Gérer votre activitéLogiciel ERP / PGIDevis & facturationGestion de stockGestion d'interventionPlanningSuivre & mobiliserPointage smartphonePointage atelierOutils complémentairesConfigurateur de devisSignature électroniqueGED · Zeendoc
Accueil › Blog › Stock & Approvisionnement
Fiche fournisseur : les données à tenir (et celles qu’on oublie)
v1.0Créé le 25 août 2026 — seuils et obligations vérifiés
Historique des mises à jour
25/08/2026 : première publication.
La fiche fournisseur est la carte d’identité de la relation d’achat : c’est elle qui alimente vos demandes de prix, vos commandes et le règlement de vos factures. Chez WhySoft, nous voyons le même schéma chez beaucoup de PME du BTP et de l’industrie : des fiches créées en deux minutes à la première commande, jamais vérifiées, jamais remises à jour — jusqu’au jour où un RIB frauduleux ou une attestation manquante coûte cher. Cet article liste les données à tenir, les vérifications à faire à la création, et ce qui se met à jour tout seul quand le circuit de gestion des achats est saisi dans le logiciel.
En 30 secondes
- Trois blocs : identité légale (SIREN, TVA intracommunautaire, adresse, contacts), conditions commerciales (paiement, franco, remises, RIB), données de suivi (en-cours, historique, incidents).
- À la création : vérifier le SIREN, le numéro de TVA et surtout le RIB par un second canal — la fraude au faux fournisseur passe par la fiche.
- Vigilance : pour toute prestation d’au moins 5 000 € HT, l’attestation de vigilance URSSAF du prestataire est obligatoire, à renouveler tous les 6 mois.
- Mise à jour : l’en-cours, l’historique et les statistiques se tiennent seuls si commandes et réceptions sont saisies ; le reste se revoit une fois par an.
Sommaire de l’article
Fiche fournisseur : définition
La fiche fournisseur est l’enregistrement unique qui rassemble, pour chaque fournisseur, son identité légale, ses conditions commerciales et les données de suivi de la relation. Elle est la référence que reprennent tous les documents du circuit achats : demande de prix, commande d’achat, réception, facture d’achat et règlement.
Sa qualité conditionne tout l’aval : une adresse de livraison fausse fait dérouter une commande, un RIB non vérifié fait partir un virement au mauvais endroit, des conditions de paiement mal renseignées faussent le prévisionnel de trésorerie. À l’inverse, une fiche complète et vérifiée fait gagner du temps à chaque document — les conditions se reprennent toutes seules.
Que contient une fiche fournisseur complète : les trois blocs
Une fiche fournisseur complète tient en trois blocs : l’identité légale (qui est ce fournisseur), les conditions commerciales (à quelles conditions on lui achète) et le suivi (ce que la relation a produit). Le premier se vérifie à la création, le deuxième se négocie, le troisième se construit tout seul si le circuit est saisi.
| Bloc | Données | D’où elles viennent |
|---|---|---|
| Identité légale | Raison sociale exacte, SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, forme juridique, adresse du siège, adresse de facturation, contacts (commercial, comptabilité, SAV) | Extrait d’immatriculation, annuaire-entreprises.data.gouv.fr, premier échange commercial |
| Conditions commerciales | Conditions de paiement (dans les plafonds légaux), RIB vérifié, remises et tarifs négociés, seuil de franco de port, délais de livraison annoncés, minimum de commande | Négociation, conditions générales de vente, réponses aux demandes de prix |
| Suivi de la relation | En-cours (commandes non livrées, factures non réglées), historique des commandes et des prix, incidents (retards, non-conformités), attestations et leur date d’échéance | Automatique si commandes, réceptions et factures sont saisies dans le logiciel |
Cas pratique — atelierUn atelier de métallerie référence un nouveau fournisseur d’aciers. À la création de la fiche : SIREN contrôlé, TVA intracommunautaire validée, RIB confirmé par téléphone au numéro du site officiel, conditions négociées saisies (45 jours fin de mois, franco à 1 200 €). Six mois plus tard, la fiche affiche seule l’en-cours, le prix moyen des tôles sur la période et deux retards de livraison — la matière de la prochaine négociation, sans aucune saisie supplémentaire.
Les vérifications à la création : SIREN, TVA, RIB, vigilance
Quatre vérifications se font au moment de créer la fiche, parce que c’est le moment où personne ne les conteste : l’existence légale (SIREN), la validité du numéro de TVA intracommunautaire, l’authenticité du RIB, et — pour les prestataires — l’attestation de vigilance URSSAF.
