WHY & la facturation électronique

À partir de 2026-2027, les entreprises françaises devront envoyer et recevoir leurs factures sous une forme électronique structurée, et non plus seulement en PDF envoyé par e-mail. Cette obligation est appelée la réforme de la facturation électronique.

Toutes les entreprises françaises soumises à la TVA sont concernées, quelle que soit leur taille : grandes entreprises, PME, TPE, micro-entreprises. Les particuliers et certaines associations non assujetties ne sont pas concernés.

L'objectif de l'État est de simplifier les démarches administratives des entreprises, de lutter contre la fraude à la TVA, et de faciliter le suivi de vos factures (savoir si elles ont bien été reçues, payées, etc.).

C'est un prestataire habilité par l'administration fiscale pour faire transiter les factures électroniques entre entreprises : elle transmet vos factures clients, réceptionne vos factures fournisseurs, assure l'archivage et communique certaines données à l'administration. On en compte plus d'une centaine aujourd'hui. On l'appelait auparavant « PDP » (plateforme de dématérialisation partenaire). À partir de 2026, toute facture entre professionnels devra passer par une plateforme agréée.

Les plateformes attendent un format normé. La réforme en reconnaît trois : Factur-X, UBL et CII. Factur-X est l'un des principaux, et c'est celui sur lequel s'appuie WHY.

Une facture Factur-X est à la fois un PDF lisible (comme aujourd'hui) et un fichier de données (XML) intégré, que les logiciels lisent automatiquement. Résultat : plus besoin de ressaisir les informations d'une facture reçue. WHY produit et lit ce format nativement.

C'est le point clé à comprendre. WHY fabrique la facture (émission au format Factur-X conforme) et la lit (réception du Factur-X) — que la facture vienne d'une plateforme, d'un glisser-déposer ou d'un export. La plateforme, elle, la transporte et l'enregistre auprès de l'administration. Deux métiers complémentaires mais distincts : ne pas les confondre éclaire la plupart des réponses qui suivent.

Entre professionnels français assujettis à la TVA, non : à partir des échéances de la réforme, un simple PDF par e-mail ne sera plus conforme. La facture devra être au format électronique structuré et passer par une plateforme agréée. En revanche, vous pourrez toujours adresser un PDF classique à un particulier, à une association non assujettie, ou à un client étranger. Pour vos clients professionnels situés dans les autres pays de l'Union européenne, l'obligation de passer par une Plateforme Agréée n'entrera en vigueur qu'au 1ᵉʳ janvier 2030.

Il y a une nuance selon le calendrier. À partir du 1ᵉʳ septembre 2027, vous ne pourrez plus recevoir vos factures de fournisseurs français professionnels par e-mail : elles devront transiter par une Plateforme Agréée, votre numéro SIREN (ou SIRET) servant désormais d'adresse pour le routage.

Entre le 1ᵉʳ septembre 2026 et le 1ᵉʳ septembre 2027, seules les entreprises de plus de 250 salariés (grandes entreprises et ETI) sont déjà tenues d'émettre au format électronique. Durant cette période transitoire, vous recevrez donc via la Plateforme Agréée les factures de vos fournisseurs de plus de 250 salariés, tandis que vos fournisseurs plus petits continueront de vous facturer par e-mail, comme aujourd'hui, jusqu'au 1ᵉʳ septembre 2027.

Pour vos fournisseurs étrangers, l'envoi par e-mail continuera comme aujourd'hui.

Il faut bien distinguer deux choses :

• Ce qui se voit sur la facture : très peu de changements. Pour l'essentiel, la nature de l'opération — livraison de bien, prestation de service, ou les deux.
• Ce qui est porté par les données techniques (le XML, le travail de Factur-X) : l'identification et le routage de la facture, comme le SIREN. Ce ne sont pas des mentions à ajouter à la main : WHY et le format Factur-X les gèrent automatiquement, en arrière-plan.

En clair : votre facture ne change quasiment pas à l'œil, et tout le reste (montage du fichier, routage) est pris en charge par le logiciel.

La réception est obligatoire pour toutes les entreprises au 1ᵉʳ septembre 2026. L'émission suit selon votre taille : 1ᵉʳ septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, 1ᵉʳ septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises.

