Quels sont les coûts d'un logiciel de GED ?
Les logiciels de Gestion Electronique de Documents sont d’un soutien inestimable pour les entreprises, mais comme vous vous en doutez, un tel avantage n’est pas gratuit. De plus, pour bénéficier d’un fort retour sur investissement, l’organisation ne doit pas se contenter de la simple utilisation du logiciel. En effet, pour que la GED soit parfaitement efficace, un budget doit être affecté aux formations et à l’accompagnement des collaborateurs.
Quels sont les coûts relatifs à la mise en place d'une GED ?
Le tarif moyen d’acquisition d’une GED se situe entre 20 000 et 50 000 euros. Néanmoins, le tarif exact dépendra toujours de la taille de la structure à équiper (nombre d’utilisateurs et de documents) ainsi que de nombreux autres paramètres liés à la nature des documents et à l’intégration du logiciel.
Comprenez donc que le coût de la mise en œuvre et de la maintenance d’un système de GED varie en fonction des besoins de l’entreprise, ainsi que de la marque et nature de la solution choisie (c’est-à-dire Saas ou On-premise).
Les logiciels On-premise
Concrètement, choisir une version On-premise, revient à acheter le logiciel de GED et ainsi en devenir pleinement le propriétaire. Dans ce cas, vous pourrez exploiter votre outil indéfiniment et comme bon vous semble.
Toutefois, si vous optez pour ce type de GED, vous devrez nécessairement investir dans du matériel informatique tel que des serveurs et des dispositifs de stockage. En effet, ces derniers sont indispensables au bon fonctionnement d’un logiciel On-premise car ce sont eux qui conservent vos documents sous forme électronique.
Les logiciels Saas
Les logiciels Saas, quant à eux, fonctionnent forcément avec un système d’abonnement annuel basé, sur la volumétrie de vos documents et de votre utilisation annexe (signature électronique, contrats, fiches de paie numériques, etc).
Avec ce genre de solutions, vous éviterez tous les frais liés à la gestion et à la maintenance.
Les frais de base
Il existe des coûts de base qui sont valables pour n’importe quel client, peut importe le prestataire et la solution sélectionné.
Par exemple, quelque soit votre choix, vous devrez systématiquement tenir compte des coûts de formation de vos employés.
Les options supplémentaires
Les GED ont la particularité d’être relativement personnalisables grâce à la disponibilité de certaines options.
Le principe est simple : selon vos besoins, vous choisissez les fonctionnalités qui vous semble les plus appropriées, ainsi vous ne payer que ce dont vous avez besoin. Parmi les options au choix, on peut retrouver notamment la signature électronique.
Le retour sur investissement
Dans l’ensemble, l’achat d’un logiciel de GED est rentabilisé très rapidement grâce aux économies de temps et d’argent qu’il permet de réaliser.
On estime qu’une Gestion Electronique des Documents correctement exploitée pourrait améliorer la rentabilité de l’entreprise jusqu’à 3 à 5 % du chiffre d’affaires total.
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