Comment enregistrer une facture d'achats ?
L’importance de la fonction Achats ou Approvisionnement peut s’appréhender à plusieurs niveaux :
- Sur le plan financier : la politique d’achats contribue à la rentabilité de l’entreprise en influant sur les coûts des matériaux et composants et donc sur la marge de l’entreprise.
- Sur le plan commercial : la fonction d’approvisionnement permet de fournir des produits de bonne qualité tout en évitant les ruptures de stocks.
- Sur le plan stratégique : la fonction achats va contribuer à la compétitivité de l’entreprise tant en termes de coûts que de délais.
Bien comptabiliser une facture d’achats
Les marchandises achetées par votre entreprise entraînent nécessairement une comptabilisation de factures d’achats. Ces achats forment ainsi les dépenses et charges de votre entreprise, qu’il conviendra d’enregistrer au sein du compte 607 des achats de marchandises. Lors d’un achat destiné à la revente, l’écriture comptable devra suivre ce processus :
- Débit du compte charges dédié aux achats de marchandises (montant hors taxes)
- Débit du compte dédié à TVA déductible (montant TVA)
- Crédit du compte fournisseur/client 401 (montant toutes taxes comprises)
Dans le cas, où il s’agirait d’un achat destiné à être conservé de manière durable (non destiné à la revente), on parlera alors d’immobilisation en termes comptables. Dans ce dernier cas, il faudrait procéder ainsi :
- Débit du compte dédié aux immobilisations (à la place du compte charges) exprimé en HT
- Débit du compte dédié à la TVA déductible
- Crédit du compte fournisseur exprimé en TTC.
Concernant les frais dit « d’accessoires », comme les frais de livraison ou du passage des marchandises à la douane, ils seront intégrés au montant des achats de marchandises et ainsi enregistrés sur le compte dédié 607. Il est également possible de créer un compte spécial pour les d’accessoires.
Eléments indispensables pour enregistrer une facture d'achats
Toute entreprise se doit ainsi d’enregistrer les flux affectant son patrimoine, par le biais d’écritures comptables, c’est pourquoi la bonne comptabilisation des factures d’achats est essentielle pour une clarification de vos comptes. Lors de l’enregistrement d’une facture d’achat, pensez à bien écrire les éléments suivants :
- la numérotation de la facture d’achat ;
- la date de création de la facture ;
- le numéro du compte qui subit l’opération de débit ;
- le libellé de l’opération (nature du flux) ;
- la colonne débit clairement distinguée de la colonne crédit.
Saisir correctement une facture d’achat sans erreur
Une comptabilisation des factures d’achats effectuée dans les règles de l’art doit prendre en compte les éléments suivants :
Utiliser les comptes adaptés
Saisir les écritures comptables de votre entreprise est la base d’une comptabilité claire et conforme. Ainsi, chaque type d’opération doit être imputée au compte qui lui est adapté. Pour ceci, des connaissances minimales sont nécessaires. Il conviendra ainsi de déléguer cette tâche à un expert ou de se former correctement si vous souhaitez le faire vous-même.
Enregistrer les factures d’achats régulièrement
L’enregistrement d’une facture d’achat effectuée de manière régulière permettra à votre logiciel de détecter des oublis de la part de votre fournisseur (comme l’envoi du bon de commande mais pas de la facture), ainsi que de prendre en compte la TVA de la manière la plus précise possible.
Créer des guides de saisie comptable
Cela permet de gagner du temps lors de la comptabilisation d’une facture d’achat. Il s’agit de trames permettant l’inclusion des comptes dans la saisie comptable de manière automatique. Par exemple, vos factures d’achats pour votre loyer commercial ou vos produits à vendre, seront pré-remplies, seules le numéro de facture et le montant du débit et du crédit seront à saisir manuellement.
Encoder une facture d’achat
Cela vous permettra d’avoir une comptabilité correctement organisée, où vous pourrez retrouver rapidement vos pièces comptables. Pour encoder correctement une facture d’achat, il faudra :
- attribuer une numérotation codifiée et chronologique, qui pourra être créé à votre guise. Exemple: ANNÉE – MOIS – NUMÉRO INTERNE CHRONOLOGIQUE-RÉFÉRENCE FACTURE FOURNISSEUR comme F2019-09-006-FA201908256.
- ranger et classer les factures d’achats dans un classeur dédié et numéroté. Ainsi, si vous recherchez par la suite une facture d’achat XXX, vous pourrez trouver sur votre logiciel comptable dans quel classeur la retrouver.
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