Trois étapes simples : (1) repérez votre échéance d'émission ; (2) choisissez votre plateforme agréée (Pennylane, ZeenDoc, ou autre) ; (3) contactez-nous pour cadrer la mise en place. Nous nous occupons du reste.

Oui, chaque entreprise doit choisir sa Plateforme Agréée avant le 1ᵉʳ septembre 2026, date à laquelle vous devez être en mesure de recevoir des factures électroniques. Nous vous accompagnons dans ce choix en fonction de votre activité et de vos outils actuels. Si vous choisissez Pennylane ou ZeenDoc, c'est nous qui nous chargeons des démarches d'inscription sur la plateforme : vous n'avez pas à les effectuer vous-même.

Nous sommes encore en phase pilote au niveau national. De son côté, WHY est en plein développement : nos équipes travaillent à recevoir des factures au format Factur-X conforme pour l'échéance du 1ᵉʳ septembre 2026, puis à émettre des factures au format Factur-X d'ici la fin 2026, en suivant en continu les évolutions réglementaires.

De son côté, même les plateformes les plus avancées ne sont pas encore totalement finalisées. Par exemple, Pennylane et ZeenDoc — pourtant parmi les premières — ne gèrent pas encore les factures d'acompte, le temps de dimensionner les choses. Au 5 juillet 2026, seules 18 % des entreprises françaises sont rattachées à une Plateforme Agréée.

Point important : cette page évolue au rythme de la réforme, et nous vous tiendrons informés à mesure que nos développements avanceront.

Des sanctions sont prévues : une amende de 15 € par facture non émise au format électronique (plafonnée à 15 000 € par an), et 250 € par transmission de e-reporting manquante (également plafonnée à 15 000 € par an). C'est tout l'intérêt d'anticiper sereinement avec WHY plutôt que d'attendre la dernière minute.

Vos factures doivent être conservées sous forme électronique : 6 ans au titre fiscal, et jusqu'à 10 ans au titre commercial. La plateforme agréée — et, avec ZeenDoc, la gestion documentaire — assure un archivage à valeur probante conforme à ces exigences.

Chaque facture électronique peut être suivie tout au long de sa vie (déposée, reçue, approuvée, refusée, encaissée…), mais en pratique, seuls deux statuts sont réellement rendus obligatoires par l'État : le statut « refusé » (aussi appelé « en erreur ») et le statut « encaissé », ce dernier uniquement si votre entreprise relève de la TVA sur les encaissements. Les autres statuts circulent également entre les outils, mais sans obligation de déclaration à l'administration.

Ce statut n'est obligatoire que pour l'entreprise qui émet la facture, et uniquement si elle est soumise à la TVA sur les encaissements. C'est donc à vous, en tant qu'émetteur, de le renseigner lorsque vous recevez le paiement : le montant réellement encaissé, la date d'encaissement, et le taux de TVA concerné (y compris si la facture comporte plusieurs taux différents). Si vous êtes le client qui règle une facture fournisseur, ce statut n'est pas à votre charge : ce n'est pas à vous de le renseigner.

C'est l'autre statut rendu obligatoire par l'État. Il indique que vous n'acceptez pas du tout la facture reçue — par exemple parce qu'elle ne vous est pas destinée, qu'elle est en double, ou qu'elle concerne la mauvaise entité juridique. Ce n'est pas un statut de « litige » (qui porte sur un désaccord ponctuel concernant une facture par ailleurs valable) : une facture mise « en erreur » n'est pas intégrée en comptabilité.

Oui. En complément des deux statuts obligatoires (refusé/en erreur, encaissé), vous pouvez paramétrer des statuts complémentaires non obligatoires — par exemple « en litige », « payé », ou d'autres statuts propres à votre organisation. Notamment avec Pennylane et ZeenDoc, vous choisissez, pour chacun de ces statuts non obligatoires, s'il est transmis à votre fournisseur (ou client), ou s'il reste uniquement en interne, pour votre propre suivi.

Oui, il est possible d'associer des documents complémentaires à une facture électronique, dans la limite de 100 Mo par document. Cela permet de conserver ensemble une facture et ses justificatifs (bon de livraison, procès-verbal de réception, attestation d'assurance, etc.).

