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Facture d’achat : contrôle, comptabilisation et conservation
v3.0Refonte complète du 25 août 2026 — article initialement publié en avril 2022
Historique des mises à jour
v3.0 (25/08/2026) : refonte complète — les trois contrôles avant saisie, le régime réel du droit à déduction de la TVA (naissance à l’exigibilité chez le fournisseur), le traitement des factures non parvenues à la clôture, les durées de conservation, l’obligation de réception des factures électroniques du 1er septembre 2026 et le report de la recodification TVA au 1er janvier 2027 (ordonnance n° 2026-671 du 27 juillet 2026).
v1 (avril 2022, mise à jour décembre 2024) : article d’origine.
Une facture d’achat qui arrive n’est pas une facture à payer : c’est une facture à vérifier. Entre le moment où elle entre dans l’entreprise et celui où elle est réglée, trois choses peuvent mal tourner — un écart avec ce qui avait été commandé, une TVA déduite trop tôt, une charge oubliée à la clôture. Aucune des trois ne se voit sur la facture elle-même. Cet article prend la chaîne dans l’ordre où elle se déroule vraiment, du contrôle à la conservation, avec une échéance en toile de fond : à partir du 1er septembre 2026, vos fournisseurs pourront vous envoyer leurs factures au format électronique, et vous devrez être en mesure de les recevoir. Pour comprendre ce qui précède, voir la gestion des achats de bout en bout.
En 30 secondes
- Avant de saisir : mentions obligatoires, rapprochement avec la commande et le bon de livraison, contrôle du taux et du montant de TVA.
- L’écriture : débit du compte de charge (ou d’immobilisation) en HT, débit de la TVA déductible, crédit du compte 401 fournisseur en TTC.
- Le piège : détenir la facture ne suffit pas. La TVA n’est déductible que lorsqu’elle est devenue exigible chez le fournisseur — à la livraison pour les biens, au paiement pour les prestations de services.
- À la clôture : ce qui est livré mais pas encore facturé se comptabilise en factures non parvenues (compte 408) ; sinon la charge tombe sur le mauvais exercice.
Sommaire de l’article
1. Ce qu’est une facture d’achat
Une facture d’achat est la facture reçue d’un fournisseur, qui constate une dette de votre entreprise envers lui. C’est exactement le même document qu’une facture de vente — mais lu de l’autre côté : ce qui est un produit et une créance chez l’émetteur devient une charge et une dette chez le destinataire. Elle sert de pièce justificative comptable, de support au droit à déduction de la TVA, et de preuve en cas de contrôle.
Cette symétrie a une conséquence pratique que beaucoup de PME découvrent tard : les mentions obligatoires qui s’imposent à vos factures de vente s’imposent aussi à celles que vous recevez. Une facture fournisseur incomplète n’est pas seulement mal remplie — elle peut fragiliser votre déduction de TVA. Et le contrôle de cette conformité vous incombe, pas au fournisseur.
Achat de marchandisesMatières premièresSous-traitanceLocation de matérielFrais générauxImmobilisations
2. Les trois contrôles à faire avant toute saisie
Une facture d’achat se contrôle sur trois plans et dans cet ordre : sa forme (les mentions obligatoires y sont-elles ?), son fond (correspond-elle à ce qui a été commandé et livré ?), sa fiscalité (le taux et le montant de TVA sont-ils justes, et la taxe est-elle déjà exigible ?). Sauter le deuxième est ce qui coûte le plus cher.
- Le contrôle de formeIdentité complète des deux parties, numéro et date de facture, numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur, désignation, quantité, prix unitaire, taux et montant de TVA par taux, total HT et TTC, conditions de règlement. Les mentions sont fixées par l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI, et le droit à déduction suppose une facture régulière.
- Le rapprochement à trois documentsLa facture contre la commande d’achat (ce qui était convenu) et le bon de livraison (ce qui est arrivé). C’est là que se trouvent les écarts de prix, de quantité et de référence — invisibles sur la facture seule.
- Le contrôle fiscalLe taux appliqué est-il le bon — question quotidienne en BTP entre 20 %, 10 % et 5,5 % ? S’agit-il d’une opération en autoliquidation, auquel cas la facture du sous-traitant ne doit pas porter de TVA ? Et surtout : la taxe est-elle déjà déductible (voir plus bas) ?
