Pourquoi gérer ses stocks avec un logiciel ERP ? Quels avantages pour les PME ?
En BTP, tout comme dans la plupart des secteurs, la gestion des stocks est essentielle à la pérennité de l’entreprise. En effet, elle assure de disposer des bonnes quantités et types d’outils pour la réalisation des chantiers. A savoir que si la société vient à manquer du matériel nécessaire à l’exécution des travaux, elle sera alors dans l’incapacité à respecter les délais de ses livrables. Cela serait non seulement sources de conflits avec la clientèle, mais impacterait aussi grandement la rentabilité et l’image de l’enseigne.
Il est donc primordial de connaître les différents enjeux, méthodes et outils de la gestion des stocks.
La gestion des stocks
Définition
Tout d’abord, les stocks c’est quoi ?
Le stock correspond aux marchandises ou aux matériels qu’une entreprise a l’intention de vendre à ses clients dans un but de rentabilité. La gestion des stocks, élément stratégique de la chaîne d’approvisionnement, désigne le suivi des stocks depuis les fabricants jusqu’aux entrepôts, puis jusqu’à un point de vente. L’objectif de la gestion des stocks est de disposer des bons produits au bon endroit et au bon moment. Cela nécessite une visibilité des stocks : savoir quand passer une nouvelle commande, combien commander et où entreposer le stock.
En BTP, la gestion des stocks se traduit par un ensemble de tâches managériales servant à veiller au maintien des quantités de matériaux et fournitures nécessaires à la réalisation des chantiers de construction. Plus précisément, le processus de gestion des stocks se décompose souvent en 4 missions principales que sont :
- L’achats des stocks
- Les marchandises nécessaires sont achetées et livrées à l’entrepôt.
- L’entreposage des stocks
- Le stock est entreposé jusqu’à utilisation.
- L’usage des stocks
- Lorsque les ouvriers manifestent le besoin de matériels supplémentaires, alors ce sont les stocks qui sont utilisés afin de pouvoir répondre rapidement à la demande. A ce moment, les produits sont donc expédiés directement sur les chantiers.
- Veille de l’inventaire
- Vérifier régulièrement la disponibilité des produits essentiels au sein de nos stocks.
Toutefois, pour vous faciliter la vie, vous pouvez opter pour un progiciel de gestion des stocks, adapté au monde du BTP, comme WHY. Ce dernier vous permet d’enregistrer toutes les expéditions entrantes et sortantes de vos entrepôts, dans le but de garantir un parfait suivis et maintien des stocks disponibles. Cet outil permet de disposer d’une logistique de qualité, réactive et rapide, ce qui contribue à une meilleure satisfaction de la part de la clientèle. Enfin, vos coûts financiers seront contrôlés en permanence afin de veiller à respecter votre trésorerie.
Les risque d’une mauvaise gestion des stocks
Un suivi régulier des stocks est primordial au sein d’une enseigne du BTP. En effet, si les stocks sont mal gérés cela risquerait d’entraîner l’une des 2 difficultés suivantes :
- Des ruptures de stock
- Ces pénuries de fournitures peuvent entraîner un arrêt complet des chantiers de construction, retardant alors la date d’achèvement de l’ouvrage. Ceci peut alors entrainer des conflits avec le client qui sera en droit de se plaindre du non-respect des conditions de la prestation, c’est-à-dire des délais d’exécution du livrable. Par conséquent, un faible inventaire peut réduire considérablement l’activité d’une entreprise, mais aussi sa rentabilité, sa satisfaction client et sa réputation.
- Des surplus de stocks
- Les excédents de stocks entrainent des coûts financiers supplémentaires (coût du local d’entreposage, logistique, assurance, coût de la main d’œuvre, manutention), sans parler des risques de ne jamais venir à utiliser la marchandise ou bien encore que cette dernière s’abime avec le temps.
Utiliser un logiciel ERP pour gérer ses stocks
Quels avantages ?
Pour les entreprises du BTP, il est impératif de disposer d’un logiciel pour optimiser la gestion de ses stocks, maximiser l’efficacité de sa logistique et réduire les coûts d’entreposage. Mais ce n’est pas tout, les fonctionnalités d’un progiciel tel que WHY, apportent de très nombreux atouts à l’entreprise en termes de gestion de stocks.
Un logiciel de gestion d’entrepôt permet de saisir l’emplacement des marchandises par rangée, allée ou armoire. Ainsi, les salariés peuvent localiser n’importe quel produit, simplement en renseignant son code-barre. De cette fonctionnalité découlent plusieurs avantages :
- Amélioration de l’organisation des stocks.
- Gain de temps et d’efficacité pour ceux qui préparent les commandes.
- Ces derniers n’ont plu qu’à scanner les codes-barres et saisir les quantités dont ils ont besoin.
- Les bordereaux de stockage et bons d’inventaire sont générés automatiquement.
- Maîtrise parfaite des mouvements et emplacements des stocks.
- Optimisation de l’espace d’entreposage
- Minimise grandement le risque d’erreurs humaine concernant l’inventaire.
Les parties prenantes de l’entreprise disposent d’une vue en temps réel de l’état du stock, ce qui améliore une fois encore grandement la gestion des stocks, via différents axes :
- Facilite la planification des chantiers.
- Facilite la gestion des achats et des décisions.
- Possibilité de vérifier à tout moment l’état des stocks afin d’anticiper les besoins de commandes et éviter les risques de sous-stock ou de surstock.
- Possibilité d’automatiser les prises de commande en définissant des seuils d’alerte. C’est-à-dire qu’au-dessous d’un certain niveau de stocks détecté, le progiciel va envoyer automatiquement une requête au fournisseur pour être réapprovisionner.
Le progiciel WHY : un ERP complet et polyvalent
WHY est un logiciel ERP intégrant des modules spécifiques à chaque services et mission de management, qu’elles soient de l’ordre de la gestion des stocks, de celle des transactions commerciales, de la comptabilité ou bien encore de la relation client…
Concernant la gestion des stocks, le logiciel WHY dispose de diverses fonctionnalités qui se veulent complètes et intuitives :
- Suivi des mouvements des stocks (dates et quantités des entrées et sorties)
- Automatisation du processus de commande en fonction du niveau de stocks détecté
- Suivis des commandes (devis, bons de commandes, bordereaux, …)
- Visualisation en temps réel des niveaux de stocks de chaque produit
- Génère automatiquement les inventaires
- Possibilité d’évaluer sa gestion des stocks en générant des statistiques relatifs aux résultats sur une période donnée (rotation, situation de stock à date, …)
- Gestion du stock sur terminal mobile (Smartphone ou douchette).
Conclusion
Gérer correctement ses stocks permet de garantir une certaine rentabilité à l’entreprise, ou du moins de se munir des moyens nécessaires à sa pérennité et au maintien de son activité quotidienne. Toutefois, cette tâche est à la fois chronophage et redondante. Il est donc préférable de se munir d’un progiciel de gestion tel que WHY afin de faciliter et sécuriser cette mission. Ainsi, vos entrées et vos sorties de matériaux seront automatiquement piloter sans que vous ayez à vous en soucier.
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