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Exemple de facture : le modèle commenté ligne par ligne

Q: Que doit contenir une facture pour être valable ?

Cinq blocs : l'identification de l'émetteur (dénomination, adresse, SIREN, RCS, TVA intracommunautaire, assurance décennale pour le bâtiment), celle du client, le numéro et les dates, le détail des prestations avec les totaux HT par taux de TVA et le TTC, et les conditions de règlement — échéance, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €.

Q: Peut-on faire une facture sur Word ou Excel ?

Rien ne l'interdit tant que les mentions obligatoires figurent et que la numérotation reste chronologique et continue. La limite est pratique : un tableur ne garantit ni l'unicité du numéro ni l'immuabilité du document, et ne permet pas d'émettre au format structuré exigé par la facturation électronique.

Par Floriane Colas · Mis à jour le 5 septembre 2026 · 11 min de lecture

Exemple de facture conforme : mentions obligatoires, montants HT, TVA et pénalités de retard

v2.0Publié le 2 juin 2025 · refonte complète le 5 septembre 2026

Une facture n’est pas un document de mise en forme : c’est une pièce juridique et comptable, et c’est la seule qui déclenche votre paiement. Elle se lit en cinq blocs, et chacun peut faire capoter le règlement s’il est mal rempli — un numéro qui saute, une TVA sans mention d’exonération, un délai de paiement absent. Chez WhySoft Group, éditeur français de logiciels de gestion pour les PME du BTP et de l’industrie, nous voyons surtout ce qui se passe en aval : une facture rejetée revient trois semaines plus tard, et le délai de paiement repart de zéro. Voici l’exemple commenté, les six variantes à connaître, et ce que le 1^er septembre 2026 vient de changer pour toutes les entreprises françaises.

En 30 secondes

Cinq blocs : les identités, le numéro et les dates, le détail des prestations, les totaux HT-TVA-TTC, et les conditions de règlement.
La numérotation doit être chronologique, continue et sans trou. C’est le point le plus contrôlé, et le plus facile à casser avec un tableur.
Depuis le 1^er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA en France doit être en mesure de recevoir une facture électronique.
Six types de facture à ne pas confondre : classique, acompte, situation, avoir, acquittée et proforma — cette dernière n’étant pas une facture.

L’exemple Mentions Les 6 types Numérotation Septembre 2026 Modèles FAQ

1. Une facture conforme, bloc par bloc

Toute facture se compose des mêmes cinq blocs, quel que soit le métier. Les deux premiers identifient les parties et la pièce, le troisième décrit ce qui est facturé, le quatrième calcule, le cinquième dit quand et comment payer. Voici ce que chacun doit contenir, avec ce qui coince le plus souvent.

Bloc	Ce qu’il contient	L’erreur fréquente
1 · L’émetteur	Dénomination sociale, forme juridique et capital, adresse du siège, SIREN ou SIRET, RCS et ville du greffe, numéro de TVA intracommunautaire, assurance décennale et sa couverture géographique pour le bâtiment	Oublier l’assurance décennale sur les travaux de construction
2 · Le client	Nom ou raison sociale, adresse de facturation, adresse de livraison si différente, numéro de TVA du client en cas d’autoliquidation ou de vente intracommunautaire	Une raison sociale approximative, qui bloque le rapprochement chez le client
3 · L’identification	Numéro de facture unique, date d’émission, date de la vente ou de la fin de l’exécution, référence du devis ou du bon de commande	Un numéro attribué manuellement, qui finit par se répéter ou sauter
4 · Le détail et les totaux	Désignation précise de chaque ligne, quantité, unité, prix unitaire HT, remises éventuelles, total HT par taux de TVA, montant de TVA par taux, total TTC	Une ligne « travaux selon devis » sans désignation, qui ne tient pas en cas de litige
5 · Le règlement	Date d’échéance, conditions d’escompte, taux des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, coordonnées bancaires	Oublier l’indemnité forfaitaire, pourtant obligatoire entre professionnels

Le bloc que tout le monde bâcleLe cinquième. Sans date d’échéance explicite, le délai légal s’applique — trente jours à compter de la réception — et vous perdez la possibilité de vous prévaloir de conditions plus favorables négociées au devis. Sans mention des pénalités et de l’indemnité de 40 €, vous vous privez d’un levier de relance, et vous vous exposez à une sanction administrative.

