I. Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
La facture proforma est un document commercial envoyé à un client avant qu’une vente ne soit finalisée. Elle ressemble visuellement à une facture classique, mais elle n’a pas de valeur juridique ou de comptabilité. C’est en réalité une simulation, utile pour la gestion des étapes avant facturation définitive.
En clair, la proforma sert à présenter les conditions d’une future transaction (prix, quantités, délais…) sans engager ni le vendeur, ni l’acheteur.
À quoi elle sert concrètement ?
• À informer sur le montant total à régler?
• À préparer une exportation (notamment pour les formalités douanières),
• À obtenir un accord de principe avant d’émettre la facture définitive,
• À accompagner une demande de financement ou une négociation avec un fournisseur,
• À clarifier les modalités de livraison ou les conditions de vente.
Elle s’adresse à qui ?
Toutes les entreprises peuvent l’utiliser : artisans, TPE, PME, sociétés exportatrices… Elle est particulièrement utile dans les secteurs où les montants sont élevés ou les conditions de vente complexes (BTP, industrie, services sur mesure).
II. Quelles différences entre devis, proforma et facture classique ?
Il est fréquent de confondre facture proforma, devis et facture définitive. Pourtant, ces 3 documents ont des finalités bien différentes. Voici de quoi y voir plus clair :
| Critère | Facture classique | Facture d'avoir |
|---|---|---|
| Objectif | Demander un paiement à un client | Corriger ou annuler une facture existante |
| Montants | Positifs (HT, TVA, TTC) | Négatifs (HT, TVA, TTC) |
| Effet comptable | Augmente le chiffre d'affaires | Réduit le chiffre d'affaires |
| TVA | Génère de la TVA collectée | Diminue ou annule la TVA collectée |
| Moment d'émission | Lors de la vente ou prestation | Après une erreur, un retour, ou une annulation |
| Lien avec autre document | Document principal de la vente | Toujours liée à une facture initiale (référence obligatoire) |
En résumé :
• Le devis est une offre engageante.
• La proforma est un document à but informatif.
• La facture est un document comptable officiel.
III. Pourquoi et quand utiliser une facture proforma ?
La facture proforma est un outil précieux lorsque la vente n’est pas encore finalisée. Elle permet de poser un cadre, d’anticiper, de chiffrer les coûts et de fluidifier la relation commerciale.
1. Pour rassurer un client
Elle présente les détails techniques et financiers avant toute signature : prix, TVA, modalités, livraison.
Un artisan peut ainsi transmettre une estimation “au format facture” au service comptabilité de son client.
2. Pour une vente à l’international
Elle accompagne souvent les documents de transport de marchandises ou les déclarations douanières, par exemple pour :
• Préparer les documents de gestion douanière,
• Justifier une demande de paiement à l’international,
• Débloquer un crédit documentaire via un fournisseur.
3. Pour demander un acompte ou un financement
Dans le BTP, la proforma peut servir à demander un acompte de 30% avant d’engager une commande de matériaux. Cela facilite la gestion de trésorerie et évite les malentendus.
4. Pour cadrer une commande sur mesure
Elle décrit les informations précises d’un produit ou service personnalisé.
Elle est souvent utilisée dans l’industrie pour la fabrication de pièces uniques, les prestations spécifiques, etc.
IV. Comment rédiger une facture proforma ?
Le modèle reprend la structure d’une facture classique, avec quelques adaptations. Il est conseillé d’utiliser un outil spécialisé ou des logiciels de facturation pour plus de fiabilité.
Checklist des mentions à intégrer :
• Mention « Facture proforma »
• Coordonnées de l’entreprise et du client
• Description des articles ou services
• Quantités, prix unitaire, total HT/TTC,
• TVA ou mention “non applicable”
• Conditions de paiement proposées
• Date, numéro unique
• Validité de l’offre
• Mention informative : “Document sans valeur comptable, transmis à titre informatif uniquement.”
Bon à savoir :
• Ne pas enregistrer ce document en comptabilité,
• Ne pas l’utiliser comme bon de commande,
• Ne jamais écrire simplement “facture” (risque de confusion).
V. Créer une facture proforma facilement grâce à un logiciel
🚫 Les limites de Word ou Excel :
• Pas de numérotation automatique,
• Risque d’erreurs dans les calculs,
• Perte de temps et absence de traçabilité,
• Impossible de centraliser les informations ou les services.
✅ Les avantages des logiciels adaptés :
• Générer des proformas à partir d’un devis,
• Transformer en facture en un clic,
• Réutiliser des modèles enregistrés,
• Télécharger les documents facilement,
• Historique complet, traçabilité,
• Archiver tous les échanges avec le fournisseur.
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• Transformation en facture finale,
• Meilleure gestion des documents,
• Gain de temps = réduction des coûts,
• Stockage et accès aux documents clients, articles et historiques de prix.
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FAQ | Facture d'avoir
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