Vous n'avez pas d'obligation d'envoyer une facture électronique structurée à un particulier : vous pouvez continuer à lui envoyer une facture classique, par e-mail ou par courrier, comme aujourd'hui. En revanche, vous êtes concerné par l'e-reporting : même si ces factures ne transitent pas par votre Plateforme Agréée, celle-ci devra transmettre à l'administration, tous les 10 jours, la liste des factures émises à des particuliers (ainsi qu'à des associations ou clients étrangers).

Il y a en réalité deux volets : l'e-reporting de transaction (la liste des factures émises) et l'e-reporting de paiement, transmis lui aussi tous les 10 jours une fois les règlements effectués.

Comme pour les particuliers, vous n'avez pas l'obligation d'émettre une facture électronique structurée pour vos clients étrangers. Vous êtes cependant concerné par l'e-reporting : votre Plateforme Agréée transmettra à l'administration, tous les 10 jours, la liste de ces factures (e-reporting de transaction) puis de leurs règlements (e-reporting de paiement), même si les factures elles-mêmes continuent de transiter directement entre vous et votre client.

C'est à gérer en interne, du côté de votre client. La facture est réceptionnée normalement par votre client, sur sa propre Plateforme Agréée — pas sur celle du tiers payeur. C'est ensuite à lui de transmettre la facture au tiers payeur (mutuelle, assurance…), par le moyen de son choix et en dehors de la Plateforme Agréée, afin que celui-ci puisse effectuer le règlement. C'est également votre client — l'entreprise qui a réceptionné la facture, même si ce n'est pas elle qui paie au final — qui devra renseigner le statut « encaissé » une fois le règlement effectué.

Cela dépend du nom inscrit sur la facture. Si la facture est établie au nom de votre entreprise, elle suit les règles classiques de la facturation électronique. Si elle est établie au nom du salarié, elle est traitée comme une opération avec un particulier.

Non. WHY est compatible avec l'ensemble des plateformes agréées, grâce au format Factur-X — en émission comme en réception. Pennylane (facturation électronique) et ZeenDoc (associée à sa Plateforme Agréée partenaire, Esalink, plutôt orientée GED) sont nos deux partenariats privilégiés : ils automatisent complètement le circuit, mais ce n'est en aucun cas une obligation. Vous restez libre de choisir la plateforme qui correspond à votre situation.

Le choix dépend de votre activité, de vos outils actuels et de vos besoins spécifiques (secteur d'activité, volume de factures, etc.). Nous vous accompagnons dans cette décision pour trouver la solution la plus cohérente avec votre organisation.

Oui, tant qu'il s'agit d'une plateforme agréée (c'est le cas de la plupart).

• En réception : vous pourrez glisser un PDF Factur-X dans le module facture d'achat de WHY, qui en reconnaîtra automatiquement les données.
• En émission : WHY génère la facture au format Factur-X attendu ; vous pourrez la déposer dans n'importe quelle plateforme, qui la reconnaîtra grâce au XML associé.

⚠️ À savoir : le glisser-déposer manuel ne fonctionne que pour de vrais fichiers Factur-X (avec le XML structuré intégré). Si un fournisseur n'est pas encore passé à la facture électronique et vous envoie un PDF ordinaire, le dépôt ne fonctionnera pas — ce n'est tout simplement pas une facture électronique.

Oui, un changement de plateforme est possible en cours d'année, sauf si un engagement de durée minimale a été prévu dans votre contrat avec la plateforme actuelle. Ce changement est facilité par la réglementation : vous devez pouvoir accéder à l'historique de vos 12 derniers mois de factures depuis votre ancienne plateforme. Avant de changer, il est important de vérifier que votre outil de gestion reste bien compatible avec la nouvelle plateforme choisie.

Ici, on dépasse le simple format Factur-X pour entrer dans le métier de WHY : cela relève de l'accompagnement, car il existe plusieurs cas d'usage.

• Vous passez vos commandes d'achat dans WHY : la facture reçue est contrôlée ligne à ligne par rapport à la commande (rapprochement via WHY Shopping). Pour éviter les doublons, les lignes ne sont pas réimportées automatiquement : c'est le contrôle commande / facture qui prime.
• Vous n'utilisez pas les commandes / réceptions : un paramètre permet d'importer automatiquement en facture les règlements, lignes de détail et déboursés.

