Contrat de maintenance

Cadre du contrat de maintenance

Le contrat de maintenance est un contrat curatif. Il inclut la liste exhaustive des interventions suivantes :

• Installation initiale du logiciel,
• Une mise à jour commerciale annuelle,
• Versions correctives pour les bugs majeurs sans solutions de contournement proposée par WhySoft Group,
• Solutions de contournement pour les bugs mineurs,
• Une réinstallation annuelle de l’application WHY Serveur, et, simultanément, de l’ensemble des postes clients affiliés,
• Une installation ou réinstallation annuelle « Cliente » (Valable pour n’importe quel applicatif Client WHY),
• Accès à la vidéothèque WHY depuis votre espace Client

Qu’est-ce qu’un bug ?

Cette définition est importante car on observe des amalgames fréquents entre bug avérés, fonctionnalités non développées, et incompatibilités logicielles et/ou matérielles…

En d’autres termes, un bug est un dysfonctionnement explicite et reproductible émanant d’une fonctionnalité existante dans WHY® et/ou dans un logiciel tiers utilisé par WHY®.

Par exemple une formule de calcul qui ne donnerait pas le résultat escompté, un plantage systématique lors d’une manipulation particulière ou encore une fonctionnalité existante mais inactive.

On distingue communément deux types de bug, les « Bugs Majeurs » et les « Bugs Mineurs ».

« En informatique, un bug ou bogue est un défaut de conception d’un programme informatique à l’origine d’un dysfonctionnement. »

Définition Source Wikipédia

Bug Majeur (Catégorie 1)

On entend par « Bug Majeur » tout dysfonctionnement rendant impossible l’utilisation d’une ou plusieurs fonctionnalités essentielles de WHY®, pour l’ensemble des utilisateurs du progiciel WHY®, et dont aucun moyen de contournement vous est proposé par WhySoft Group.

Dans le cas d’un « Bug Majeur », WhySoft Group s’engage à mettre en œuvre, sans délais, les ressources et les moyens nécessaires à la génération d’une version corrective dans les meilleurs délais.

Bug Mineur (Catégorie 2)

Désigne un dysfonctionnement provoquant des limitations ou restrictions dans l’utilisation d’une ou plusieurs fonctionnalités essentielles du Progiciel mais non bloquant pour les utilisateurs. Une Anomalie Majeure corrigée via une solution de contournement est qualifiée d’Anomalie Mineure. WhySoft Group s’engage à apporter les correctifs des bugs mineurs dans les versions commerciales suivant leurs détections.

Bug Vs Fonctionnalité inexistante

Un Bug est à ne pas confondre avec une fonctionnalité non développée dont la non présence dans WHY® peut être – légitimement – considérée comme bloquante et pénalisante mais qui ne relève cependant pas du bug à proprement parler comme énoncé ci-avant.

A titre d’exemple, une fonctionnalité présente dans un module et non présente dans un autre ou encore une fonctionnalité importante pour votre activité mais non présente dans WHY®.

Bug Vs Incompatibilité logicielle

Un Bug est également à ne pas confondre avec des incompatibilités pouvant survenir avec d’autres logiciels ou lié à une infrastructure matérielle comme un réseau instable provoquant de micro coupures et par effet boule de neige la déconnexion des postes Clients à l’application centrale WHY Serveur®.

A noter : Le contrat de maintenance WHY, n’inclut pas les interventions hors logiciel WHY : Infogérance, antivirus, réseau, …

Contrat d’assistance

Les interventions ne rentrant pas dans le cadre du contrat de maintenance sont prise en charge par le contrat d’assistance WHY.

Le contrat d’assistance est disponible pour les Clients titulaires d’un contrat de maintenance.

Le principe est simple, vous disposez d’un budget temps alloué pour un an dans lequel sont pris en compte :

• Intervention ponctuelle hors applicatif logiciel (Infogérance, antivirus, réseau, …) dans la limite des compétences de WhySoft Group, 
• Mises à jours intermédiaires avec formation associées,
• Assistance à l’utilisation du logiciel,
• Possibilité d’Audit statique (analyse de l’utilisation du logiciel et proposition d’amélioration),
• Conseils en organisation et paramétrages de base de données,
• Création & modifications d’articles, configurateurs EPM, Ouvrage, BPU
• Mise à jour de prix
• Assistance à la mise à jour de la base de données
• Création & modifications d’états d’éditions
• Création et modification de requête SQL d’interrogation de la base de données 

Afin de mettre à jour votre logiciel WHY, WhySoft Group vous transmet un code par email.