2. Les mentions obligatoires : ce que dit le texte

Les mentions obligatoires ne relèvent pas du style mais de la loi : code de commerce pour le volet commercial, code général des impôts pour le volet fiscal. Leur absence peut entraîner une amende, et surtout donner à votre client un motif légitime de rejeter la facture — donc de repousser le paiement.

Quelques mentions spécifiques reviennent souvent dans le bâtiment et l’industrie, et leur oubli est coûteux :

Autoliquidation de la TVA en sous-traitance du bâtiment : la mention doit figurer explicitement, et la facture est établie hors taxes.
TVA à taux réduit en rénovation de logement : elle suppose une attestation du client, à conserver avec la facture.
Franchise en base de TVA : mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les entreprises concernées.
Retenue de garantie : son montant et ses conditions de restitution doivent apparaître quand elle s’applique.
Assurance décennale : assureur, numéro de contrat et couverture géographique, pour tous les travaux de construction.

Nous détaillons la liste complète, poste par poste, dans notre guide des mentions obligatoires sur une facture. Le présent article se concentre sur le document lui-même et ses variantes.

3. Six documents que l’on appelle tous « facture »

Toutes n’ont pas la même valeur juridique, et l’une d’elles n’est même pas une facture. Les confondre, c’est risquer un rejet comptable ou une TVA exigible au mauvais moment.

Type	À quoi il sert	Point de vigilance
Facture classique	Constater une vente ou une prestation achevée et en réclamer le paiement	TVA exigible selon le régime applicable à l’opération
Facture d’acompte	Encaisser une avance à la commande, avant exécution	Elle est une vraie facture : la TVA sur acompte est due dès l’encaissement pour les prestations de services
Facture de situation	Facturer l’avancement d’un chantier, période par période	Chaque situation est cumulative ; l’erreur classique est de refacturer un avancement déjà réglé
Facture d’avoir	Annuler ou corriger une facture déjà émise	Elle porte son propre numéro et référence la facture d’origine — on ne supprime jamais une facture
Facture acquittée	Attester qu’une facture a été payée	Ce n’est pas un nouveau document mais une mention portée sur la facture d’origine
Facture proforma	Donner une estimation formelle avant commande	Ce n’est pas une facture : aucune valeur comptable, aucune TVA, aucun numéro de la série

Chacune fait l’objet d’un guide détaillé : la facture d’avoir, la facture acquittée et la facture proforma.

4. Numérotation, dates et conservation

La numérotation est le point le plus souvent contrôlé, parce qu’elle prouve qu’aucune facture n’a disparu. Elle doit être chronologique, continue, sans trou et sans doublon. Une série par établissement ou par exercice est admise, à condition que le principe de continuité soit respecté à l’intérieur de chaque série.

Trois dates coexistent sur une facture et ne se confondent pas : la date d’émission, la date de la vente ou de la fin d’exécution — celle qui commande l’exigibilité de la TVA pour les livraisons de biens — et la date d’échéance du règlement. Sur un chantier, l’écart entre les deux premières est fréquent, et c’est lui qui déclenche les questions du comptable en fin d’exercice.

Côté conservation, retenez deux durées : six ans au titre du délai de reprise fiscal, dix ans au titre des obligations comptables. En pratique, c’est dix ans qu’il faut tenir, et sous une forme qui reste lisible et restituable.

Pourquoi le tableur casse tôtUn fichier Excel dupliqué pour créer la facture suivante ne garantit ni l’unicité du numéro, ni la continuité de la série, ni l’immuabilité du document. Cela tient tant qu’une seule personne facture. Dès qu’ils sont deux, les séries divergent — et c’est irrattrapable a posteriori.

5. Ce qui a changé le 1^er septembre 2026

Depuis le 1^er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA en France doit être en mesure de recevoir une facture électronique. L’obligation d’émettre, elle, est entrée en vigueur à la même date pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ; les PME et les microentreprises l’auront au 1^er septembre 2027.

01/09/2026réception obligatoire pour toutes les entreprisesEt émission pour les GE et ETI

01/09/2027émission obligatoire pour les PME et TPEDeuxième étape du calendrier

10 ansdurée de conservation à retenirSix ans au titre du délai fiscal

40 €indemnité forfaitaire de recouvrementMention obligatoire entre professionnels

Concrètement, cela veut dire que la facture ne circule plus par e-mail en pièce jointe : elle transite par une plateforme, dans un format structuré que la machine sait lire — Factur-X, qui combine un PDF lisible et un fichier de données, ou l’un des formats XML admis. Un PDF simple envoyé par messagerie ne satisfait plus l’obligation.