- Le SIREN / SIRET se contrôle en une minute sur l’annuaire des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr) : existence, adresse du siège, état de la procédure collective éventuelle. Une entreprise radiée ou en liquidation qui prend votre commande est un risque que la fiche aurait détecté.
- Le numéro de TVA intracommunautaire se valide sur le service VIES de la Commission européenne — indispensable si vous achetez dans l’Union européenne, utile en national pour confirmer la cohérence avec le SIREN.
- Le RIB mérite le traitement le plus strict, voir l’encadré ci-dessous.
- L’attestation de vigilance URSSAF est obligatoire pour tout contrat de prestation (travaux, services, sous-traitance) d’au moins 5 000 € HT : elle se demande à la signature puis tous les six mois, et son authenticité se vérifie avec le code de sécurité sur urssaf.fr. Sans elle, le donneur d’ordre peut être tenu solidairement des dettes sociales du prestataire.
5 000 € HTseuil de l’obligation de vigilance sur les contrats de prestationArt. R. 8222-1 C. trav. · urssaf.fr
6 moispériodicité de renouvellement de l’attestation de vigilanceArt. L. 8222-1 C. trav.
60 jplafond légal du délai de paiement convenu, à saisir sur la ficheArt. L. 441-10 C. com.
Point de vigilance — la fraude au faux fournisseur passe par la ficheLe scénario classique : un e-mail crédible annonce un « changement de coordonnées bancaires » du fournisseur, la fiche est mise à jour, les virements suivants partent sur le compte du fraudeur. La parade tient en une règle : tout RIB — à la création comme à chaque changement — se confirme par un second canal indépendant (appel au numéro connu de longue date ou figurant sur le site officiel, jamais celui de l’e-mail reçu). Et la modification des coordonnées bancaires se réserve à une ou deux personnes désignées, avec trace de qui a modifié quoi.
L’erreur à ne pas commettreCréer la fiche « pour débloquer la commande » et remettre les vérifications à plus tard. Plus tard n’arrive jamais : la fiche incomplète devient la référence, et c’est au premier litige — ou au premier contrôle — qu’on découvre le SIREN erroné ou l’attestation manquante.
Le catalogue fournisseur rattaché : articles, tarifs, multi-fournisseurs
Le catalogue fournisseur est le prolongement naturel de la fiche : la liste des articles que ce fournisseur vous vend, avec ses références, ses prix, ses remises et ses conditionnements. Rattaché à la fiche, il transforme un carnet d’adresses en outil d’achat.
Concrètement, chaque article de votre base peut porter plusieurs fournisseurs possibles, chacun avec sa référence propre et son tarif. C’est ce rattachement qui permet trois gestes du quotidien : lancer une demande de prix pré-remplie avec les bonnes références chez chaque consulté, comparer les tarifs à l’article avant de commander, et chiffrer les devis clients sur des prix d’achat à jour plutôt que sur ceux de l’an dernier. Les réponses aux consultations viennent enrichir le catalogue au fil de l’eau : le prix collecté aujourd’hui sert le chiffrage de demain.
Bon à savoir — un article, plusieurs fournisseursTenir deux fournisseurs référencés par famille d’achats critique n’est pas de la défiance : c’est ce qui rend la consultation crédible et protège l’activité si l’un défaille. La fiche et le catalogue en sont la condition matérielle — on ne consulte vite que ce qui est déjà référencé.
Modèle de fiche fournisseur (Excel)Identité, conditions, grille d’évaluation à score automatique et suivi — cellules à remplir en jaune, exemples inclus
Tenir la fiche à jour : ce qui se revoit, ce qui se tient tout seul
La mise à jour d’une fiche fournisseur se partage en deux : les données déclaratives (coordonnées, conditions, attestations) se revoient à date fixe — une revue annuelle suffit pour la plupart des fournisseurs, semestrielle pour les prestataires soumis à vigilance — tandis que les données d’activité (en-cours, historique, statistiques) se construisent toutes seules si le circuit achats est saisi.
- À chaque événementChangement de RIB (avec contre-vérification), changement d’interlocuteur, nouvelle condition négociée : la fiche se met à jour au moment où l’information arrive, pas « quand on aura le temps ».
- Tous les six moisRenouvellement des attestations de vigilance des prestataires concernés — l’échéance se note sur la fiche pour être relancée à temps.
- Une fois par anRevue du panel : fiches en doublon à fusionner, fournisseurs inactifs à archiver (sans supprimer : l’historique sert la comptabilité), conditions à renégocier sur la base des chiffres de l’année.
Cette revue annuelle est aussi le moment de noter chaque fournisseur — respect des délais, conformité des livraisons, réactivité — et de mesurer votre dépendance réciproque : c’est l’objet de la grille d’évaluation détaillée dans notre article sur la gestion des fournisseurs.
