Dématérialisation RH : Avantages et inconvénients

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La dématérialisation des documents RH représente un réel avantage pour les entreprises qui ont passés le cap et mis en place une solution de dématérialisation, pour celles qui n’ont pas encore franchi le cap, il est nécessaire de bien anticiper la transition afin d’en tirer un maximum d’avantages.

Dématérialisation RH : Quels avantages pour les salariés ?

La mise en place de logiciel de dématérialisation des documents RH permet aux salariés d’accéder à leurs documents professionnels de manière rapide et efficace, car les données sont hébergées dans des coffres-forts en ligne, ils peuvent donc êtres consultés numériquement à tout moment depuis un smartphone par exemple sans avoir à attendre les documents au format physique.

Elle permet également un meilleur suivi de l’historique des informations, car les documents sont plus facilement mis à jour par l’employeur et accessibles par le salarié.

Enfin, elle permet de réduire les coûts liés à l’impression et à la gestion des documents physiques que les salariés peuvent êtres amenés à réaliser depuis leur domicile.

La dématérialisation des documents RH comprend généralement le bulletin de salaire, le contrat de travail ou encore le bilan annuel.

La loi oblige les entreprises qui font la démarche de dématérialisation à informer l’employé au moins 30 jours avant afin qu’il puisse choisir d’accepter ou de s’y opposer.  

La question de la sécurité de l’accès aux documents se pose également, il faut donc proposer une solution qui soit sécurisée et confidentielle. La meilleure option est alors de se diriger vers une plateforme de dématérialisation adaptée à la situation de l’entreprise.  

Dématérialisation RH : Quels avantages pour les entreprises ?

Concrètement la dématérialisation des documents RH pour une entreprise offre de multiples bénéfices, pour ne citer que les principaux on retrouve :

  • Mise en place du télétravail et de la mobilité facilités
  • Archivage sécurisé de l’ensemble des documents dans un espace unique
  • Reconnaissance des documents pour un classement automatique (Océrisation)
  • Retrouver et communiquer instantanément les documents aux salariés
  • Dématérialisation de l’envoi des bulletins de salaire dans un coffre-fort numérique personnel
  • Signature électronique des documents, contrats de travail, …
  • Formulaire et circuit de validation de demandes de congés, de formations, …
  • Traçabilité des accès et des actions réalisées sur les documents

Au-delà de la numérisation et de l’archivage numérique, la dématérialisation des documents RH permet d’automatiser bon nombre de processus tout en simplifiant les relations avec les collaborateurs.

Elle évite également l’impression de documents papiers et fait également gagner de la place de stockage.

Les inconvénients de la dématérialisation

Comme tout solution, la dématérialisation comporte également des inconvénients qui ne le sont pas réellement si vous choisissez la bonne plateforme pour vous accompagner dans cette transformation.

La sécurisation des données

Qui dit numérique dit sécurité et confidentialité des données à surveiller. Il est primordial de stocker ses données aussi bien personnelles que professionnelles sur un logiciel, un serveur ou une plateforme sécurisé(e). En effet, les risques de perte ou de fraude sont bien réels. Pour ces raisons, dans le cadre de votre activité professionnelle, il est important de choisir un logiciel certifié et conforme à la législation en vigueur.

Une formation est souvent nécessaire

Le digital et de ce fait la dématérialisation requièrent des compétences informatiques certaines pour apprendre à maîtriser les outils digitaux utiles à la dématérialisation.

Conclusion : Un atout indéniable et indispensable pour les entreprises

La dématérialisation des documents RH représente un avantage pour les employés mais elle en présente également beaucoup pour l’entreprise, la dématérialisation des documents permet de réduire les frais généraux en limitant les impressions et les expéditions de papier tout en augmentant la productivité de son service de ressources humaines en automatisant certaines tâches chronophages. La dématérialisation permet aussi d’actualiser rapidement certains documents en gardant une trace des documents modifiés.

Les raisons d’amorcer sans plus attendre la dématérialisation des documents en entreprise ne manquent pas. Des plateformes de dématérialisation peuvent vous accompagner dans cette démarche sans plus attendre, pour vous faciliter sa mise en place auprès de l’ensemble de vos collaborateurs.  

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Vincent LELIEVRE

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