Pourquoi utiliser une commande d’achats dans les relations fournisseurs ?

L’automatisation du processus d’achat est primordial pour profiter d’un système rationalisé générant de réels bénéfice.

Les PME et TME n’ont pas systématiquement de service achats, pour simplifier la gestion des commandes, Il existe des outils numériques permettant d’automatiser certaines tâches.

Qu’est-ce qu’une commande d’achats ?

Aussi connue sous le nom d’ordre d’achats ou commande fournisseur, la commande d’achats est une intention écrite d’engager une transaction commerciale pour des produits ou services donnés. 

Elle va lier l’acheteur, l’émetteur du document, et le fournisseur, afin de construire une relation de sur le long terme.

Elle va de manière plus factuelles regrouper l’ensemble des éléments nécessaires à la transaction : Articles, Conditions de paiement, information de livraison, etc.

Générer une commande d’achats avec un ERP

Un ERP tel que WHY Manager vous permet d’accéder rapidement à vos articles récurrents ainsi qu’à leurs tarifs associés afin de gagner du temps dans la rédaction de vos commandes d’achats.

Toutes les informations sont enregistrées dans un référentiel unique. Ainsi, vous pourrez échanger avec vos partenaires et les solliciter facilement grâce à une seule interface.

Historiant l’ensemble des flux entre les fournisseurs et l’entreprise, L’ERP vous sera d’une aide précieuse dans la prise de décisions et dans la gestion de l’approvisionnement.

Automatisation et gain de temps

En ayant recours à un système de gestion informatisé, les TPE et les PME pourront gérer facilement leurs achats, la relation avec leurs fournisseurs et automatiser de nombreuses tâches chronophages.

En effet, les logiciels vont contribuer à optimiser le processus d’approvisionnement dans l’optique de réduire les tâches répétitives et de gagner du temps.

En seulement quelques clics, vous pourrez envoyer une demande de prix à vos fournisseurs, puis la transformer en commande d’achats. Toutes ces opérations se feront rapidement grâce à l’ERP et vous pourrez envoyer directement vos documents par mail.

Lorsque votre bon de commande sera validé, vous pourrez programmer le jour du paiement afin de prévoir la trésorerie suffisante et vous concentrer sur d’autres activités.

Statistiques et suivi tarifaire

Un autre avantage indéniable découlant de l’informatisation du poste Achats, c’est le reporting qui vous permettra de mieux comprendre votre poste Achats (dépenses par poste, saisonnalités, ..) et qui vous permettra également de bénéficier d’outils toujours plus utiles à une époque ou les choses changent à vitesse grand V.

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