Catégorie GED – Gestion électronique de documents

La GED en industrie prise par le terrain : les familles de documents à tenir (plans, nomenclatures, certificats matières, fiches qualité), l'enjeu n° 1 de la bonne version au bon poste (indices, ISO 9001), la traçabilité du certificat matière à l'audit, et pourquoi tout se joue dans le rattachement à l'article, à l'affaire et à l'ordre de fabrication — pas dans un stockage à côté.

Le workflow documentaire expliqué par la pratique : la définition (un circuit de validation que le système déroule seul — notifications, relances, traçabilité), l'anatomie d'un circuit qui marche (déclencheur, étapes, règles conditionnelles), les 4 circuits les plus rentables en PME (bon à payer, devis, documents internes, contrats), la méthode de conception sans usine à gaz — et le bonus conformité : un journal qui alimente la piste d'audit.

La feuille de route du projet GED qui tient : les 6 phases dans l'ordre (audit, objectifs resserrés, cahier des charges, choix, pilote, déploiement progressif), le pilote sur périmètre restreint comme assurance-vie du projet, l'adoption traitée comme le chantier principal — référents, formation par l'usage, victoires visibles — et les 4 erreurs qui tuent les projets : big bang, périmètre infini, formation one-shot, projet sans propriétaire.

La gestion des contrats version PME — pas version direction juridique : ce que coûte un contrat mal suivi, l'inventaire des trois familles (clients, fournisseurs, affaires), le cycle de vie terrain, la méthode registre + échéancier + rattachement GED, le réflexe de la date de préavis contre les tacites reconductions, et ce qu'il faut pour que le contrat serve de preuve — signature, avenants, conservation.

La GED open source jugée honnêtement par un éditeur propriétaire : ce que « gratuit » désigne vraiment (la licence, pas l'exploitation), le paysage nommé (Alfresco, Nuxeo, Maarch, Paperless-ngx, Mayan EDMS), le coût total sur 3 ans, le profil d'entreprise pour qui c'est le bon choix — et la souveraineté sans slogan : l'open source auto-hébergé est souverain, à condition d'avoir qui l'opère.

SharePoint ou GED : l'arbitrage posé honnêtement pour la PME. Ce que SharePoint fait très bien (collaboration, versioning, coédition, inclus dans Microsoft 365), ce qu'une GED métier ajoute (classement imposé, indexation, rattachement aux affaires, workflows, conformité), la grille de décision en trois questions — et pourquoi la vraie réponse est souvent « les deux » : SharePoint pour les documents de travail, la gestion intégrée pour les documents d'affaire.

Le plan de récolement vu du côté de l'entreprise qui doit le livrer : la définition (l'ouvrage tel que construit, pas tel que prévu), quand il est obligatoire (marchés publics, DOE, réception), ce que la réglementation des réseaux enterrés exige — géoréférencement en classe A depuis 2012, prestataires certifiés depuis 2017 —, les 5 réflexes pour le produire sans y laisser trois jours (dont le relevé en tranchée ouverte), et sa place exacte dans le DOE.

La piste d'audit fiable (PAF) expliquée à la PME : l'obligation de l'article 289 VII du CGI qui concerne plus de 95 % des entreprises — celles dont les factures ne passent ni par la signature électronique qualifiée ni par l'EDI fiscal. Ce qu'elle doit démontrer (authenticité, intégrité, lisibilité, du devis au règlement), la documentation proportionnée à la taille, ce que la facturation électronique 2026-2027 change réellement, la méthode en 5 étapes — et pourquoi une gestion intégrée en fait un non-sujet.