On touche alors à l'analyse de rentabilité d'affaire et à des fonctions bien plus puissantes que la seule facturation électronique. C'est là que WHY apporte sa vraie valeur ajoutée.

WHY travaille chaque jour pour se mettre en conformité aux évolutions continues de la réforme. Cette mise en conformité ne fera l'objet d'aucun supplément de licence : vous en bénéficierez dans le cadre de votre contrat, au fur et à mesure de son avancement.

Commençons par dédramatiser : un échec vient quasi toujours d'un format non conforme, et ce contrôle se fait en amont, au niveau de la plateforme — pas dans WHY.

• En réception : une facture non conforme est arrêtée par la plateforme avant d'arriver dans WHY.
• En émission : la facture produite par WHY sera conforme par construction une fois les développements finalisés (le format Factur-X fait l'objet de nombreux tests de validation), le risque sera donc très faible.

Dans tous les cas, et conformément à notre façon de travailler, WhySoft reste disponible pour vous accompagner sur toute problématique liée à la facturation électronique (dans le cadre des contrats d'assistance). Nos équipes sont également formées à Pennylane et à ZeenDoc pour vous accompagner plus largement, dans le cadre de votre contrat d'assistance WHY.

Oui. Pennylane est interfacée directement avec WHY ERP. Vos factures de vente et vos factures fournisseurs circulent automatiquement entre les deux outils, sans export ni dépôt manuel de fichiers.

C'est automatique : un bouton « envoyer vers ma plateforme » dans WHY. Le paramétrage se fait une seule fois (identification de la plateforme + connexion sécurisée). Ensuite, au moment où vous validez la facture, elle est transmise directement à Pennylane — aucun export ni dépôt manuel à faire. Pour vos clients professionnels français, seul le fichier Factur-X (le PDF accompagné de son fichier XML) fait foi : un simple PDF envoyé par e-mail ne suffit plus. Pour vos clients particuliers en revanche, vous pouvez continuer à leur adresser un PDF classique par e-mail ou courrier, comme aujourd'hui.

Vos fournisseurs émettent leurs factures via leur plateforme, au format Factur-X ; elles arrivent sur votre compte Pennylane. L'interface crée alors automatiquement la facture dans WHY, sans ressaisie. Vous pouvez ensuite l'imputer, selon le cas, à des frais généraux ou à une commande d'achat via WHY Shopping.

Non. Grâce à l'interface directe entre WHY ERP et Pennylane, les informations de facturation et de paiement remontent automatiquement d'un outil à l'autre, sans double saisie.

Ce statut n'est obligatoire que si votre entreprise est soumise à la TVA sur les encaissements, et c'est à vous, en tant qu'émetteur de la facture, de le renseigner (montant réellement encaissé, date, taux de TVA). Il est alors transmis automatiquement depuis WHY ERP vers Pennylane, dès que vous l'indiquez sur la facture dans WHY. Si vous êtes simplement le client qui règle une facture fournisseur, ce statut n'est pas à votre charge.

Pennylane et ZeenDoc disposent toutes les deux d'une interface directe et automatique avec WHY ERP. Pennylane est une plateforme dédiée à la facturation électronique : elle répond simplement à la réforme, en récupérant et intégrant vos factures de vente et d'achat, sans fonctionnalité comptable associée dans le cadre de notre partenariat. ZeenDoc est plutôt un outil de gestion documentaire intégrée (connecté à Esalink, sa Plateforme Agréée partenaire) : c'est le choix le plus indiqué si vous avez besoin de circuits de validation, d'archivage structuré et de gestion documentaire au-delà de la seule facturation électronique.

Non. Dans le cadre de notre partenariat, Pennylane est utilisée uniquement comme Plateforme Agréée pour la facturation électronique : transport, réception et archivage de vos factures. Le transfert de vos factures vers votre logiciel comptable continue de se faire depuis WHY, exactement comme aujourd'hui — ce transfert fonctionne déjà avec tous les logiciels comptables du marché.

