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Durée de conservation des documents : le tableau complet pour l’entreprise

Par Marie Havet · Publié le 24 août 2026 · 9 min de lecture

Dix ans ? Six ans ? Cinq ans ? Toute entreprise doit conserver les documents qu’elle émet et reçoit pendant des durées minimales fixées par la loi — et ces durées varient d’un an à trente ans selon la nature du document. Cette page rassemble les délais applicables, leur point de départ et leur fondement légal, familles par familles, à partir des sources officielles. Avec la règle d’or qui évite tous les débats : en cas de doute, on retient la durée la plus longue.

1. Les deux règles qui simplifient tout

Règle n° 1 : la durée légale est un minimum, jamais un maximum — l’entreprise peut conserver plus longtemps, à une exception près : les documents contenant des données personnelles, que le RGPD interdit de garder au-delà du nécessaire. Règle n° 2 : quand une pièce relève de plusieurs textes, on retient la durée la plus longue.

La seconde règle règle 90 % des débats. L’exemple classique est la facture : pièce justificative comptable, elle se conserve 10 ans (article L123-22 du Code de commerce) ; document fiscal, elle relève aussi de l’article L102 B du Livre des procédures fiscales. Verdict : 10 ans, la plus longue des deux. Même logique pour un contrat de travail, à la fois social et civil. Pendant tous ces délais, l’administration — fisc, URSSAF, inspection du travail — peut exercer son droit de contrôle : le document absent au moment du contrôle, c’est la preuve qui manque au moment où elle vaut le plus cher.

2. Documents comptables : 10 ans, le socle

Tous les documents comptables se conservent 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce) — c’est le bloc le plus long et le plus simple, car il n’a pas d’exception.

Dans le BTP, ce bloc emporte aussi les situations de travaux et décomptes : ce sont des pièces justificatives comme les autres. Et rappelons que la facture doit d’abord être conforme pour être conservée utilement — les mentions obligatoires sont le préalable.

3. Documents fiscaux : 6 ans — et bientôt 10

Les livres, registres et pièces sur lesquels s’exercent les droits de contrôle de l’administration fiscale se conservent 6 ans (article L102 B du LPF), à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d’établissement du document. Ce délai est porté à 10 ans pour les documents dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 — autant dire que le réflexe à prendre dès maintenant est « fiscal = 10 ans ».

4. Civil et commercial : 5 ans, et les exceptions qui comptent

Les contrats commerciaux, la correspondance commerciale et les documents bancaires se conservent 5 ans (article L110-4 du Code de commerce) — mais cette famille est celle qui compte le plus d’exceptions, vers le haut comme vers le bas.

Pour le BTP, la ligne « 30 ans » n’est pas exotique : elle rejoint l’horizon de la responsabilité décennale et des dossiers d’ouvrages — le DOE et les pièces de chantier gagnent à être archivés sur la durée longue, bien au-delà des minima commerciaux.

5. Social et RH : le bloc aux trois vitesses

Le social se conserve entre 1 et 5 ans selon le document — c’est la famille où l’on se trompe le plus, parce que les points de départ diffèrent : date du document pour la paie, départ du salarié pour le contrat.

La dernière ligne surprend toujours : quand l’entreprise remet le bulletin sous forme électronique, elle doit en garantir la disponibilité au salarié pendant 50 ans ou jusqu’à ses droits à retraite plus six ans — une obligation qui repose en pratique sur le coffre-fort numérique et son opérateur, pas sur un dossier partagé.

6. Papier ou numérique : ce qui vaut preuve

Le numérique a la même valeur que le papier — à condition de garantir l’intégrité, la lisibilité et la sécurité du document pendant toute la durée de conservation. Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, une facture papier peut même être numérisée dès réception et conservée uniquement sous forme dématérialisée, si la copie est fidèle et durable.

C’est ici que la conservation cesse d’être un sujet juridique pour devenir un sujet d’organisation. Garder dix ans, ce n’est pas empiler : c’est retrouver en quelques secondes la pièce que demande le contrôleur ou l’avocat. Trois briques y pourvoient : un plan de classement qui range chaque document au même endroit quelle que soit la personne qui classe, une GED qui indexe et trace, et un archivage électronique qui fige les documents engageants. Et le meilleur archivage reste celui qu’on ne fait pas à la main : quand devis, commandes, situations et factures naissent dans le logiciel de gestion, ils naissent classés — rattachés à l’affaire, datés, retrouvables. Un point qui devient critique avec la facturation électronique : les factures structurées reçues dès septembre 2026 sont nativement des documents numériques à conserver tels quels.

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