Comment réduire les coûts de traitement des factures fournisseurs ?
Dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP), les PME sont souvent confrontées à des défis importants en matière de gestion des factures fournisseurs. En l’occurrence, avec un coût moyen de 14 euros par facture, la réduction des coûts de traitement est un enjeu clé pour améliorer la rentabilité et la compétitivité de ces entreprises. C’est pourquoi au travers de cet article, nous avons décidé de vous donner quelques conseils et astuces pour réduire les coûts de traitement de vos factures fournisseurs.
1. Pourquoi la gestion des factures fournisseurs constitue une tâche chronophage et onéreuse ?
La gestion des factures fournisseurs peut être une tâche longue et coûteuse pour plusieurs raisons :
- Volume élevé de factures : Les entreprises reçoivent souvent un grand nombre de factures de la part de multiples fournisseurs, ce qui rend leur traitement manuel fastidieux et chronophage.
- Processus manuels : Le traitement manuel des factures, incluant la réception, la vérification, l’approbation, et le paiement, est non seulement lent mais aussi sujet à des erreurs humaines, ce qui peut entraîner des retards supplémentaires et des coûts inattendus pour corriger ces erreurs.
- Cycle d’approbation long : La nécessité de faire approuver les factures par plusieurs niveaux hiérarchiques ou départements peut significativement rallonger le processus, surtout si ces approbations doivent être recueillies manuellement.
- Gestion des données d’entrée : La saisie des données des factures dans les systèmes comptables ou de gestion des dépenses peut être laborieuse, surtout si les informations doivent être retranscrites à partir de formats papier ou non standardisés.
- Respect des politiques et des réglementations : Assurer la conformité des factures avec les politiques internes et les réglementations fiscales ou sectorielles peut nécessiter des vérifications supplémentaires, ajoutant une couche de complexité et de temps au processus.
- Difficultés de rapprochement : Le rapprochement des factures avec les bons de commande et les réceptions peut être complexe, surtout si les systèmes ne sont pas intégrés ou si les données ne correspondent pas exactement.
- Gestion des litiges : La résolution des différends liés aux factures, qu’il s’agisse d’erreurs, de divergences ou de retards de livraison, peut être un processus long et nécessiter des efforts considérables.
- Archivage et récupération : Le stockage sécurisé des factures et la capacité à les récupérer facilement pour les audits ou en réponse à des questions fournisseurs nécessitent des systèmes d’archivage efficaces, dont la mise en place et la gestion peuvent être coûteuses.
2. Nouvelle réforme concernant la facturation électronique obligatoire
Les nouvelles réglementations concernant la facturation électronique obligatoire pour les entreprises ont subi des modifications récentes, avec un report du calendrier initial. En effet, initialement prévue pour entrer en vigueur à partir du 1er juillet 2024, la mise en application de l’obligation de facturation électronique entre entreprises a été repoussée par une nouvelle réforme. Ainsi, la loi de finances pour 2024 a fixé de nouvelles échéances pour le passage obligatoire à la facturation électronique. Concrètement, selon l’article 91 de la loi de finances pour 2024, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire sont désormais tenues de passer à la facturation électronique à partir du 1er septembre 2026. Les petites et moyennes entreprises suivront avec une obligation mise en place à partir du 1er septembre 2027. Ces ajustements dans le calendrier visent à garantir un passage à la facturation électronique dans les meilleures conditions possibles pour toutes les entreprises concernées. A noter que la dématérialisation des factures constitue l’un des premiers moyens de réduire les coûts de traitement des factures fournisseurs.
3. La GED, une solution de gestion efficace
La dématérialisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs de saisie et d’optimiser le classement des factures. Ainsi, il est fortement recommandé d’adopter un système de gestion électronique des factures pour simplifier et accélérer le traitement. Effectivement, un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED), fournit un ensemble d’outils qui rationalisent la gestion des factures fournisseurs, ce qui se traduit par des économies substantielles pour les entreprises du BTP. Plus précisément, les principales armes de la GED pour parvenir à optimiser la gestion des factures sont les suivantes :
- Automatisation du traitement des factures : Une GED permet d’automatiser la capture, le tri et l’archivage des factures fournisseurs. Cela élimine les tâches manuelles répétitives et réduit les erreurs humaines.
- Recherche rapide et accès facilité : Les factures sont indexées et peuvent être retrouvées facilement grâce à des mots-clés, des dates ou des montants. Cela évite les pertes de temps en recherche manuelle et optimise les flux de travail.
- Conformité réglementaire et sécurité : Un logiciel de gestion électronique de documents assure le respect des exigences légales en matière de conservation des documents et améliore la sécurité des données grâce à un stockage sécurisé et des sauvegardes régulières.
- Intégration avec les systèmes existants : Une GED tel que Zeendoc peut être intégrée avec d’autres logiciels de gestion d’entreprise (notamment les ERP comme Why Manager), ce qui facilite la mise à jour des données financières et comptables en temps réel.
- Réduction des coûts de stockage : En dématérialisant les factures, la GED aide à réduire les coûts associés au stockage physique, à la manipulation et à l’envoi des documents.
- Gestion des workflows et des approbations : La solution permet de définir des workflows de validation des factures pour s’assurer que tous les documents sont approuvés conformément aux politiques de l’entreprise, accélérant ainsi le processus de paiement et évitant les retards.
- Analyse et reporting : La GED offre des outils d’analyse et de reporting qui permettent de suivre les coûts, d’identifier les goulots d’étranglement et d’optimiser les processus de paiement.
4. L'importance des relations interprofessionnelles
La négociation de conditions de paiement avantageuses avec vos fournisseurs est un autre moyen de réduire les coûts de traitement des factures. En obtenant des délais de paiement plus longs ou des remises sur les montants facturés, vous pouvez améliorer votre trésorerie et réduire les coûts associés au traitement des factures. Enfin, la formation et la sensibilisation de vos collaborateurs sont essentielles pour réduire les coûts de traitement des factures fournisseurs. Veillez à ce que vos équipes soient bien informées des processus internes et des outils utilisés pour gérer les factures. De plus, encouragez-les à adopter de bonnes pratiques, telles que la vérification systématique des factures et la communication régulière avec les fournisseurs. Enfin, pour réduire les coûts de traitement des factures fournisseurs, il est important de standardiser et d’automatiser les processus internes. Par exemple, mettez en place un processus de validation des factures qui soit cohérent et efficient. De plus, l’automatisation des tâches répétitives, telles que la saisie des données et la vérification des montants, permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines.
CONCLUSION
En somme, la réduction des coûts de traitement des factures fournisseurs dans le BTP est un enjeu majeur pour les PME. En adoptant la dématérialisation, en utilisant un logiciel adapté, en standardisant et automatisant les processus, en négociant des conditions de paiement avantageuses et en formant vos collaborateurs, vous pourrez significativement réduire ces coûts et améliorer la rentabilité de votre entreprise. N’hésitez pas à mettre en œuvre ces conseils pour optimiser la gestion des factures fournisseurs et assurer la pérennité de votre PME dans le secteur du BTP.
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