• Aucune obligation de passer par WhySoft : vous restez libre de souscrire votre plateforme comme vous le souhaitez.
• Mais la gratuité (2 ans) ne s'applique que si Pennylane est souscrit via WhySoft, par le mécanisme d'interface (API) qui est la clé de notre partenariat. Si la souscription passe par votre comptable, WhySoft ne peut pas s'engager sur la gratuité.
• Un connecteur WHY est disponible depuis Pennylane : vous (ou votre comptable) pouvez l'activer côté Pennylane pour bénéficier de la remontée automatique des factures et des statuts avec WHY.
• Le paramétrage hors WHY relève de votre comptable ; WhySoft se tient à disposition pour accompagner comptables et clients, dans le cadre des contrats d'assistance.

ZeenDoc sert d'intermédiaire technique entre votre outil de gestion (WHY ERP) et Esalink, la Plateforme Agréée partenaire de ZeenDoc. Vos factures créées dans WHY ERP sont transmises à ZeenDoc, qui les met dans le bon format électronique avant de les envoyer vers Esalink. C'est aussi votre solution de gestion documentaire et d'archivage.

Non. ZeenDoc est un outil de gestion documentaire qui se connecte à Esalink, sa Plateforme Agréée partenaire, pour assurer la transmission réglementaire à l'administration. Nous vous accompagnons pour identifier la configuration la plus adaptée à votre situation.

Le circuit est automatique : un bouton « envoyer vers ma plateforme » dans WHY. Le paramétrage se fait une seule fois (identification de la plateforme + connexion sécurisée). Ensuite, au moment où vous validez la facture, elle est transmise directement à ZeenDoc, puis à Esalink, la Plateforme Agréée partenaire — aucun export à faire. Pour vos clients professionnels français, seul le fichier Factur-X (le PDF accompagné de son fichier XML) fait foi : un simple PDF envoyé par e-mail ne suffit plus. Pour vos clients particuliers en revanche, vous pouvez continuer à leur adresser un PDF classique par e-mail ou courrier, comme aujourd'hui.

Vos fournisseurs émettent leurs factures via leur propre plateforme, au format Factur-X. Elles remontent ensuite automatiquement dans Esalink puis dans ZeenDoc. Une fois dans ZeenDoc, l'interface crée automatiquement la facture dans WHY, sans ressaisie. Vous pouvez ensuite l'imputer, selon le cas, à des frais généraux ou à une commande d'achat via WHY Shopping.

Non, c'est un flux contrôlé. Les factures reçues arrivent d'abord dans ZeenDoc, qui vérifie que leur indexation est correcte — c'est-à-dire que les champs nécessaires à leur traitement sont bien renseignés.

• Soit le format Factur-X a permis de compléter automatiquement tous les champs d'indexation : la facture peut être importée dans WHY.
• Soit certains champs restent à compléter manuellement (par vous ou votre équipe) avant que la facture ne puisse être importée dans WHY.

Vous pouvez aussi mettre une facture en litige, côté ZeenDoc, avant de l'importer dans WHY. Et selon votre organisation, vous pouvez importer les factures au fil de l'eau, une par une, ou toutes en une seule fois.

En pratique, seuls deux statuts sont obligatoires pour l'administration : le statut « refusé » (ou « en erreur ») et le statut « encaissé » — ce dernier uniquement si votre entreprise est soumise à la TVA sur les encaissements, et à renseigner par l'émetteur de la facture (pas par le client qui la règle). Ces statuts circulent entre ZeenDoc et Esalink, la Plateforme Agréée partenaire, qui renseigne l'administration. Aujourd'hui, ce suivi se pilote depuis ZeenDoc. Progressivement, une fois la phase pilote nationale achevée, la gestion de ces statuts remontera directement dans WHY, en vente comme en achats.

Ce statut n'est obligatoire que si votre entreprise est soumise à la TVA sur les encaissements, et c'est à vous, en tant qu'émetteur de la facture, de le renseigner (montant réellement encaissé, date, taux de TVA). Il est alors transmis automatiquement depuis WHY ERP vers Esalink, via ZeenDoc, dès que vous l'indiquez sur la facture dans WHY. Si vous êtes simplement le client qui règle une facture fournisseur, ce statut n'est pas à votre charge.

Non, ZeenDoc n'est pas un logiciel comptable : c'est un outil de gestion documentaire et de transmission. Le transfert de vos factures vers votre logiciel comptable continue de se faire depuis WHY, exactement comme aujourd'hui — ce transfert fonctionne déjà avec tous les logiciels comptables du marché.

