Pourquoi utiliser une commande d’achats dans les relations fournisseurs ?

Pour passer des commandes fournisseurs, il est nécessaire d’avoir une bonne gestion de son approvisionnement.

Les PME et TME n’ont pas systématiquement de service achats, pour simplifier la gestion des commandes. Il existe des outils numériques permettant d’automatiser certaines tâches.

Why Manager gère les demandes de prix, les commandes d’achats, les marges négociées ou encore les commandes récurrentes. Ces activités font parties de la stratégie d’achats et doivent être pilotées avec attention pour assurer la pérennité de l’entreprise.

Juin 2020

Qu’est-ce qu’une commande d’achats ?

Aussi connue sous le nom d’ordre d’achats ou commande fournisseur, la commande d’achats est indispensable. 

Elle va lier l’acheteur, l’émetteur du document, et le fournisseur, afin de construire une relation de confiance sur le long terme. 

Un bon d’achats va fournir certaines informations sur la commande : les produits, les prix et les conditions de livraison.

Générer une commande d’achats avec un ERP

Un ERP tel que Why Manager vous permettra d’accéder aux tarifs de vos fournisseurs et de connaître leurs prix en fonction des quantités souhaitées.

Toutes les informations et demandes sont enregistrées. Ainsi, vous pourrez échanger avec vos partenaires et les solliciter facilement grâce à une seule interface.

Par la suite, la commande sera passée auprès du fournisseur ayant l’offre la plus intéressante. L’ERP sera une aide précieuse dans votre prise de décisions et dans la gestion de l’approvisionnement.

Automatisation et grain de temps

En ayant recours à un système de gestion automatisé, les TPE et les PME pourront gérer facilement leurs commandes d’achats, leurs relations avec leurs fournisseurs et automatiser de nombreuses tâches.

En effet, les logiciels vont contribuer à optimiser le processus d’approvisionnement dans l’optique de réduire les tâches répétitives et de gagner du temps.

Par exemple, dès que le fournisseur a reçu la commande d’achats et l’a validée, les stocks seront automatiquement mis à jour. Vous n’aurez plus d’actions manuelles à réaliser ce qui vous fera gagner du temps.

Le taux de rotation sera lui aussi mis à jour en fonction des dernières informations. Vous aurez une connaissance en temps réel de votre niveau de stock afin d’agir rapidement et de prendre des décisions.

En seulement quelques clics, vous pourrez envoyer une demande de prix à vos fournisseurs, puis la transformer en commande d’achats. Toutes ces opérations se feront rapidement grâce à l’ERP et vous pourrez envoyer directement vos documents par mail.

Lorsque votre bon de commande sera validé, vous pourrez programmer le jour du paiement afin de prévoir la trésorerie suffisante et vous concentrer sur d’autres activités.

Centralisation de l'information

En utilisant un outil numérique, votre suivi fournisseurs sera simple et efficace. Automatiquement, les prix des articles seront mis à jour. Vous pourrez accéder aux demandes de prix et aux bons de commandes avec le détail des marchandises, les prix et les marges négociées.

Grâce au tableau de bord, vous suivrez en temps réel l’état d’avancement de vos commandes : envoyée, reçue, acceptée, refusée, payée. Il vous sera également possible de suivre l’historique des tarifs de vos commandes fournisseurs.

Ce qu’il faut retenir sur la commande d’achats

Afin d’optimiser votre gestion des stocks et votre processus d’approvisionnement, il sera nécessaire de vous équiper d’un outil adéquat, tel que Why Manager

En vous équipant d’un ERP, vous pourrez gérer vos demandes de prix, suivre l’état de vos commandes d’achats et anticiper les coûts.

Grâce au tableau de bord et à l’automatisation, vous pourrez suivre en temps réel vos stocks. Les outils numériques vous permettront d’anticiper les futures commandes et gérer votre trésorerie.

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