L’erreur qui se paie deux foisValider une facture parce que le montant « ressemble » à la commande. Un écart de 3 % sur un poste d’achat qui représente 40 % du chiffre d’affaires, c’est 1,2 point de marge nette qui disparaît sans qu’aucune ligne de compte ne le signale. Le rapprochement n’est pas une formalité comptable : c’est un contrôle de marge.
3. L’écriture comptable, ligne à ligne
La comptabilisation d’une facture d’achat suit toujours la même logique : on débite ce que l’on consomme ou ce que l’on acquiert, en hors taxes ; on débite la TVA que l’État nous remboursera ; on crédite ce que l’on doit au fournisseur, en toutes taxes comprises. Le total des débits égale le crédit.
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 607 (ou 601, 604, 606, 611…) | Achats — selon la nature de la dépense | Montant HT | — |
| 44566 | TVA déductible sur biens et services | Montant de TVA | — |
| 401 | Fournisseurs | — | Montant TTC |
Trois variantes reviennent constamment dans les entreprises du bâtiment et de l’industrie :
- L’immobilisation — un bien destiné à durer n’est pas une charge : on débite un compte de classe 2 au lieu du 6, et la TVA va au compte 44562, TVA déductible sur immobilisations.
- La sous-traitance — elle a son propre compte (611). La distinguer des achats de matière est ce qui permet de comparer, affaire par affaire, ce qui a été fait en interne et ce qui a été confié dehors.
- Les frais accessoires — transport, manutention, droits de douane. Le règlement comptable les rattache au coût d’acquisition des biens achetés : les diluer en frais généraux, c’est sous-évaluer le coût réel de la matière, donc sur-évaluer la marge du chantier.
Le lien avec le plan comptableLe choix du compte n’est pas une subtilité d’expert : c’est lui qui détermine ce que vous lirez dans votre compte de résultat. Pour la logique d’ensemble, voir le plan comptable expliqué pour une PME.
4. Le piège de la TVA : détenir la facture ne suffit pas
Le droit à déduction ne naît pas quand vous recevez la facture, mais quand la TVA devient exigible chez votre fournisseur. C’est la règle du 2 du I de l’article 271 du CGI, renvoyant au 2 de l’article 269. Conséquence concrète : pour un achat de biens, la taxe est déductible dès la livraison ; pour une prestation de services, elle ne l’est qu’au paiement — sauf si le prestataire a opté pour les débits, ce qu’il doit alors indiquer sur sa facture.
C’est la première cause de redressement sur les achats en PME, et elle n’a rien d’exotique : la facture de l’architecte, du bureau d’études, du loueur de matériel ou de l’expert-comptable arrive en fin de mois, elle est saisie, la TVA est déduite sur la déclaration du mois — alors qu’elle ne sera exigible qu’au règlement, le mois suivant.
Le droit à déduction prend naissance lorsque la taxe déductible devient exigible chez le redevable.
BOBOFiP, BOI-TVA-DED-10-30 — naissance du droit à déduction
| Nature de l’achat | TVA exigible chez le fournisseur | TVA déductible chez vous |
|---|---|---|
| Biens (matériaux, matières, marchandises) | À la livraison | Dès la livraison, facture en main |
| Prestations de services | À l’encaissement du prix | Au paiement de la facture |
| Prestations avec option pour les débits | À la facturation | Dès réception de la facture |
| Acompte sur prestation | Au versement de l’acompte | Au versement |
Deux réflexes suffisent à s’en protéger : chercher la mention « TVA sur les débits » sur les factures de prestataires réguliers, et tenir un journal d’achats qui distingue biens et services. Un logiciel qui porte cette information sur la fiche fournisseur fait le tri à votre place.
Point de vigilance — l’autoliquidation en sous-traitance BTPPour les travaux immobiliers réalisés par un sous-traitant pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti, la TVA est autoliquidée : la facture du sous-traitant est établie hors taxe avec la mention « autoliquidation », et c’est le donneur d’ordre qui déclare la taxe. Une facture de sous-traitant qui porte de la TVA n’est pas une bonne nouvelle : c’est une facture à faire corriger.
5. La facture non parvenue : le compte 408, celui que personne ne surveille
Une facture non parvenue est une charge certaine dont la facture n’est pas encore arrivée à la date de clôture. Elle se comptabilise au crédit du compte 408, « Fournisseurs — factures non parvenues », par le débit du compte de charge concerné. C’est l’application du principe de rattachement : une charge appartient à l’exercice pendant lequel la prestation a été exécutée ou le bien livré, pas à celui où le fournisseur se décide à facturer.