Ce code est à renseigner dans l'application WHY serveur selon la procédure suivante : https://www.why.eu/docs/comment-realiser-une-mise-a-jour-de-why/ 

• La correction d’anomalies consécutives à une utilisation du progiciel non conforme à la formation et/ou à la documentation,
• Les prestations d'infogérances post installation initiale / acquisition de licence(s) complémentaire(s) : Paramétrages antivirus, connexion de lecteur réseau, mise à jour de système d'exploitation ou de logiciel Tiers, Paramétrage de Box internet,
• Paramétrages et Formations aux progiciels de la gamme WHY,
• Gestion de projet / Méthodologie,
• Création / Modification(s) d'état(s) d'édition(s),
• Intégration de données techniques : Articles, Ouvrages, Configurateurs EPM, Tiers.

Ces prestations peuvent toutefois être réalisées dans le cadre d'un contrat d'accompagnement WHY Performances. (Nous consulter) ou en régie sur facturation mensuelle. 

Les prestations comprises dans votre contrat de maintenance WHY sont les suivantes :

• Une réinstallation de l’application WHY Serveur par an,
• Une réinstallation de l’application WHY® par an (Compris : Why Efficience, Why Manager, Why Expert, Why Time, Why Stock Mobility, Why Mobile),
• L’installation à distance de votre mise à jour annuelle par un technicien WhySoft Group,
• L’accès aux informations sur l'évolution des solutions WHY® et des services de WhySoft Group,
• La modification de vos états d’éditions en cas de nouveautés nécessitant impérativement leurs adaptations,
• La prise en compte de vos demandes de développement dans le Scopedev WHY®. 

Si votre logiciel WHY est toujours fonctionnel lorsque vous souhaitez déclarer un incident, la manière la plus rapide de remonter l'information et d'utiliser le formulaire de déclaration d'incident disponible depuis le menu "Quitter / Fenêtre" > "Déclarer un incident". Afin d'accélerer le traitement de votre requête nous vous invitons à donner un maximum d'information à l'équipe support depuis ce formulaire.

Vous pouvez également contacter le support WHY via l'adresse : support@why.eu ou par téléphone au 03.20.54.89.42 du lundi au vendredi de 09h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h30. Dans tout les cas, via ces deux canaux, votre demande donnera lieu à la création d'une requête avec un numéro associé afin de pouvoir être traitée par le service support.

Oui, le logiciel WHY vous donne la possibilité de supprimer en masse des articles afin de bénéficier d'une base de données technique la plus à jour possible. 

Il est tout à fait possible d'alimenter votre base de données en articles fournisseur "au fil de l'eau", notamment via le format d'import standard Excel WHY. 

Bien qu'il soit possible d'intégrer dans WHY vos anciens articles (si export possible du côté de l'éditeur tiers), cela est déconseillé.

En effet, dans le cadre du déploiement de WHY, nous conseillons vivement de repartir sur une base de données articles "structurée", le plus simple étant la récupération de vos données fournisseurs. Cela vous permettra notamment de bénéficier de prix cohérents et surtout d'un référentiel technique (Réfs fournisseurs, désignations, ...) viable.  

Voici les coûts des bibliothèques de prix Batichiffrage :

• Lot Gros oeuvre : Prix Tarif : 169€ HT / Prix WHY : 149€ HT
• Lot Second oeuvre : Prix Tarif : 169€ HT / Prix WHY : 149€ HT
• Lot Génie climatique / Plomberie : Prix Tarif : 169€ HT / Prix WHY : 149€ HT
• Lot Electricité : Prix Tarif : 169€ HT / Prix WHY : 149€ HT
• Lot Aménagements extérieurs : Prix Tarif : 169€ HT / Prix WHY : 149€ HT
• Pack complet TCE : Prix Tarif : 509€ HT / Prix WHY : 489€ HT 

Oui, les Bordereaux de prix unitaires (BPU) peuvent être intégrés à votre base de données, ils intègrent généralement :

1. Une numérotation qui peut être alphanumérique
2. Une désignation
3. Un prix négocié avec le donneur d’ordre.

Vous avez plusieurs possibilités pour les intégrer, soit par le biais d'articles simples ce qui vous permettra par exemple lors de la saisie du numéro d’intégrer votre article de BPU directement dans votre facture, soit via le configurateur WHY EPM®, où, grâce à un formulaire type QCM, l’opérateur pourra ouvrir le fichier XLS du BPU depuis WHY® et sélectionner les lignes retenues avant de les réintégrer automatiquement dans WHY®. 