Oui, ZeenDoc propose un archivage à valeur probante, sur des serveurs situés en France, conforme aux durées de conservation exigées (6 ans au titre fiscal, jusqu'à 10 ans au titre commercial).

ZeenDoc et Pennylane disposent toutes les deux d'une interface directe et automatique avec WHY ERP. ZeenDoc est avant tout un outil de gestion documentaire intégrée (connecté à Esalink, sa Plateforme Agréée partenaire) : c'est le choix le plus indiqué si vous avez besoin de circuits de validation, d'archivage structuré et de gestion documentaire au-delà de la seule facturation électronique. Pennylane est une plateforme dédiée à la facturation électronique : elle répond simplement à la réforme, en récupérant et intégrant vos factures de vente et d'achat, sans fonctionnalité comptable associée dans le cadre de notre partenariat.

Cela dépend surtout de vos besoins :

• Pennylane est indiquée si vous souhaitez avant tout répondre simplement à la réforme : récupérer et intégrer vos factures de vente et d'achat, sans plus, via une plateforme dédiée à la facturation électronique.
• ZeenDoc (associée à sa Plateforme Agréée partenaire, Esalink) est indiqué si vous avez des besoins en gestion électronique de documents (GED) : archivage structuré, circuits de validation, indexation de vos documents au-delà des seules factures.

Dans les deux cas, l'interface avec WHY ERP est automatique. Contactez-nous pour que nous étudiions ensemble la solution la plus cohérente avec votre organisation.

Oui, un changement de plateforme est possible en cours d'année, sauf engagement de durée minimale prévu dans votre contrat. Vous devez pouvoir accéder à l'historique de vos 12 derniers mois de factures depuis votre ancienne plateforme. Avant de changer, vérifiez avec nous que votre nouvelle plateforme reste bien compatible avec WHY.

WHY n'est pas interfacé automatiquement avec les Plateformes Agréées autres que Pennylane et ZeenDoc. En revanche, pour vos factures de vente, WHY génère dans tous les cas un fichier conforme au format Factur-X, que vous pouvez exporter depuis WHY et déposer manuellement dans n'importe quelle Plateforme Agréée : c'est compatible.

Vos factures fournisseurs restent sur la Plateforme Agréée choisie (par exemple celle de votre expert-comptable) et devront être ressaisies manuellement dans WHY. Sans interface dédiée comme celle qui existe avec Pennylane ou ZeenDoc, il n'y a pas de remontée automatique de ces factures dans WHY.

Si la ressaisie manuelle de vos factures fournisseurs devient contraignante, oui : un passage vers Pennylane ou ZeenDoc vous ferait bénéficier d'une interface automatique et bidirectionnelle avec WHY, en émission comme en réception. Contactez-nous pour évaluer ensemble l'intérêt d'une migration selon votre volume de factures.

Non, c'est un cas très courant, pris en charge nativement par le format standard. Dans WHY ERP, vous continuez à créer votre facture récapitulative comme aujourd'hui, en y intégrant les références de chaque commande ou livraison. Que vous passiez par Pennylane ou par ZeenDoc, aucune démarche supplémentaire n'est nécessaire : le format standard suffit à transmettre correctement toutes ces références.

Si votre entreprise est soumise à la TVA sur les encaissements, vous devez, en tant qu'émetteur de la facture, indiquer dans WHY ERP que la facture est réglée dès son émission, avec le montant et le taux de TVA concernés. Cette information (statut « Encaissée ») remonte automatiquement jusqu'à la Plateforme Agréée, que vous soyez connecté via Pennylane ou via ZeenDoc. Si un tiers payeur (mutuelle, assurance) règle à la place du client, il doit également être identifié clairement sur la facture.

Cette facture, établie au nom de votre entreprise avec son SIREN/SIRET, suit le circuit classique de facturation électronique entre professionnels. Elle est traitée comme toute facture fournisseur, que ce soit intégrée dans WHY ERP ou indexée via ZeenDoc. Nous vous conseillons de faire figurer le nom du collaborateur concerné pour faciliter votre suivi interne des notes de frais.

