Numérotation des factures : Comment ça fonctionne ?
La numérotation des factures est essentielle pour la comptabilité de l’entreprise. Les entreprises qui délivrent des factures doivent respecter un certain nombre de règles concernant la numérotation des factures. Chaque facture doit comprendre un numéro unique basé sur une suite chronologique et ininterrompue.
Comment fonctionne la numérotation des factures ? Comment numéroter ses factures ? Que faire en cas d’erreur dans la numérotation d’une facture ? On vous dit tout.
Qu’est-ce que la numérotation des factures ?
Avant toute chose, il est important de bien comprendre ce que représente la garantie biennale. Son rôle consiste à protéger ses adhérents contre les endommagements et disfonctionnements de leurs équipements en tout genre (à condition que l’équipement en question soit dissocié de la structure de la maison, autrement dit qu’il soit facilement démontable).
A savoir que sa fonction démarre à compter de la réception des travaux, et ce pour une durée de 2 ans. Cette date doit figurer formellement sur un procès-verbal (ou autre document signé par tous les partis).
Comment numéroter une facture ?
Pour faciliter la numérotation et la conservation des factures, il est possible d’adopter différentes numérotations :
- Une suite séquentielle de base (001, 002, 003, etc) ;
- Un préfixe temporel, par exemple l’année “2020-numéro”. Cela permet d’avoir une nouvelle numérotation des factures pour chaque nouvelle année ;
- Un préfixe qui identifie une catégorie de client (NomduClient-001, NomduClient-002, etc) ;
- Un préfixe qui identifie un site de facturation (ETAB01-001 ; ETAB01-002, etc).
Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de commencer sa première facture par le nombre 1. En effet, si vous ne souhaitez pas montrer à votre client que vous émettez votre première facture, vous pouvez adopter un autre chiffre pour gagner en crédibilité. Par exemple, la première facture peut être la facture n°100 ou n°200.
À noter : il est possible de changer la numérotation des factures en la remettant à zéro à chaque début d’année.
Par conséquent, la numérotation des factures peut prendre n’importe quelle forme souhaitée à condition de respecter une suite chronologique et ininterrompue.
En outre, la numérotation des factures de vente peut se faire grâce à un logiciel de gestion de factures. Il est également possible d’utiliser Excel pour la numérotation automatique des factures.
Quelle numérotation pour la facture proforma ?
La facture d’acompte est une facture à part entière et doit donc avoir un numéro de facture appartenant à la série de numérotation des factures « classiques ».
Quelle numérotation pour la facture d'acompte ?
La facture proforma n’étant pas une « vraie facture », elle n’a techniquement aucune valeur comptable ou légale. La seule règle imposée est d’indiquer sur le document la mention “Facture Proforma”.
En revanche, une fois la facture proforma « finalisée », celle-ci devient une facture avec une valeur probante et comptable. Il faudra donc lui attribuer le numéro suivant issu de la séquence de numérotation des factures.
Quelles règles s'applique pour les avoirs ?
L’avoir ou facture d’avoir a une valeur légale et comptable, il doit donc être traitée sur la même base qu’une facture classique.
Ainsi, 2 possibilités de numérotation s’offrent à vous pour les avoirs :
- les intégrer directement dans la chronologie des factures classique sans apporter de modification particulière, par exemple :
- Facture classique FC2020/001
- Avoir FC2020/002
- Facture Classique FC2020/003
- leur attribuer une série de numérotation distincte des factures classique, par exemple en changeant le préfixe AC-2020/003 au lieu de FC-2022/003.
Contraintes appliquées à la numérotation des factures
La suppression de facture
Si une facture est annulée ou qu’elle comporte des erreurs, vous n’avez pas le droit de la supprimer. Sinon, cela créera un « trou » dans votre numérotation et cela sera considéré par l’administration fiscale comme une fraude. Pour annuler une facture, vous devez soit :
- Créer une facture corrective avec historique des modifications (Uniquement possible si la facture n’a pas été réglée)
- Créer une facture d’avoir.
Le numéro de facture en double
Vous n’avez pas non plus le droit de supprimer une facture et de réutiliser la numérotation pour une nouvelle facture ou d’utiliser 2 fois la même numérotation pour les mêmes raisons qu’énoncées précédemment.
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