Recouvrement d'une facture impayée : comment s'y prendre ?
Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous êtes amenés à envoyer des factures à vos Clients. Malheureusement, il arrive que ces factures ne soient pas payées dans les temps…
Même si l’usage commercial permet souvent un léger allongement des délais de paiement, une facture impayée peut avoir des conséquences dévastatrices sur la trésorerie de l’entreprise.
Comment récupérer les factures impayées après l’expiration du délai de paiement ? Et comment maximiser vos chances d’obtenir votre argent rapidement ?
Explorez notre guide des règles de rappel des factures impayées et du processus de recouvrement des factures !
Qu'est-ce que le recouvrement de factures ?
Le recouvrement de facture comprend toutes les démarches entreprises par un créancier pour recouvrer la somme due par un ou plusieurs débiteurs. Par conséquent, recouvrir une facture signifie que vous obligez le client à payer la dette qu’il n’a pas honorée à la date d’échéance contractuelle.
Il s’agit d’une activité réglementée basée dans un premier temps sur le dialogue afin de recevoir du débiteur le paiement de la somme due.
Si la relance amiable ne donne pas de succès, lancer une procédure de relance reste la meilleure solution pour être payé. Notez que cette procédure aura forcement un impact commercial et comptable non négligeable pour une entreprise.
Que dit la loi ?
Le recouvrement des factures impayées est régi par l’article L125-1 du code des procédures civiles d’exécution. Il permet au créancier d’une facture impayée d’effectuer une procédure de recouvrement simple pour les sommes (intérêts compris) inférieures à 5 000 €.
Le premier paiement des factures impayées peut se faire par un effort amical. Vient ensuite l’injonction de payer, qui est précisée à l’article 1405 et à l’article suivant du code de procédure civile. Le créancier professionnel dispose alors de 2 ans pour agir. Ce délai s’étend à 5 ans pour les créanciers particuliers.
La procédure de recouvrement d'une facture impayée
Assurez-vous qu'il s'agit d'une dette
Ainsi, par définition, une dette est un montant dû par une entreprise (le débiteur envers la société). Le recouvrement des factures ne doit concerner que les créances dont le délai de paiement est échu.
Par exemple, vous expédiez une facture avec des conditions de paiement à 45 jours fin de mois, l’engagement de la procédure ne peut-être réalisé qu’à compter du 60 ème jours…
Vérification des échéances
Pour recouvrir les factures impayées, vous devez vous assurer que le délai légal n’est pas expiré. Par limite, nous entendons le moment où vous perdez votre capacité à réclamer les sommes dues.
En effet, la mise en œuvre d’une action en justice ne peut se faire éternellement.
Alors, comment savoir si vous êtes toujours à l’heure pour recevoir votre règlement ?
Il existe 2 scénarios :
- Vous avez signé un contrat avec un consommateur et la facture date de plus de 2 ans : le délai est échu.
- Vous avez signé un contrat avec un commerçant (ou une entreprise commerciale) : la durée est de 5 ans.
Cependant, il est possible que le recouvrement d’une créance impayée prenne plus ou moins de temps : vérifiez le délai indiqué sur la facture.
Entamez une démarche amiable pour recouvrer les factures impayées
L’encaissement amiable est votre premier choix. Cette technique favorise le dialogue entre les parties prenantes. En particulier, vous pouvez utiliser d’autres outils tels que :
- Appel ou e-mail : contacter le créancier par e-mail ou par téléphone, l’e-mail est recommandé pour conserver l’historique de l’échange. Surtout, veillez à ne pas intimider votre interlocuteur. Les procédures amicales doivent maintenir la cordialité.
- Courrier de relance pour factures impayées : si votre créancier est toujours injoignable, vous pouvez lui adresser un courrier de relance. Il ne s’agit pas d’une lettre d’huissier mais simplement d’une lettre rappelant au créancier qu’il vous doit de l’argent. Le courrier doit être clair, précis et mentionner la facture à encaisser. Vous pouvez même joindre une copie pour appuyer votre réclamation.
Envoi d'une mise en demeure
Si le recouvrement utile des factures impayées ne donne pas les résultats escomptés et que vous n’avez pas reçu votre règlement, adressez une mise en demeure à votre débiteur. C’est une lettre qui doit contenir les informations requises pour être valide aux yeux de la loi.
Il s’agit d’une étape obligatoire avant d’engager une action en justice et c’est donc souvent le dernier recours avant la restitution légale. Votre débiteur dispose d’un délai de 30 jours pour régler la somme due à compter de la réception de la lettre de mise en demeure.
Il peut s’y opposer, car cette démarche s’inscrit encore dans le cadre d’une résolution amiable. Ensuite, il y a la possibilité de trouver un compromis pour payer les factures.
Entreprendre une action en justice
Votre processus de suivi client ne donne rien ? Le dernier recours pour recouvrer une facture impayée reste le recouvrement judiciaire. Vous avez deux options :
- Pour le recouvrement des factures inférieures à 4000 € : demandez à un huissier d’engager la procédure de recouvrement et de désigner votre débiteur. Il commence par envoyer une lettre « d’invitation à traiter », à laquelle le débiteur doit répondre dans un délai d’un mois. S’il ne le fait pas, la justice considère qu’il a refusé de suivre la procédure régulière et un jugement sera arrêté.
- Pour le recouvrement des factures supérieures à 4000 € : le juge ordonne le paiement. Pour ce faire, vous devez rédiger et soumettre votre demande au tribunal compétent. Pour déléguer cette tâche, les services d’un avocat peuvent être utilisés.
Recouvrement d'impayés pour le compte d'autrui
Pour vous aider à recouvrer vos factures, il existe des sociétés spécialisées dans le recouvrement de créances pour le compte de leurs clients.
Il s’agit de services principalement destinés aux entreprises : ils comprennent le recouvrement de fonds pour le compte de créanciers. Il s’agit donc d’une activité strictement réglementée, ce qui facilite les démarches pour les débiteurs.
Est-il possible de facturer des frais de recouvrement ?
Dans le cadre du recouvrement des factures impayées, il n’est pas permis de réclamer des frais au débiteur. Seules quatre situations font exception à cette règle :
- Dépenses liées à un acte légalement tenu de payer un créancier tel qu’une obligation de payer un loyer ou des primes d’assurance ;
- Frais occasionnés par la déloyauté du débiteur (le créancier doit alors arrêter le juge de l’exécution et prouver que le débiteur a agi de mauvaise foi, par exemple s’il n’a jamais eu l’intention de payer) ;
- Frais engagés pour recouvrer les montants impayés à la suite de chèques sans provision ;
- Une indemnité forfaitaire de 40 € peut être réclamée si le créancier et le débiteur sont des professionnels.
Le recouvrement des factures impayées n’est jamais agréable. Cependant, c’est une étape nécessaire pour prévenir les difficultés financières et les pénuries de trésorerie.
Commencez toujours par une solution amicale pour maintenir la qualité de votre relation commerciale. Parfois, les clients oublient tout simplement de payer ! Cependant, la réhabilitation judiciaire est nécessaire après des rappels infructueux.
Partager ce contenu :
Sommaire
Ces articles pourraient vous intéresser...
Échangez avec WhySoft Group
Suivez l’actualité de WhySoft Group et rejoignez une communauté d’entrepreneurs