Ce cas ne relève pas de la facturation électronique à proprement parler, mais de l'e-reporting : ces achats sont déclarés de façon agrégée et périodique à l'administration par votre Plateforme Agréée, sans qu'une facture structurée soit nécessaire. Vous continuez à gérer ces notes de frais comme aujourd'hui ; le simple ticket de caisse reste accepté comme justificatif.

Ce cas nécessite un format de facture enrichi (dit « profil étendu »), au-delà du format standard suffisant pour les cas les plus simples. Il est important de vérifier avec nous que la Plateforme Agréée choisie, via Pennylane ou directement ZeenDoc, prend bien en charge ce format enrichi ainsi que la mention obligatoire d'autoliquidation de la TVA. Dans WHY ERP, la facture continue d'être créée avec la référence du marché principal ; c'est ensuite votre solution de dématérialisation qui doit la transmettre dans le bon format.

À vérifier au cas par cas : format enrichi requis.

Contrairement à la sous-traitance, il n'y a pas d'autoliquidation de la TVA dans ce cas. Chaque entreprise du groupement émet sa propre facture depuis WHY ERP, avec la référence du marché commun et sa quote-part. Le format standard suffit ; le circuit de transmission via Pennylane ou ZeenDoc fonctionne comme pour une facture classique, à condition que la référence du groupement soit bien renseignée.

Vous émettez une note de débit, un document qui fonctionne comme une facture complémentaire, avec une référence obligatoire à la facture initiale. Dans WHY ERP, cela se gère comme un document lié à la facture d'origine. Le circuit de transmission, via Pennylane ou ZeenDoc, est identique à celui d'une facture classique.

Vous établissez votre facture d'acompte dans WHY ERP comme aujourd'hui, avec la référence au devis et le taux de TVA applicable. Cette facture suit le circuit standard de facturation électronique, que vous passiez par Pennylane ou ZeenDoc. Il est important qu'elle porte la mention « Facture d'acompte » pour que la facture de solde, émise plus tard, puisse s'y référer correctement.

Votre facture de solde doit faire référence à l'acompte déjà facturé et déduire son montant hors taxes et sa TVA, pour éviter une double collecte. Cette liaison est à bien renseigner dans WHY ERP ; elle est ensuite transmise normalement via Pennylane ou ZeenDoc, qui n'ont pas de traitement particulier à effectuer sur ce point.

Oui, si l'escompte est effectivement appliqué, la base de calcul de la TVA peut être modifiée. Vous continuez à mentionner les conditions d'escompte dans WHY ERP comme aujourd'hui. C'est un point à bien vérifier avec votre expert-comptable, afin que le bon montant de TVA soit pris en compte.

Ce cas nécessite lui aussi le format enrichi et un suivi particulier du statut de la facture (« partiellement encaissée » jusqu'à la libération de la retenue). Il est essentiel de vérifier que la Plateforme Agréée retenue, via Pennylane ou ZeenDoc, prend en charge ce suivi. Dans WHY ERP, le montant retenu et la date prévue de libération doivent être clairement identifiés sur la facture.

À vérifier au cas par cas : format enrichi requis.

Non, vous pouvez continuer à leur remettre une facture classique. En revanche, les données de ces ventes (montant, taux de TVA, date) doivent être transmises de façon périodique à l'administration par votre Plateforme Agréée. Cette transmission se fait automatiquement dès que vos ventes sont enregistrées dans WHY ERP et remontées à Pennylane ou ZeenDoc ; aucune facture structurée n'est nécessaire côté client particulier.

Oui, c'est un cas très courant et parfaitement pris en charge par le format standard. Chaque ligne de votre facture WHY ERP doit simplement porter le bon taux de TVA ; le document électronique regroupe ensuite automatiquement les sous-totaux par taux de TVA, que vous passiez par Pennylane ou par ZeenDoc.

Non, vous continuez à émettre vos factures depuis WHY ERP avec une numérotation séquentielle et la période facturée bien indiquée. Le suivi du cycle de vie de chacune de ces factures récurrentes est ensuite assuré automatiquement par la Plateforme Agréée choisie.

Chaque versement ou rejet doit donner lieu à une mise à jour du statut de la facture (« partiellement encaissée », puis « annulation d'encaissement » en cas de rejet). Comme pour un paiement comptant, cette information remonte automatiquement jusqu'à la Plateforme Agréée, que vous soyez connecté via Pennylane ou via ZeenDoc.