Un salarié consacre en moyenne plus de 500 heures par an à rechercher des informations utiles à son activité.
Une enquête menée par l’éditeur de logiciels Atlassian met également en évidence une conséquence directe de ce manque d’efficacité : plus de 52 % des salariés affirment que leur seul moyen d’accéder aux données dont ils ont besoin consiste à solliciter un collègue ou à organiser une réunion.
Selon les auteurs, ce véritable « cache-cache numérique » ne se limite pas à la seule perte de temps. Il réduit aussi la capacité d’innovation et bride la créativité, puisque les collaborateurs sont contraints de s’attarder sur des démarches administratives au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée.
Les fonctionnalités clés d’un système GED
Un logiciel de Gestion Électronique des Documents va bien au-delà d’un simple espace de stockage. Il s’agit d’un véritable outil de pilotage documentaire qui centralise, sécurise et fluidifie les documents et processus internes.
Voici les principales fonctionnalités à connaître :
1. Dématérialisation
La GED permet de numériser tous types de documents : factures fournisseurs, contrats, devis clients, notes de frais, bulletins de paie, courriers…
Une fois intégrés dans le logiciel, ces documents deviennent consultables en ligne et accessibles à tout moment, depuis un ordinateur ou un mobile. Cela supprime la dépendance au papier et réduit les erreurs liées aux doublons ou aux pertes.
2. Archivage sécurisé
Les documents sont stockés dans un environnement conforme aux obligations légales et fiscales (RGPD, loi anti-fraude, normes fiscales françaises). Ils bénéficient d’une conservation longue durée et d’un système de sauvegarde automatique, ce qui limite les risques de perte ou de détérioration.
Pour une PME, c’est une garantie de conformité et de sérénité lors de contrôles administratifs ou fiscaux.
3. Classement intelligent
Grâce à l’indexation automatique, chaque document est reconnu et classé selon des critères définis (fournisseur, date, type de document, montant…).
Cela évite les erreurs de classement manuel et rend la gestion documentaire plus fluide. Le dirigeant ou ses collaborateurs peuvent ainsi accéder rapidement aux informations essentielles sans passer par des dossiers complexes.
4. Recherche rapide
Une des forces majeures de la GED est la recherche instantanée. En quelques secondes, il est possible de retrouver un document précis grâce à des mots-clés, filtres ou métadonnées.
Un gain de temps considérable pour les équipes, qui ne passent plus des heures à fouiller dans des archives physiques ou des dossiers informatiques éparpillés.
5. Gestion des droits d’accès
Chaque employé dispose d’un niveau d’accès personnalisé selon son rôle. Par exemple, le service comptabilité peut accéder aux factures, tandis que les RH ont la main sur les dossiers du personnel. Cela garantit la confidentialité des données sensibles et renforce la sécurité de l’entreprise.
6. Traçabilité et conformité
Toutes les actions réalisées sur un document (création, modification, consultation, suppression) sont enregistrées et horodatées.
Cette traçabilité offre une piste d’audit complète, indispensable pour les obligations légales, mais aussi pour instaurer une culture de transparence et de responsabilité au sein de l’entreprise.
Les bénéfices concrets de la GED pour une PME
La Gestion Électronique des Documents (GED) ne se résume pas à une modernisation technique. C’est un levier stratégique qui répond aux problèmes quotidiens des dirigeants de PME tout en leur ouvrant de nouvelles perspectives d’efficacité et de compétitivité.
1. Les problèmes que la GED résout au quotidien
La GED vient supprimer ces différents obstacles à l’efficacité :
• Perte de temps : rechercher une facture ou un contrat dans une pile de classeurs peut prendre des heures. Avec une GED, quelques secondes suffisent grâce à la recherche intelligente.
• Coûts liés au papier : impressions, stockage en archives physiques, envois postaux… tout cela représente des frais récurrents. La GED limite drastiquement ces dépenses.
• Sécurité fragile : un document papier peut être perdu, volé, ou détruit par un sinistre. En GED, les fichiers sont sauvegardés et protégés par des systèmes d’accès sécurisés.
