Pourquoi utiliser une commande d’achats dans les relations fournisseurs ?
Article mis à jour le 18/07/2023
L’automatisation du processus d’achat est primordial pour profiter d’un système rationalisé générant de réels bénéfice.
Les PME et TME n’ont pas systématiquement de service achats, pour simplifier la gestion des commandes, Il existe des outils numériques permettant d’automatiser certaines tâches.
Qu’est-ce qu’une commande d’achats fournisseur ?
Une commande d’achats fournisseurs est un document commercial que les entreprises émettent afin d’acheter des produits ou des services auprès de leurs fournisseurs. Il s’agit d’un engagement formel de l’acheteur à acheter les articles spécifiés aux conditions indiquées.
Ce document contient généralement les informations suivantes :
- L’identification de l’acheteur et du fournisseur.
- La date d’émission de la commande d’achat.
- Le détail des produits ou services à acheter : descriptions, quantités, prix unitaires, total de la commande.
- Les modalités de livraison : date, lieu, etc.
- Les conditions de paiement : délai, moyen de paiement, etc.
- Toutes autres conditions spécifiques liées à l’achat.
La commande d’achats fournisseurs est une étape clé dans le processus d’achat et est souvent précédée par une demande de prix. Une fois que la commande d’achat est envoyée et acceptée par le fournisseur, elle crée une obligation légale pour le fournisseur de fournir les biens ou services aux conditions convenues, et pour l’acheteur de payer pour ces biens ou services.
Générer une commande d’achats avec un ERP
Un système ERP comme WHY Manager optimise significativement la gestion des commandes d’achats en vous permettant d’accéder rapidement à vos articles récurrents et à leurs tarifs associés. Cette fonctionnalité se révèle un gain de temps précieux lors de la rédaction de vos commandes.
En centralisant toutes les informations dans un référentiel unique, WHY Manager facilite les échanges avec vos partenaires. Vous pouvez ainsi les solliciter de manière efficace et rapide via une interface unique.
De plus, en archivant tous les flux d’informations entre les fournisseurs et l’entreprise, l’ERP est un outil essentiel pour la prise de décisions et la gestion de l’approvisionnement.
Automatisation et gain de temps
En ayant recours à un système de gestion informatisé, comme un ERP par exemple, les TPE et les PME pourront gérer facilement leurs achats, la relation avec leurs fournisseurs et automatiser de nombreuses tâches chronophages.
En effet, les logiciels vont contribuer à optimiser le processus d’approvisionnement dans l’optique de réduire les tâches répétitives et de gagner du temps.
En seulement quelques clics, vous pourrez envoyer une demande de prix à vos fournisseurs, puis la transformer en commande d’achats. Toutes ces opérations se feront rapidement grâce à l’ERP et vous pourrez envoyer directement vos documents par email.
Analyse et reporting du poste achats
Un autre avantage non négligeable découlant de l’informatisation du poste Achats, c’est le reporting qui vous permettra de mieux comprendre votre poste Achats (dépenses par poste, par articles, par fournisseurs,…) et qui vous permettra également de bénéficier d’outils toujours plus utiles à une époque ou les choses changent à vitesse grand V.
Par exemple, l’édition qui suit est une fonctionnalité puissante qui vous permet de personnaliser la visualisation de vos données grâce à l’utilisation de filtres. Dans le cas de la gestion des fournisseurs, elle peut être utilisée pour obtenir une liste détaillée des articles commandés chez un fournisseur donné sur une période donnée.
Cet outil est extrêmement utile pour suivre l’évolution des tarifs des articles. Il vous permet de visualiser facilement les changements de prix sur une période donnée, ce qui peut vous aider à anticiper les coûts futurs et à prendre des décisions d’achat éclairées.
Enfin, l’édition peut également vous aider à retrouver tous les articles commandés pour un projet spécifique. Cela peut faciliter le suivi des coûts et la gestion du budget du projet.
Ici, la première vignette du tableau de bord affiche un graphique à barres du montant mensuel facturé par les fournisseurs, avec une comparaison avec l’année précédente (N-1). Cela offre une vue d’ensemble des tendances de coûts sur une période donnée. Vous pouvez ainsi identifier les périodes de pic de dépenses et anticiper les besoins futurs. De plus, cela peut aider à identifier les anomalies ou les changements soudains dans les dépenses, qui pourraient indiquer des problèmes potentiels.
La seconde image est une vignette du tableau de bord montrant le top 10 des fournisseurs. Chaque fournisseur est évalué en fonction du montant facturé et de leur ratio par rapport aux autres fournisseurs. Cela permet aux entreprises d’identifier rapidement leurs principaux fournisseurs en termes de coût. C’est un outil précieux pour la prise de décision, car il peut aider à déterminer si des négociations de coût sont nécessaires ou s’il est possible de chercher des fournisseurs alternatifs qui pourraient offrir des conditions plus avantageuses.
Vidéo : Commande d'achats fournisseurs
Dans cette vidéo, visualisez comment réaliser en 2 minutes une commande d’achats fournisseurs avec le logiciel WHY Manager®.
Vous souhaitez en savoir d’avantage sur la couverture fonctionnelle de WHY ? N’hésitez pas à nous solliciter pour une démonstration gratuite et personnalisée..
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