Oui, vous avez la possibilité d'importer vous-mêmes des références au format Excel.

Pour cela WhySoft Group met à votre disposition le format d'import Excel standardisé disponible dans la rubrique "Import / Export" de l'espace Client.

Nous vous conseillons cependant de faire valider le fichier d'import avant de l'intégrer à votre base de données. Cette prestation est par ailleurs comprise dans toutes les solutions d'accompagnement WHY Performances proposées par WhySoft Group. 

Concernant la mise à jour des articles dans les logiciels WHY Efficience (Gestion commerciale) et WHY Manager (ERP), plusieurs possibilités s’offrent à vous, souvent cumulées :

1. Vous pouvez, après une séquence de filtres, exporter vos données vers un fichier Excel préformaté par WHY® et le réimporter une fois vos modifications réalisées.
2. Les deux progiciels de la gamme WHY : WHY Efficience (Gestion commerciale) et WHY Manager (ERP) disposent d’un outil de modification globale de base de données intégrant une calculette de modification évoluée. En d’autres termes, vous pouvez sélectionner une catégorie d’articles après une sélection de filtres : Famille, Sous-Famille, Type, Fournisseur, … et mener les actions de modifications souhaitées : + – / x %. Cela est vrai sur les tarifs d’achats mais aussi sur les prix de vente, les marges, remises fournisseurs, frais, …
3. Vous pouvez mettre à jour vos articles au fil de l’eau grâce à l'outil dédié en commande d’achat ou en effectuant un clic droit sur la référence en facture fournisseur. 

L’intégration dans votre logiciel WHY® de vos références fournisseurs fait partie des paramétrages généraux de votre base de données.

L’intégration de vos catalogues fournisseurs est donc réalisée “Sur-mesure” par WhySoft Group lors de la phase de paramétrage du logiciel.

Bien entendu, à la suite de l’intégration “initiale” de vos références fournisseurs, vous avez tout le loisir pour créer, modifier ou encore supprimer des éléments présents dans votre base de données.

Par ailleurs, nous vous transférons les fichiers XLS qui nous auront permis de construire votre base de données métier, ainsi vous bénéficiez de modèle d’import. 

Le nombre de stagiaires n'est pas limité pour les formations WHY. 

Oui, WhySoft Group propose ses formations en présentiel ou à distance. Nous intervenons dans tous les pays francophones. 

Au-delà de la formation qui s'inscrit dans le cadre du déploiement initial de WHY, WhySoft Group propose des contrats d'assistances.

Le contrat d'assistance, intitulé "Contrat d'assistance"", vous donne accès à un budget temps disponible pour répondre aux besoins suivants  :

• Formation & Aide à l'utilisation,
• Création d'articles, d'ouvrages et/ou de configurateurs EPM,
• Création d'états d'éditions sur mesures,
• Création de requêtes d'interrogation de la base de données,
• Audit d'utilisation de WHY.

Les budgets temps disponibles sont les suivants :

• 10 heures (Validité 1 an ou épuisement des crédits)
• 20 heures (Validité 1 an ou épuisement des crédits ) 
• 30 heures (Validité 2 ans ou épuisement des crédits ) 
• 50 heures (Validité 2 ans ou épuisement des crédits ) 
• 100 heures (Validité 2 ans ou épuisement des crédits ) 

Oui. L'intégralité des formations dispensées par WhySoft Group peut être financée par votre OCPO.

WhySoft Group se charge pour vous de monter le dossier de formation à soumettre à votre OPCO. 

Le plus simple et de réaliser, à main levée, les modifications que vous souhaitez voire apportées directement sur l'état d'édition puis de scanner celui-ci avant de le transmettre à l'adresse : assistance@why.eu. 

WHY vous donne un certain nombre de prérogatives quant à la modification des états d'éditions, à savoir :

• Changement du logo ainsi que de son format
• Création / modification des textes d'entête et page d'introduction
• Création / modification des textes d'entête et page d'introduction
• Création / modification des conditions pied de page
• Création / modification des mentions légales
• Modification du contenu de l'encart du "Bon pour accord"
• Modification du format des lignes (ouvrages, lignes manuelles, textes, ..)
• Modification du format et du formatage des lignes de sous-totaux
• Ajout / Suppression de la mention du total HT au format texte
• Modification du format des informations d'adresse de livraison / chantier à l'édition

WhySoft Group réalise également par ailleurs des prestations de modifications d'états ainsi que la création d'état d'édition "de toute pièce" suite à des demandes spécifiques Clients.