La numérotation des factures : Comment ça fonctionne ?
La numérotation des factures est essentielle pour la comptabilité de l’entreprise. Les entreprises qui délivrent des factures doivent respecter un certain nombre de règles concernant la numérotation des factures. Chaque facture doit comprendre un numéro unique basé sur une suite chronologique et ininterrompue.
Comment fonctionne la numérotation des factures ? Comment numéroter ses factures ? Que faire en cas d’erreur dans la numérotation d’une facture ? On vous dit tout.
Qu’est-ce que la numérotation des factures ?
Chaque facture doit comporter une numérotation. Autrement dit, un numéro unique doit impérativement être apposé sur la facture. En effet, la numérotation des factures de vente fait partie des mentions obligatoires d’une facture.
Pour répondre aux exigences légales, les règles importantes à retenir pour la numérotation des factures sont les suivantes :
- La numérotation des factures doit suivre une suite ininterrompue. Par conséquent, la numérotation des factures doit se suivre, il ne doit pas y avoir de trou ni d’oubli. Exemple : il n’est pas possible de passer de la facture n°113 à la facture n°115.
- La numérotation doit être chronologique, elle doit se suivre dans le temps.
Exemple : il n’est pas possible de passer de la facture n°113 à la facture n°102.
- La numérotation d’une facture doit être unique, il est impossible d’avoir deux factures comportant le même numéro.
Comment numéroter une facture ?
Pour faciliter la numérotation et la conservation des factures, il est possible d’adopter différentes numérotations :
- Une suite séquentielle de base (001, 002, 003, etc) ;
- Un préfixe temporel, par exemple l’année “2020-numéro”. Cela permet d’avoir une nouvelle numérotation des factures pour chaque nouvelle année ;
- Un préfixe qui identifie une catégorie de client (NomduClient-001, NomduClient-002, etc) ;
- Un préfixe qui identifie un site de facturation (ETAB01-001 ; ETAB01-002, etc).
Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de commencer sa première facture par le nombre 1. En effet, si vous ne souhaitez pas montrer à votre client que vous émettez votre première facture, vous pouvez adopter un autre chiffre pour gagner en crédibilité. Par exemple, la première facture peut être la facture n°100 ou n°200.
À noter : il est possible de changer la numérotation des factures en la remettant à zéro à chaque début d’année.
Par conséquent, la numérotation des factures peut prendre n’importe quelle forme souhaitée à condition de respecter une suite chronologique et ininterrompue.
En outre, la numérotation des factures de vente peut se faire grâce à un logiciel de gestion de factures. Il est également possible d’utiliser Excel pour la numérotation automatique des factures.
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