Les étapes clés pour réaliser et gérer parfaitement une relance clients
Mis à jour le 20/07/2023
Les retards de paiement et les impayés sont des problèmes courants pour les PME du secteur du bâtiment. La relance des clients est une étape cruciale pour récupérer les montants dus et préserver la trésorerie de l’entreprise. Dans cet article, nous vous présentons les étapes clés pour relancer efficacement vos clients, avec des mots de transition et des termes simples à comprendre.
Etape 1 : Préparer la relance
La préparation est essentielle pour mener à bien vos relances. Voici quelques éléments à prendre en compte avant de relancer vos clients :
A. Vérifier les factures et les délais
Assurez vous que les factures sont correctes et que les délais de paiement sont bien dépassés avant de procéder à la relance.
B. Organiser les informations
Assurez vous que les factures sont correctes et que les délais de paiement sont bien dépassés avant de procéder à la relance.
C. Planifier les relances
Établissez un calendrier de relance adapté à la situation de chaque client pour optimiser l’efficacité de vos démarches.
Un logiciel de facturation peut définir pour vous le calendrier des relances en prenant en compte les dates d’échéances de facture et les délais de relances que vous lui indiquez.
Etape 2 : Adapter la méthode de relance
Il existe différentes méthodes pour relancer vos clients. Adaptez votre approche en fonction de la situation et du profil de chaque client.
A. La relance informelle
Dans un premier temps, privilégiez une relance informelle par téléphone ou par e-mail pour rappeler au client l’échéance de paiement et vérifier s’il a bien reçu la facture.
B. La relance formelle
Si la relance informelle ne suffit pas, envoyez une relance écrite plus formelle, en précisant le montant dû, la date d’échéance et les éventuelles pénalités de retard.
Exemple de relance formelle réalisée avec le logiciel WHY.
C. La mise en demeure
En cas d’absence de réponse ou de refus de paiement, envoyez une mise en demeure au client pour exiger le règlement de la facture dans un délai imparti.
Pour ce faire, certains sites internet, notamment d’avocats spécialisés, permettent de réaliser simplement des mises en demeure en bon et due forme.
Etape 3 : Suivre les relances et ajuster la stratégie
Enfin, le suivi des relances et l’ajustement de votre stratégie sont essentiels pour optimiser vos résultats. Voici quelques conseils pour y parvenir :
A. Tenir un registre des relances
Notez chaque relance effectuée, avec la date, le mode de communication et la réponse du client. Cela vous permettra de suivre l’évolution des impayés et d’adapter votre stratégie si nécessaire.
Encore une fois, utiliser un logiciel de facturation peut vous permettre d’automatiser cette tâche.
B. Analyser les résultats
Évaluez régulièrement l’efficacité de vos relances en fonction des montants récupérés et du temps nécessaire pour obtenir le paiement.
C. Adapter votre stratégie
Si vos relances n’aboutissent pas aux résultats escomptés, envisagez de modifier votre approche, en changeant de méthode de communication ou en intensifiant les démarches.
CONCLUSION
En résumé, relancer efficacement les clients est crucial pour préserver la trésorerie de votre PME du secteur du bâtiment. En suivant les étapes clés présentées dans cet article, vous serez en mesure de mener des relances efficaces et de récupérer les montants dus plus rapidement.
N’oubliez pas que la préparation, l’adaptation de la méthode de relance et le suivi des relances sont les clés pour réussir vos démarches.
En complément, il peut être utile de se former aux techniques de communication et de négociation pour améliorer vos compétences en matière de relance.
Des formations et ateliers spécifiques peuvent vous aider à renforcer votre efficacité et à réduire les risques d’impayés.
De plus, l’échange d’expériences et de bonnes pratiques avec vos pairs vous permettra de découvrir de nouvelles astuces et d’améliorer continuellement votre gestion des relances.
Enfin, n’hésitez pas à recourir à des outils de gestion adaptés pour faciliter le suivi des factures et des relances. Un logiciel spécialisé dans le BTP peut vous aider à gérer efficacement votre trésorerie et à minimiser les impayés, contribuant ainsi à la pérennité de votre entreprise.
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