C’est le point le plus souvent négligé, et le plus déformant. Sur un chantier livré en décembre dont les matériaux sont facturés en février, ignorer la facture non parvenue produit deux erreurs qui se compensent mal : le résultat de l’exercice clos est surévalué, celui du suivant est plombé par une charge qui ne lui appartient pas. Sur une entreprise à l’affaire, c’est la rentabilité du chantier elle-même qui devient illisible.
La condition pratiquePour établir ses factures non parvenues à la clôture, il faut savoir ce qui a été reçu et pas encore facturé. Autrement dit : il faut que les réceptions soient saisies. Une entreprise qui ne pointe pas ses bons de livraison ne peut pas produire cet état — elle l’estime, et une estimation n’est pas une pièce justificative.
6. Conserver et prouver : deux durées, une seule pratique
Les factures d’achat se conservent dix ans à compter de la clôture de l’exercice, au titre de l’obligation comptable de l’article L. 123-22 du Code de commerce. Le délai fiscal est plus court — six ans en principe (livre des procédures fiscales, art. L. 102 B) — mais c’est toujours le délai le plus long qui commande la pratique.
10 ansconservation comptable des pièces justificativesC. com., art. L. 123-22
6 ansdélai fiscal de conservation des documentsLPF, art. L. 102 B
1er sept. 2026réception des factures électroniques obligatoire, toutes taillesCalendrier de la réforme
1er janv. 2027report du transfert des règles de TVA vers le CIBSOrd. n° 2026-671 du 27/07/2026
Conserver ne suffit pourtant pas : encore faut-il pouvoir démontrer le lien entre la facture et l’opération. C’est l’objet de la piste d’audit fiable, qui concerne la très grande majorité des entreprises — voir la piste d’audit fiable. Le détail des durées par famille de documents est traité dans le tableau des durées de conservation.
Ce qui ne compte pas comme conservationUn PDF dans une boîte mail personnelle, un scan dans un dossier partagé sans indexation, une facture papier dans un classeur qu’une inondation peut emporter. La question n’est pas « est-ce que je l’ai encore ? » mais « puis-je la retrouver, intacte, en moins d’une minute, dans huit ans ? ».
7. Au 1er septembre 2026, la saisie change de nature
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir leurs factures fournisseurs au format électronique — quelle que soit leur taille. L’obligation d’émettre suit au 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises. Côté achats, c’est donc la réception qui arrive la première : vos fournisseurs les plus gros émettront en électronique bien avant que vous n’y soyez obligé.
Ce que ça change pour le sujet de cet article est plus profond qu’un changement de format. Une facture électronique n’est pas un PDF : c’est un fichier structuré, dont chaque ligne est lisible par une machine. Les montants, les taux, les références peuvent donc être comparés automatiquement à ceux de votre commande. Le rapprochement à trois documents — trop coûteux à tenir à la main, donc abandonné dans la plupart des PME — redevient réaliste sur la totalité des factures reçues. À une condition : que la commande existe dans le système, avec des références propres.
Ne pas confondre deux textes du 27 juillet 2026Le décret n° 2026-677 fixe la terminologie de la facturation électronique (plateforme agréée, annuaire central). L’ordonnance n° 2026-671, elle, porte sur un tout autre sujet : elle reporte du 1er septembre 2026 au 1er janvier 2027 le transfert des règles de TVA du Code général des impôts vers le Code des impositions sur les biens et services (CIBS) — précisément pour éviter que deux réformes majeures ne tombent le même jour. Il s’agit d’une recodification à droit constant : aucune règle de fond ne change, seule la numérotation évolue, et les anciennes références au CGI restent utilisables jusqu’au 30 juin 2028.
Notre positionLes logiciels WHY sont des Solutions Compatibles : ils reçoivent et émettent au format structuré et s’interfacent avec les plateformes agréées, sans en être une. Vous choisissez votre plateforme, et vos données restent les vôtres, en France — jamais captives d’un cloud étranger.
La méthode complète côté fournisseurs, avec les coûts de traitement comparés, est traitée dans la dématérialisation des factures fournisseurs ; pour le calendrier et le rôle de chaque acteur, voir le guide de la facturation électronique.
Questions fréquentes sur la facture d’achat
Quelle est la différence entre une facture d’achat et une facture de vente ?
