Bon à savoir
Une GED permet de classer automatiquement chaque document, d’y associer des preuves de dépôt et de les retrouver en quelques secondes.
Étape 3 – Formez vos équipes
Le succès de la réforme repose sur l’adhésion de vos collaborateurs.
Pour éviter les blocages ou les erreurs, il est crucial qu’ils soient formés sur :
• La création d’une facture conforme au format structuré (Factur-X),
• La transmission via une plateforme (PDP ou OD),
• La gestion des litiges ou demandes clients (preuve d’envoi, suivi, archivage),
• Le reporting fiscal automatisé, pour éviter les oublis ou ressaisies.
Étape 4 – Anticipez les échéances
Même si vous ne serez tenu d’émettre vos factures électroniques qu’en 2028, vous devrez en recevoir dès septembre 2026.
Il est donc indispensable de :
• Disposer d’une PDP et d’un outil de gestion / de facturation compatible dès 2026
• Être capable de lire et traiter une facture structurée
• Assurer la transmission aux équipes comptables et aux outils de gestion
🔁 En résumé : il ne s’agit pas seulement de créer des factures conformes, mais aussi de savoir intégrer et exploiter celles que vous recevez.
Étape 5 – Automatisez dès que possible
La réforme est un excellent prétexte pour fluidifier vos processus internes. Automatisez ce qui peut l’être, et recentrez vos équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Exemples d’automatisations utiles :
✅ Génération d’une facture structurée directement depuis un devis,
✅ Envoi automatique via votre plateforme PDP, sans action manuelle,
✅ Classement et archivage sécurisé sans intervention
✅ Transmission des données à votre expert-comptable en temps réel.
Résultat : moins d’erreurs, moins de paperasse, plus de temps pour piloter vos chantiers ou développer votre activité.
5. Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
La réforme de la facturation électronique n’est pas facultative. Ne pas s’y préparer à temps peut avoir des conséquences lourdes, à la fois sur le plan financier, administratif et commercial. Les sanctions prévues sont encadrées par la loi et s’appliqueront dès l’entrée en vigueur de l’obligation pour votre entreprise.
Sanctions prévues par la loi
La législation prévoit des amendes pour chaque manquement :
• 15 € d’amende par facture non conforme, qu’il s’agisse d’une erreur à l’émission ou à la réception (exemple : non-respect du format ou de la procédure d’envoi via une plateforme agréée).
• Jusqu’à 45 € si vous ne transmettez pas correctement les données exigées dans le cadre du e-reporting, notamment pour les ventes à l’étranger ou les opérations hors champ de la facturation électronique.
• Ces sanctions sont plafonnées à 15 000 € par an, mais ce plafond peut être rapidement atteint pour une entreprise traitant un volume élevé de factures.
En cas de répétition ou d’absence de mise en conformité, l’administration peut également appliquer des pénalités cumulatives sur d’autres volets (déclarations de TVA, comptabilité, délais de conservation…).
Refus de paiement ou litiges
En plus des sanctions fiscales, un risque commercial majeur pèse sur les entreprises non conformes :
Un client (notamment une grande entreprise ou un organisme public) peut légalement refuser une facture émise hors des normes, ou ne pas la considérer comme recevable.
Les conséquences directes :
• ⏳ Retards de paiement,
• 🤝 Litiges contractuels,
• 🧱 Perte de crédibilité auprès des grands comptes ou administrations,
• ❌ Mises à l’écart des appels d’offres si vous n’êtes pas en mesure d’échanger selon le format imposé.
Risques fiscaux
Avec la généralisation de la dématérialisation, l’administration aura accès à vos données de facturation en temps réel. En cas de discordance entre vos déclarations de TVA et les informations transmises :
• Vous vous exposez à un contrôle fiscal ciblé,
• Des redressements peuvent être exigés,
• Et des pénalités supplémentaires s’appliqueront en fonction du manquement constaté.
En clair : plus de marge d’erreur ni de tolérance sur les oublis ou approximations.
7. Exemple : José, dirigeant d’une PME du bâtiment
José dirige une entreprise de 12 salariés spécialisée dans la rénovation énergétique. Comme beaucoup de gérants de PME dans le BTP, il enchaîne les journées chargées entre gestion de chantiers, visites clients, devis à établir, appels fournisseurs, plannings à mettre à jour… et une montagne de tâches administratives qu’il repousse souvent à la fin de la journée.
Factures à traiter le soir, documents à retrouver dans l’urgence, erreurs de saisie, oublis… Ce rythme intense crée une véritable charge mentale.
Avant la réforme : désorganisation, stress, perte de temps
• Les devis sont réalisés sur Excel et envoyés manuellement en PDF.
• Les factures fournisseurs sont stockées dans des dossiers partagés aux noms approximatifs.
• La comptabilité est externalisée, mais la transmission des documents prend des jours.
• La TVA est suivie « à l’œil » : approximations, oublis, erreurs de taux…
• Aucun processus de vérification n’est en place en cas de litige ou de demande client.
👉 Résultat : José perd du temps chaque semaine à retrouver des documents, gérer des doublons ou répondre dans l’urgence. Et il sait qu’il n’est pas du tout prêt pour la réforme 2026.
Après la mise en place d’une solution conforme
Étape 1 : José adopte un logiciel de gestion (ERP) pour centraliser tous ses documents : devis, factures, chantiers, clients.
Étape 2 : Il connecte ce logiciel à une solution de GED, qui classe automatiquement les factures (clients et fournisseurs), prépare les données pour le e-reporting, et assure un archivage sécurisé.
Étape 3 : Il ajoute une solution de signature électronique pour valider ses devis ou bons de commande à distance.
Les factures sont désormais générées au format Factur-X, puis transmises via une PDP certifiée.
Les factures fournisseurs sont automatiquement intégrées, prêtes à être validées et archivées.
Les données TVA sont consolidées et transmises sans ressaisie manuelle.
🕒 José gagne du temps, réduit les erreurs et retrouve une vision claire de sa rentabilité chantier par chantier.
Comment se passe concrètement la transition ?
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la mise en conformité ne se fait pas en une seule fois, ni dans la douleur. C’est un processus progressif, basé sur une démarche structurée.
Voici les 5 étapes types suivies par les PME bien accompagnées :
1. Audit initial : état des lieux de vos habitudes, outils actuels, contraintes métier.
2. Préconisation de solutions adaptées à votre secteur : BTP, industrie, second œuvre, etc.
3. Paramétrage personnalisé : récupération de vos données existantes (clients, fournisseurs, articles) pour éviter toute perte de temps.
4. Formation des équipes, sur site ou à distance, avec des supports concrets.
5. Mise en production + support continu pour répondre aux questions, ajuster les paramétrages et assurer la montée en autonomie.
Objectif : que cette transition ne soit ni chronophage, ni stressante, mais qu’elle devienne au contraire un levier d’efficacité et de pilotage de votre entreprise.
Maîtrisez la Facturation Électronique
Tout ce que vous devez savoir et comprendre sur les nouvelles obligations 2026/2027
✅ Délais, obligations, choix d’une PDP, cas pratiques concrets, conseils & astuces…
FAQ | Réforme facturation électronique
Cet article vous a plu ? Partagez le !
Ces contenus pourraient vous intéresser :
