Grâce à ce lexique, maîtrisez les notions clés de la gestion électronique des documents (GED) !
Selon une étude, un salarié passe en moyenne 30% de son temps de travail à la recherche documentaire. Tout ce temps consacré, pour qu’au final, la moitié de ces recherches n’aboutissent jamais à des résultats concluants. C’est pourquoi il est recommandé d’équiper son équipe d’un logiciel de GED (Gestion électronique de Documents) afin de gagner en efficacité et productivité.
A noter que les GED s’inscrivent dans un écosystème complexe dont il est important de maîtriser les notions clés. Pour ce faire, vous trouverez ci-dessous un petit lexique qui devrait éclaircir votre compréhension des notions importantes relatives au fonctionnement d’une GED.
Tout d'abord, définissons la GED...
Un logiciel de Gestion Electronique des Données (GED) est un logiciel utilisé principalement pour gérer des documents professionnels tout au long de leur cycle de vie : de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions et leur partage. C’est donc une solution de classement et de stockage sécurisé des documents.
Par ailleurs, le caractère multi-usages d’une GED permet de répondre à tous les besoins de l’organisation (travail collaboratif, édition numérique, signature électronique, apposition de tampons…). A noter que tous les statuts d’entreprises et toutes les typologies de documents sont concernées par cette solution.
Enfin, il faut savoir qu’une GED intègre généralement de nombreux outils technologiques afin que le contenu des documents soit reconnu, capturé et exporté automatiquement pour générer des métadonnées et ainsi exploiter les datas de façon efficace. Ces technologies complémentaires rendent alors la GED plus performante et adaptée aux besoins de chacun des utilisateurs.
Technologies complémentaires à une GED
Lecture Automatique de Document (LAD)
La LAD est une méthode de numérisation permettant de récupérer automatiquement de multiples informations sur tout type de document physique.
Pour fonctionner correctement, la LAD nécessite d’être équipé des 3 technologies suivantes : OCR, RAD et ICR, auxquelles vient parfois s’ajouter également l’OMR. Ainsi, cet ensemble de technologies complémentaire à la GED, rend possible une capture très rapide des données afin que les informations extraites soient ensuite utilisées comme métadonnées dans le système du logiciel de GED. L’objectif est donc de faciliter les recherches de documents et informations.
Reconnaissance Optique de Caractères (OCR)
Aussi appelé « vidéocodage », l’OCR permet l’extraction de données à partir d’un document. Cet outil repère les formes des caractères puis les interprète en les comparant à sa base de données (bibliothèque de forme). En effet, cette technologie permet d’analyser un texte version papier (formes des mots, des caractères…), pour en produire une version informatique au format d’un fichier texte. A noter que cette saisie est réalisée à partir d’un scanner lorsque le texte est au format papier, mais qu’il suffit de cliquer sur le fichier en question lorsqu’il s’agit d’une image numérique.
Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)
Lorsqu’un document est scanné à l’aide d’un logiciel d’OCR, et de la technologie de la RAD, la GED devient capable de reconnaître la typologie du document à traiter, ceci en s’appuyant sur différents critères de reconnaissance tels que les caractères numérique, les logos, l’emplacement des images et des encadrés, les codes barre, etc. Cette technologie permet alors de déterminer la nature du document numérisé (devis, facture, bon de commande…) afin de le classer dans la bonne catégorie. Grâce à ce système, il deviendra beaucoup plus facile et rapide de retrouver une information précise ou un document.
Reconnaissance Intelligente de Caractères (IRC)
L’IRC est une technique avancée d’OCR. Tout comme l’OCR, l’ICR part d’une image contenant du texte pour en extraire le contenu textuel. Toutefois, l’ICR va aller plus loin en ajoutant une technique de reconnaissance de caractères manuscrits et en intégrant un mécanisme d’apprentissage.
En effet, un moteur d’ICR est capable d’apprendre de nouveaux caractères et d’améliorer ses performances pour ses prochaines tâches de reconnaissances. Autrement dit, si un caractère manuscrit qui représente un caractère « A » est identifié difficilement, il sera possible d’apprendre au moteur ICR qu’il s’agit d’un « A ».
