Facturation du Compte Prorata : vous allez tout savoir !
Le secteur du bâtiment est régi par de nombreuses réglementations et pratiques contractuelles, dont l’une d’entre elles est le compte au prorata. Ce mécanisme permet de répartir les charges communes entre les différents intervenants sur un chantier, en fonction de leur part de responsabilité. Dans cet article, nous allons explorer le concept de compte au prorata, ses avantages, ainsi que la manière de le mettre en œuvre.
Qu’est-ce que le compte prorata ?
Le compte au prorata est un mécanisme financier utilisé dans le secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) qui permet de répartir les dépenses communes entre les différents acteurs d’un chantier (entreprises, sous-traitants, etc.) proportionnellement à leur participation respective .
Il s’agit notamment des frais liés à l’administration, à la sécurité, à l’entretien, ou encore aux installations temporaires.
Prenons un exemple concret : sur un chantier, trois entreprises travaillent ensemble pour construire un immeuble. L’entreprise A est responsable de 40 % du projet, l’entreprise B de 35 % et l’entreprise C de 25 %. Si les frais communs s’élèvent à 10 000 €, le compte au prorata permettra de répartir ces coûts en fonction de la participation de chaque entreprise. Ainsi, l’ l’entreprise A paiera 4 000 € (40 % de 10 000 €), l’entreprise B paiera 3 500 € (35 % de 10 000 €) et l’entreprise C paiera 2 500 € (25 % de 10 000 €). Ce mécanisme assure une répartition équitable des charges et favorise la coopération entre les intervenants.
Quelles sont les dépenses concernées par le Compte prorata ?
Dans le secteur du BTP, le compte au prorata couvre généralement un ensemble de dépenses communes liées à l’organisation et au bon déroulement du chantier. Voici quelques exemples de frais inclus dans le compte au prorata :
- Frais d’administration : location de bureaux, secrétariat, fournitures, communication, etc.
- Sécurité : gardiennage, surveillance, équipements de protection individuelle et collective, etc.
- Entretien et nettoyage : maintenance des installations temporaires, gestion des déchets, nettoyage des espaces communs, etc.
- Installations temporaires : sanitaires, réfectoires, vestiaires, stockage du matériel, etc.
- Eau, électricité et autres utilités : consommation d’énergie et d’eau pour les installations communes et les équipements partagés.
- Assurances et garanties : couverture des risques liés aux activités communes sur le chantier.
Cependant, certaines dépenses ne sont pas prises en compte dans le compte au prorata et restent à la charge de chaque entreprise individuellement. Parmi celles-ci, on peut citer :
- Salaires et charges sociales : chaque entreprise est responsable de la rémunération de ses employés et des charges sociales associées.
- Frais spécifiques à chaque entreprise : achat ou location de matériel propre à chaque entreprise, consommables, transport, etc.
- Frais liés aux malfaçons ou retards : les coûts résultant d’erreurs ou de retards dans l’exécution des travaux sont à la charge de l’entreprise responsable.
En somme, le compte au prorata englobe les dépenses communes nécessaires au bon déroulement du chantier, tandis que les coûts spécifiques à chaque entreprise et les frais liés aux problèmes d’exécution des travaux en sont exclus.
Comme évoqué, le compte prorata permet de regrouper les dépenses communes aux différents lots intervenant sur un chantier, mais concrètement, de quelles dépenses parlent-on ?
Les dépenses communes de consommation peuvent concerner :
- La consommation d’électricité et d’eau ;
- Le nettoyage des installations d’hygiène ;
- Les frais de gardiennage ;
- L’entretien du bureau de chantier.
Les dépenses prévues et répertoriées dans les documents contractuels sont également concernées.
Quand intervient la clôture du Compte prorata ?
Le compte au prorata est clôturé lors de la phase finale du chantier, généralement au moment de la réception des travaux ou de la levée des réserves. Cette étape marque la fin des prestations des entreprises et des sous-traitants, ainsi que la fin de l’utilisation des installations temporaires et des services partagés.
Avant la clôture du compte au prorata, un bilan précis des dépenses communes engagées et des ajustements éventuels doit être effectué. Il est essentiel de vérifier et de valider toutes les factures et les justificatifs associés pour s’assurer que les montants répartis entre les intervenants sont exacts et adaptés aux accords conclus en début de chantier.
La clôture du compte au prorata permet de souder les comptes entre les différentes entreprises et sous-traitants. Les sommes dues ou les trop-perçus sont alors ajustés pour chaque intervenant, en fonction de leur part de responsabilité dans le projet. Cette étape est cruciale pour assurer une gestion transparente et équitable des coûts communs et pour prévenir les litiges éventuels entre les parties concernées. Une fois le compte clôturé au prorata, les entreprises peuvent procéder à la facturation définitive et au règlement des sommes dues à l’issue du chantier.
Le comité au contrôle a ensuite la charge d’approuver le détail du compte prorata et sa répartition.
Seulement après l’approbation du compte, les factures et avoirs finales sont envoyées à chaque entreprise en incluant la TVA.
En cas de litige, les entreprises doivent faire part au gestionnaire du compte de leurs observations sous 15 jours.
Comment gérer le compte prorata dans mon entreprise ?
La gestion du compte prorata peut représenter un véritable défi pour les PME du secteur du BTP qui ne sont pas équipé de logiciels dédiés. Heureusement, notre logiciel de gestion ERP dédié aux entreprises du bâtiment WHY Manager offre une solution simple et efficace pour répondre à ce besoin.
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