La fiche fournisseur dans l’ERP : saisie une fois, reprise partout
Dans un logiciel de gestion intégré, la fiche fournisseur est saisie une fois et reprise partout : ses conditions alimentent par défaut chaque commande, son RIB sécurise les règlements, son catalogue pré-remplit les consultations, et son historique se construit à mesure que commandes, réceptions et factures passent.
C’est le fonctionnement de la fiche tiers fournisseur de WHY Manager® : identité, conditions de paiement, franco et remises repris automatiquement sur les commandes d’achats ; catalogue d’articles par fournisseur avec tarifs à jour ; en-cours, historique des prix et des livraisons visibles par toute l’équipe. La donnée est saisie une fois, au bon endroit — le reste du circuit la consomme.
FAQ — vos questions sur la fiche fournisseur
Que doit contenir une fiche fournisseur ?
Trois blocs : l’identité légale (raison sociale, SIREN/SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, adresses, contacts), les conditions commerciales (conditions de paiement, RIB vérifié, remises, franco de port, délais) et le suivi de la relation (en-cours, historique des commandes et des prix, incidents, attestations).
Comment vérifier un fournisseur avant de le référencer ?
Contrôler le SIREN sur l’annuaire des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr), valider le numéro de TVA intracommunautaire sur VIES, confirmer le RIB par un second canal indépendant, et demander l’attestation de vigilance URSSAF pour toute prestation d’au moins 5 000 € HT.
Comment éviter la fraude au faux fournisseur ?
En traitant tout changement de coordonnées bancaires comme suspect par défaut : confirmation par un second canal (appel au numéro connu ou du site officiel, jamais celui de l’e-mail reçu), modification réservée à une ou deux personnes désignées, et trace de chaque changement sur la fiche.
Qu’est-ce que l’attestation de vigilance et quand est-elle obligatoire ?
C’est le document URSSAF attestant que le prestataire est à jour de ses obligations sociales. Elle est obligatoire pour tout contrat de prestation d’au moins 5 000 € HT, à la signature puis tous les six mois. À défaut, le donneur d’ordre peut être tenu solidairement des dettes sociales du prestataire.
Qu’est-ce qu’un catalogue fournisseur ?
La liste des articles qu’un fournisseur vous vend, rattachée à sa fiche, avec ses références propres, ses prix et ses remises. Il permet de consulter vite (demandes de prix pré-remplies), de comparer à l’article et de chiffrer les devis clients sur des prix d’achat à jour.
À quelle fréquence mettre à jour une fiche fournisseur ?
Immédiatement pour tout événement (RIB, interlocuteur, condition négociée), tous les six mois pour les attestations de vigilance des prestataires, et une fois par an pour la revue complète du panel — doublons, inactifs, conditions à renégocier.
À retenirLa fiche fournisseur en trois points
- 01Trois blocs : identité vérifiée à la création, conditions négociées et saisies, suivi qui se construit tout seul si le circuit achats est saisi.
- 02Le RIB est la donnée la plus sensible de la fiche : contre-vérification par un second canal à la création et à chaque changement, sans exception.
- 03Pour les prestations d’au moins 5 000 € HT, l’attestation de vigilance URSSAF se demande à la signature et se renouvelle tous les six mois — l’échéance se note sur la fiche.
Des fiches fournisseurs qui travaillent pour vous
Conditions reprises sur chaque commande, catalogues tarifaires à jour, en-cours et historique sans saisie : voyez la fiche tiers de WHY Manager sur vos propres fournisseurs, en 30 minutes.
À lire ensuite
Sources de cet article
- Code du travail, art. L. 8222-1 et R. 8222-1 — obligation de vigilance du donneur d’ordre, seuil de 5 000 € HT, périodicité semestrielle — Légifrance, consultés le 25 août 2026.
- urssaf.fr — attestation de vigilance : délivrance et vérification d’authenticité par code de sécurité.
- Code de commerce, art. L. 441-10 — plafonds légaux des délais de paiement convenus — Légifrance.
- annuaire-entreprises.data.gouv.fr et système VIES (Commission européenne) — vérification du SIREN et du numéro de TVA intracommunautaire.
×
Demander une démonstration
30 minutes en visio, avec un spécialiste de votre métier. Sans engagement.
C’est noté, merci.Votre demande est enregistrée. Un spécialiste de votre métier vous rappelle sous 24 heures ouvrées pour convenir du créneau de démonstration.
L’envoi n’a pas abouti. Vous pouvez réessayer, ou nous joindre directement au 03 20 54 89 42.