• Conformité légale : les obligations comme la facturation électronique 2026, l’archivage fiscal ou le RGPD exigent un système fiable. La GED automatise ces contraintes.
• Collaboration compliquée : le partage d’un document papier entre plusieurs services est lent et source d’erreurs. Avec la GED, tout est centralisé et accessible en ligne.
2. Les avantages stratégiques pour l’entreprise
Adopter une GED est aussi un investissement stratégique qui transforme le fonctionnement de l’entreprise.
• Gain de productivité : les collaborateurs accèdent en un clic aux documents nécessaires, ce qui accélère les prises de décision.
• Réduction des coûts : moins d’impression, moins de stockage, moins d’erreurs administratives.
• Sécurité renforcée : sauvegardes automatiques, droits d’accès personnalisés, protection contre la perte ou le vol de données.
• Amélioration des processus : les flux documentaires deviennent fluides, de la création à l’archivage.
• Transformation numérique : la GED constitue une étape clé pour digitaliser l’entreprise et rester compétitif face à des concurrents déjà équipés.
3. Des cas d’usage adaptés à chaque secteur
La force d’un système GED réside dans sa polyvalence. Il s’adapte aux réalités de chaque secteur d’activité :
• BTP : gestion des devis, suivi des factures, archivage des contrats de chantier.
Exemple : une PME du bâtiment utilisant Zeendoc peut automatiser la réception et le classement de ses factures fournisseurs, tout en garantissant leur archivage légal et leur intégration dans la comptabilité.
• Industrie : suivi de la traçabilité documentaire, gestion des procédures qualité et conformité réglementaire.
• Prestation de services : centralisation et suivi des dossiers clients, gestion des contrats et engagements.
• Comptabilité : intégration directe avec l’ERP pour automatiser la saisie des factures et réduire les risques d’erreurs.
Choisir et financer une solution GED adaptée à son entreprise
Avant de se lancer dans la mise en place d’une GED, il est essentiel de bien définir ses besoins et d’évaluer les coûts associés.
1. Comment choisir une solution GED adaptée à son entreprise ?
Chaque PME a des besoins différents en matière de gestion documentaire. Pour trouver la solution la plus pertinente, il convient de se poser quelques questions clés :
• Quels volumes documentaires à gérer ?
Factures, contrats, documents RH… Le volume influe directement sur le choix de la solution et son dimensionnement.
• Quels besoins prioritaires ?
Une entreprise peut rechercher avant tout la rapidité de recherche, l’archivage sécurisé, ou encore la mobilité pour accéder aux documents à distance.
• Quelle intégration avec les logiciels existants ?
Un bon logiciel GED doit pouvoir se connecter facilement à vos outils déjà en place : ERP, CRM, logiciels comptables ou de gestion de projet.
• Quel budget prévoir ?
Les solutions GED s’articulent principalement autour de deux modèles :
- SaaS (abonnement mensuel ou annuel) ➡️ Idéal pour les PME, l’abonnement commence souvent à partir de quelques dizaines d’euros par mois pour les offres de base, tandis que les formules plus complètes peuvent atteindre plusieurs centaines à quelques milliers d’euros par an.
- Licence classique (On‑Premise) ➡️ Nécessite un investissement initial plus conséquent, qui peut se chiffrer entre 20 000 et 50 000 €, selon la taille de l’entreprise, le volume documentaire, les modules requis, et l’intégration technique
2. Quels sont les coûts associés à la mise en place d’une GED ?
Le coût d’un projet GED varie selon plusieurs critères :
• Le nombre d’utilisateurs : plus il y a de collaborateurs connectés, plus le tarif évolue.
• Le volume de documents traités : factures, devis, courriers, dossiers clients…
• Le mode d’hébergement choisi : cloud (souvent privilégié pour sa flexibilité) ou serveur interne.
• Les fonctionnalités sélectionnées : archivage avancé, signature électronique, workflows de validation, etc.
👉 En pratique, une PME peut s’équiper dès quelques dizaines d’euros par mois. Le retour sur investissement est rapide, grâce aux économies de temps et de papier, mais aussi à la réduction des erreurs administratives et des coûts de stockage.
FAQ | GED
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