Ainsi, contrairement à l’OCR, l’IRC fonctionne indépendamment que le texte soit écrit à la main ou en caractères numériques.
Reconnaissance Optique de Marques (OMR)
La technologie de l’OMR est utilisée pour extraire électroniquement les données des champs marqués, tels que les cases à cocher et les champs à remplir, sur les formulaires imprimés.
Le processus est réalisable seulement sur un certain type de documents, tels que des formulaires d’enquête, des feuilles de test, des questionnaires à choix multiples, des votes, etc. Il permet donc le dépouillement automatique des résultats des répondants.
Notez que l’OMR peut traiter des centaines de milliers de documents physiques par heure, ceci avec une précision pouvant atteindre les 99% d’exactitude.
Notions clés relatives à la GED...
Workflow
Le Workflow (ou flux de travail), désigne la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir par les salariés et équipes d’une entreprise. Ce processus pourrait être modélisé par une chaîne découpée en sous-étapes, dont chacune d’elles serait accordée à un acteur dédié.
Plus précisément, le workflow décrit le circuit de validation, c’est-à-dire un cahier des charges procédurales exprimant :
- Le rôle des différents acteurs du processus,
- Les délais,
- Et les modes de validation.
Ce déroulement est nécessaire avant l’acquisition de n’importe quel document de la GED et permet de fournir à chacun des acteurs, les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
Sécurisation des données
En plus d’être sauvegardés sur une plateforme 100% cloud, les données contenues par une GED sont également copiées dans plusieurs datas centers. Ainsi, même en cas de coupure d’internet ou d’explosion de l’un des centres d’hébergements, les données resteront disponibles et exploitables à tout moment et de n’importe où. De plus, les informations sont protégées contre les risques de malveillance, grâce à la traçabilité et à la gestion des droits d’accès.
D’autre part, d’un point de vue légal, les documents électroniques sont conservés dans la durée avec l’historique complet, afin de garantir la conformité.
Valeur probante
La valeur probante permet à un document électronique d’avoir la même valeur légale qu’un document papier original, c’est à-dire que les droits qui leur sont conférés sont identiques.
Pour attester de sa valeur probante, l’archivage d’un document numérique doit respecter trois grands principes que sont : l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité. En d’autres termes, le document numérique doit présenter un contenu compréhensible, clairement lisible et identique à la version papier originale, sans jamais n’avoir subi de quelconques modifications.
Signature éléctronique
La signature électronique permet de signer les documents numériques en seulement quelques clics. Son rôle est d’attester l’approbation des signataires, tout en limitant les impressions et la perte de temps. Basée sur la technique de la cryptographie, cette signature est considérée comme légale même sur les documents dits « à valeur juridique », à condition qu’elle soit émise via un véritable outil de signature électronique.
Coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique sert à conserver des documents électroniques pour une durée au choix. Concrètement, il s’agit d’un espace ultra sécurisé destiné à protéger les documents et à conserver leur valeur probante.
Ces coffres-forts virtuels peuvent être utilisés par les entreprises pour proposer à leurs salariés de conserver leurs fiches de paies ou autres documents à valeur juridique.
Contrairement à la GED, cet outil ne comporte pas les fonctionnalités nécessaires à la gestion quotidienne des documents (c’est-à-dire à leur utilisation pour la conduite quotidienne de l’entreprise). C’est pourquoi un coffre-fort numérique ne pourra jamais se substituer à une GED. Toutefois, il est vrai que ce sont 2 solutions parfaitement complémentaires et dont il est pertinent d’associer.
Archivage des données
L’archivage a pour but de garantir la conservation de l’information dans le temps, et d’en assurer son inaltérabilité (c’est-à-dire de garantir que la version original n’a pas subit de modifications et conserve ainsi la même valeur qu’à son départ).
A noter également que l’outil d’archivage doit proposer un espace de stockage adapté au volume de documents/utilisateurs de l’entreprise et doit leur permettre un accès rapide à l’information.
Les documents concernés par l’archivage sont généralement ceux devant être légalement conservés, mais qui pour autant ne servent pas dans les opérations quotidiennes.
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