Qu'est-ce qu'une GED ?

Mais, qu'est ce qu'une GED

La GED ou Gestion Electronique des Documents est un système informatisé de gestion des documents bénéficiant d’une palette d’outils dédiés pour en faciliter le traitement.

Une GED comprends un ou plusieurs espaces de stockage parfois appelés « armoires numériques » par les professionnels du secteur. On parle également de rangement des fichiers dans cette armoire via un plan de classement automatique des documents

Par la suite, la mise en place d’une GED va permettre de faciliter la recherche d’informations documentaires. Cela représente un atout indéniable, surtout quand on sait qu’un salarié passe en moyenne 30% de son temps de travail à la recherche documentaire, et que seulement 50% de ces recherchent aboutissent.

GED : Définition

Un logiciel de Gestion Electronique des Données (GED) est un logiciel utilisé principalement pour gérer des documents professionnels tout au long de leur cycle de vie : de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions et leur partage. C’est donc une solution de classement et de stockage sécurisé des documents. 

Par ailleurs, le caractère multi-usages d’une GED permet de répondre à tous les besoins de l’organisation (travail collaboratif, édition numérique, signature électronique, apposition de tampons…). A noter que tous les statuts d’entreprises et toutes les typologies de documents sont concernées par cette solution. 

Enfin, il faut savoir qu’une GED intègre généralement de nombreux outils technologiques afin que le contenu des documents soit reconnu, capturé et exporté automatiquement pour générer des métadonnées et ainsi exploiter les datas de façon efficace. Ces technologies complémentaires font de la GED un outil indispensable à la transformation numérique des entreprises.

Pourquoi s'équiper d'une GED ? Quel intérêt pour une PME ?

Les logiciels de GED sont de plus en plus convoités par les entreprises en tous genres. Ces outils s’inscrivent dans l’air du temps et permettent une gestion optimisée et adaptée aux nouvelles tendances, notamment celle de la dématérialisation

D’autre part, la GED permet d’assurer une sécurisation maximale des données. En effet, ces dernières sont hébergées sur le cloud et répliquées dans plusieurs data centers. 

Aussi et surtout, la GED permet la numérisation de documents papier, ainsi que la dématérialisation des processus métier qui y sont liés. Pour ce faire, la Gestion Électronique des Documents utilise des technologies diverses (LAD, IRC, OCR, RAD, OMR…). Plus précisément, cela signifie que le logiciel gère toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique :

  1. Création ou acquisition du document,
  2. Stockage, indexation et organisation du document électronique,
  3. Gestion de la sécurité des données du document numérique,
  4. Recherche et consultation d’informations ou de documents dématérialisés
  5. Echange/partage des informations/documents
  6. Archivage électronique du document durant son délai de conservation. 

Enfin, les logiciels de GED proposent également des solutions pour favoriser le travail collaboratif :

  • La création de communautés
  • L’échange d’informations et de documents
  • Un espace de co-working sur lequel les collaborateurs peuvent travailler simultanément en temps réel. 

Les principales fonctionnalités d'une GED

Les logiciels de GED sont réputés pour être particulièrement complets, ils représentent un outil de travail précieux pour chacun des services d’une entreprise, notamment grâce à leurs très nombreuses fonctionnalités facilitantes :

  • Intégration de circuits de validation ;
  • Signature électronique intégrée (en option) ;
  • Suivi des contrats (notamment des échéances) ;
  • Coffre-fort numérique à disposition pour centraliser et stocker des documents professionnels nécessitant juridiquement une conservation sur très long terme (tels que les bulletins de salaire dématérialisés par exemple) ;
  • Possibilité de générer des nouveaux documents (comme des contrats de travails ou des bulletins de paie par exemple), en partant de documents enregistrés en amont dans la GED. Dans ce cas, il suffit simplement de changer les quelques champs destinés aux données personnelles ;
  • Possibilité de créer plusieurs versions d’un document (les versions modifiées sont enregistrées dans un historique) ;
  • Les collaborateurs peuvent télécharger, partager ou encore modifier les documents auxquels ils ont accès car la plateforme est interactive (un peu comme google drive) ;

CONCLUSION

Solution de centralisation documentaire et de travail collaboratif par excellence, la GED permet d’accéder à tous les documents de l’entreprise, à tout moment, même en télétravail. 

En effet, ses fonctionnalités simples et performantes permettent le classement automatique et l’optimisation de la gestion des documents, ainsi que la circulation sécurisée des informations au sein des services.

A savoir que depuis quelques années, la GED est disponible sur mobile pour faire face à l’augmentation du travail à distance. 

Enfin, pour aller encore plus loin, les éditeurs de gestion de contenu travaillent aujourd’hui à mettre à disposition des solutions adaptées à l’évolution du monde du travail. 

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Ophélie NICOUX

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