Qu’est-ce que le format UBL ?
UBL désigne un langage universel basé sur XML, destiné à standardiser les documents d’affaires : devis, bons de commande, bordereaux de livraison, ou encore factures numériques.
Ce format est conforme à une norme internationale, utilisée dans de nombreux pays.
Ce modèle permet d’organiser les données de façon claire pour les logiciels. Un fichier UBL est exploitable automatiquement, sans saisie manuelle, par votre ERP ou votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Ce format est aujourd’hui utilisé dans plusieurs pays européens, notamment dans le cadre de projets de facturation électronique réglementée. Il répond à des exigences précises en matière de traçabilité, d’échange structuré et de technologie durable.
À quoi sert UBL dans la facturation ?
La généralisation de la facturation électronique en France (prévue entre 2026 et 2027) rend l’adoption de formats structurés comme UBL indispensable pour de nombreuses entreprises.
Cas d’usage concrets :
• Transmission directe des factures aux plateformes agréées (PDP, PPF),
• Archivage facilité dans des outils de GED comme Zeendoc,
• Exploitation rapide des informations via votre ERP (ex. : WHY Manager®),
• Traçabilité renforcée pour vos livraisons de matériaux ou de services,
• Mise en conformité automatique avec les exigences fiscales,
• Échange simplifié de documents via un format unique et structuré,
• Gestion centralisée de plusieurs types de documents électroniques,
• Transmission rapide et automatisée dans des environnements commerciaux variés.
Les bénéfices du format UBL pour les PME
Pour le BTP comme pour l’industrie :
• Traitement automatisé des documents comptables,
• Moins d’erreurs humaines lors de l’émission ou de la réception,
• Gains de temps sur l’envoi, le contrôle et le traitement des données,
• Interopérabilité avec les outils métiers (ERP, GED, plateformes d’échange),
• Visibilité accrue sur les processus et les délais logistiques,
• Réduction des coûts liés à la gestion papier,
• Intégration possible avec des outils portables pour le suivi terrain,
• Utilisation de la technologie XML permettant une exploitation fluide des données,
• S’intègre dans une démarche durable en limitant les impressions et en facilitant les flux électroniques,
• S’applique à divers formats de facturation selon les exigences du secteur.
Grâce à UBL, vos données sont prêtes à être analysées ou intégrées dans vos tableaux de bord de pilotage.
Un vrai levier de fiabilité et d’amélioration continue pour toute entreprise souhaitant professionnaliser sa gestion.
UBL, Factur-X ou CII : que choisir ?
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront choisir l’un des trois formats reconnus : UBL, CII ou Factur-X.
Parmi eux, Factur-X est le format préconisé par l’administration française car il combine un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML structuré pour les traitements automatisés. Ce format hybride facilite la transition numérique pour les PME qui souhaitent conserver une version visuelle de leurs factures tout en respectant les exigences techniques de l’e-invoicing.
| Format | Structure | Lisible humain | Automatisable | Recommandé pour |
|---|---|---|---|---|
| UBL | XML Seul | ❌ | ✅ | PME, B2B structuré |
| Factur-X | PDF + XML | ✅ | ✅ | TPE, PME, administration |
| CII | XML avancé | ❌ | ✅ | Groupes internationaux |
Toutefois, le format UBL se distingue par sa structure rigide mais puissante, idéale pour des échanges de documents complexes entre systèmes d’information.
Chaque format présente des caractéristiques propres. Le choix dépendra des options proposées par votre solution actuelle et des exigences de vos partenaires. Il est essentiel d’analyser les offres disponibles sur le marché et les critères techniques pour faire le bon choix.
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Trois approches possibles :
1. Utiliser un ERP comme WHY Manager®, déjà compatible avec UBL,
2. Recourir à une GED comme Zeendoc pour générer des flux au format structuré,
3. Se connecter à une plateforme PDP (Partenaire de Dématérialisation) certifiée.
WhySoft Group propose une mise en place rapide avec :
• Importation de vos anciens documents,
• Création de vos modèles personnalisés,
• Formation de vos collaborateurs sur les offres disponibles,
• Présentation claire des options d’implémentation sur une page dédiée.
Défis à anticiper avec UBL
• Technicité du format XML, nécessitant une solution logicielle adaptée,
• Changements dans les habitudes métiers, avec plus d’automatisation,
• Interopérabilité à vérifier avec vos partenaires et fournisseurs,
• Accompagnement essentiel pour une bonne transition,
• Prise en compte de la matière réglementaire liée aux échanges électroniques,
• Sensibilisation des utilisateurs à la bonne utilisation des formats normalisés.
En résumé
Le format UBL est une opportunité concrète de structurer vos factures, d’améliorer vos flux et de préparer votre entreprise à la réforme e-invoicing. En l’intégrant dans votre écosystème numérique (ERP, GED, PDP), vous renforcez à la fois votre efficacité opérationnelle, votre conformité réglementaire et votre pilotage financier.
C’est aussi une porte d’entrée vers un monde numérique plus fluide, fondé sur l’automatisation, la transparence des échanges et des technologies responsables. Il facilite la gestion des données, la standardisation des formats, et assure un fonctionnement cohérent avec les pratiques commerciales modernes.
FAQ | Le format UBL
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