C’est le même document vu des deux côtés de l’opération. Chez le vendeur, il constate un produit et une créance ; chez l’acheteur, une charge (ou une immobilisation) et une dette envers le fournisseur. La facture d’achat est donc simplement la facture que vous recevez.
Quelle écriture pour comptabiliser une facture d’achat ?
On débite le compte de charge correspondant à la nature de l’achat (607 pour des marchandises, 601 pour des matières premières, 611 pour de la sous-traitance…) pour le montant hors taxes, on débite le compte 44566 de TVA déductible pour le montant de taxe, et on crédite le compte 401 Fournisseurs pour le montant toutes taxes comprises. S’il s’agit d’une immobilisation, le débit se fait en classe 2 et la TVA au compte 44562.
Quand la TVA d’une facture d’achat devient-elle déductible ?
Lorsqu’elle devient exigible chez le fournisseur, et à condition de détenir la facture. Pour un achat de biens, c’est à la livraison. Pour une prestation de services, c’est au paiement — sauf si le prestataire a opté pour les débits, ce qu’il doit mentionner sur sa facture. Recevoir la facture ne suffit donc jamais à lui seul.
Qu’est-ce qu’une facture non parvenue et comment la traiter ?
C’est une charge certaine dont la facture n’est pas encore arrivée à la clôture. On débite le compte de charge concerné et on crédite le compte 408, Fournisseurs — factures non parvenues, pour le montant hors taxes estimé de façon fiable. L’écriture est extournée à l’arrivée de la facture, qui est alors saisie normalement. La TVA, elle, ne se déduit qu’à réception de la facture régulière.
Que faire d’une facture d’achat qui ne correspond pas à la commande ?
Ne pas la valider en l’état : demander un avoir sur l’écart constaté, en joignant la commande acceptée et le bon de livraison. Régler la part non contestée permet de rester dans les délais légaux sur ce qui est réellement dû, sans pour autant reconnaître l’écart.
Combien de temps faut-il conserver ses factures d’achat ?
Dix ans à compter de la clôture de l’exercice au titre de l’obligation comptable (article L. 123-22 du Code de commerce), six ans en principe au titre du délai fiscal (article L. 102 B du livre des procédures fiscales). En pratique, c’est le délai de dix ans qui gouverne l’archivage.
Une facture fournisseur incomplète est-elle déductible ?
Le droit à déduction suppose une facture régulière, mentionnant notamment la taxe. Une facture dont les mentions obligatoires sont absentes ou erronées expose la déduction à un rejet : il faut demander au fournisseur une facture rectificative plutôt que compléter le document soi-même.
Faut-il déjà être équipé pour recevoir les factures électroniques ?
L’obligation de réception s’applique à toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026, sans seuil de taille. Concrètement, il faut être raccordé à une plateforme agréée capable de recevoir les flux et de les remettre dans votre outil de gestion ou à votre comptable. L’obligation d’émettre, pour les PME, ne vient qu’au 1er septembre 2027.
Sources de cet article
- CGI, art. 271, I-2 et art. 269, 2 — naissance du droit à déduction et exigibilité de la TVA.
- BOFiP, BOI-TVA-DED-10-30 — naissance du droit à déduction ; BOI-TVA-DED-40-10-10 — conditions formelles d’exercice.
- CGI, annexe II, art. 242 nonies A — mentions obligatoires devant figurer sur les factures.
- Code de commerce, art. L. 123-22 — conservation des documents comptables pendant dix ans.
- Livre des procédures fiscales, art. L. 102 B — délai fiscal de conservation.
- Ordonnance n° 2026-671 du 27 juillet 2026 (JO du 28 juillet) — report au 1er janvier 2027 du transfert des dispositions de TVA vers le CIBS, et prolongation au 30 juin 2028 de l’usage des anciennes références au CGI.
- Décret n° 2026-677 du 27 juillet 2026 — terminologie de la facturation électronique (plateforme agréée, annuaire central).
À retenirTrois réflexes sur les factures fournisseurs
- 01Rapprocher avant de valider : la facture contre la commande et le bon de livraison. C’est un contrôle de marge, pas une formalité comptable.
- 02Distinguer biens et services pour la TVA : sur une prestation, la taxe n’est déductible qu’au paiement, sauf option pour les débits.
- 03Traiter les factures non parvenues à la clôture — ce qui suppose que les réceptions soient saisies au fil de l’eau, pas reconstituées en janvier.
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