Pour une PME, la question n’est donc plus « quel modèle de facture utiliser » mais « par quel canal ma facture part-elle, et sous quel format ». WHY est connecté à toutes les plateformes agréées : votre choix de plateforme reste le vôtre, et il n’engage pas votre logiciel de gestion. Le sujet est traité en détail dans notre guide de la facturation électronique.

6. Les modèles à télécharger

Deux modèles sont directement téléchargeables, en accès libre et sans formulaire. Ils couvrent les deux cas les plus fréquents dans le bâtiment, ceux que les modèles génériques ne traitent jamais correctement : l’acompte à la commande et la facturation d’avancement.

Modèle de facture d’acompte

Classeur Excel prêt à l’emploi, avec sa notice d’utilisation. Calcul de l’acompte, imputation sur la facture finale, TVA.

Télécharger l’Excel La notice

Modèle de facture de situation

Classeur Excel pour la facturation d’avancement de chantier : cumuls par situation, retenue de garantie, révision de prix.

Télécharger l’Excel La notice

Ces modèles rendent service tant que le volume reste faible. Le moment où ils ne suffisent plus se repère à trois signaux : deux personnes facturent en parallèle, les situations de chantier se cumulent sur plusieurs mois, ou vous devez émettre au format structuré. À ce stade, le sujet devient celui du logiciel de facturation, pas celui du modèle.

Questions fréquentes

Que doit contenir une facture pour être valable ?

Cinq blocs : l’identification complète de l’émetteur (dénomination, adresse, SIREN, RCS, TVA intracommunautaire, et assurance décennale pour le bâtiment), celle du client, le numéro et les dates, le détail des prestations avec les totaux HT par taux de TVA et le TTC, et enfin les conditions de règlement — échéance, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €.

Peut-on faire une facture sur Word ou Excel ?

Rien ne l’interdit tant que toutes les mentions obligatoires figurent et que la numérotation reste chronologique et continue. La limite n’est pas légale mais pratique : un tableur ne garantit ni l’unicité du numéro ni l’immuabilité du document, et il ne permet pas d’émettre au format structuré exigé par la facturation électronique.

Comment numéroter ses factures ?

De façon chronologique, continue, sans trou ni doublon. Un préfixe d’année ou d’établissement est admis (par exemple 2026-0001), à condition que la continuité soit respectée à l’intérieur de chaque série. Une facture erronée ne se supprime jamais : elle s’annule par une facture d’avoir qui porte son propre numéro.

Quelle différence entre une facture et un devis ?

Le devis est une proposition de prix qui engage l’entreprise sur son contenu et sa durée de validité ; il devient contractuel une fois signé par le client. La facture constate l’exécution et déclenche l’obligation de payer. Les deux portent des mentions obligatoires différentes et ne se remplacent jamais l’un l’autre.

Combien de temps faut-il conserver ses factures ?

Six ans au titre du délai de reprise fiscal, dix ans au titre des obligations comptables. En pratique, tenez dix ans, sous une forme lisible et restituable. Pour les factures électroniques, la conservation doit préserver l’intégrité du fichier structuré, pas seulement de sa représentation lisible.

Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?

Non, plus depuis le 1er septembre 2026. Une facture électronique au sens de la réforme est un document structuré, ou mixte comme le format Factur-X, transmis via une plateforme. Un PDF simple adressé par messagerie reste une facture papier dématérialisée, qui ne satisfait pas l’obligation.

Que risque-t-on à omettre une mention obligatoire ?

Une amende administrative par mention manquante et par facture, et surtout un motif de rejet pour votre client — donc un paiement repoussé du temps de l’aller-retour. Dans le bâtiment, l’omission la plus coûteuse est celle des références d’assurance décennale, qui peut fonder un refus de règlement.

À retenirTrois points à garder en tête

01Le bloc « conditions de règlement » est celui qui fait payer : échéance, pénalités, indemnité de 40 €.
02La numérotation continue et sans trou est le premier point de contrôle — et le premier que casse un tableur partagé.
03Depuis le 1^er septembre 2026, savoir recevoir une facture électronique n’est plus une option.

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