Le plan de reprise d’activité (PRA), une anticipation bienvenue
Connaissez-vous le Plan de Reprise d’Activité (PRA) ? Entre incidents, incendies, inondations, virus informatiques ou épidémies, il existe des risques et incidents potentiels qui peuvent affecter la vie (et parfois l’existence) d’une entreprise.
Un plan de reprise d’activité a pour objectif de prévoir les risques et de limiter l’impact de la crise sur les activités professionnelles. Alors, qu’est-ce que la PRA et comment la mettre en œuvre dans votre entreprise ? Découvrez notre guide complet !
Qu'est-ce qu'un plan de reprise après sinistre ?
Définition d'un plan de reprise après sinistre
Un plan de reprise d’activité (PRA) représente un ensemble de procédures, détaillées et synthétisées au sein d’un plan d’action écrit et structuré, permettant à une entreprise de répondre rapidement à un sinistre ou un incident en redémarrant rapidement son activité.
Il peut s’agir d’un crash informatique, d’une catastrophe naturelle, d’un accident humain, etc. On associe souvent le plan de reprise d’activité à un problème informatique pour retrouver les données informatiques perdues et relancer le système d’information.
Or, un plan anti sinistre est un document qui peut être utilisé pour répondre à toute situation de crise. Cela fait partie du processus de formalisation du PCA, un Plan de Continuité d’Activité.
À qui s'adresse-t-il ?
Les plans de reprise après sinistre sont disponibles pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leurs opérations. Les jeunes comme les personnes âgées peuvent faire face à une crise ou à un danger (nous l’avons vu récemment avec la crise sanitaire du Covid-19), ce qui nécessite une planification d’urgence différente pour se protéger.
Peut-on trouver un exemple de PRA ?
Chaque plan de reprise d’activité est unique car adapté à votre entreprise et à ses spécificités. Il n’existe donc pas de modèle parfait : il s’agit d’anticiper tous les risques et d’avoir une vision complète et complète pour maîtriser l’imprévu. Voici ce qu’une ARP comprend :
- Identifiant les activités absolument critiques qui doivent être poursuivies ;
- Identifier les risques ;
- Solutions de maintien ;
- Procédures à appliquer au cas par cas ;
- Ressources nécessaires à la poursuite des opérations ;
- Le temps de récupération doit être respecté.
Quel est le but de la mise en œuvre de l'ARP ?
En réponse aux risques et incertitudes économiques (qu’elles soient économiques, financières ou sanitaires), la planification de la reprise d’activité est basée sur la prévision.
Il s’agit d’adopter une posture agile pour s’adapter à un environnement changeant. Les actions sont très importantes et multiplicatives pour l’entreprise :
- Garantit un niveau minimum de revenus en garantissant la reprise (même partielle) et la survie de l’entreprise ;
- Satisfaire les clients, même en temps de crise, et les fidéliser pour améliorer leur image ;
- Fidéliser les salariés et rationaliser l’organisation interne de l’entreprise en veillant à sa bonne gestion et à son bon fonctionnement.
Conséquences négatives d'une opération interrompue
Une opération interrompue due à une défaillance du système ou de la machine (ou à d’autres causes) peut entraîner de nombreuses conséquences négatives telles que :
- Un ralentissement opérationnel, car les groupes n’ont plus les ressources nécessaires pour faire leur travail ;
- Une baisse des revenus due à l’incapacité de signer de nouveaux contrats ;
- La perte de données pouvant compromettre l’activité ;
- La diminution de la satisfaction client car le consommateur ne peut plus bénéficier du produit ou service ;
- Le renvoie à une image négative de l’entreprise vis à vis des partenaires et clients potentiels ;
- Le risque de poursuites judiciaires par des tiers pour manquement au devoir.
Différence entre PRA et PCA (plan de continuité)
Le plan de continuité d’activité agit à titre préventif, dans la mesure où il s’agit d’un plan pour éviter au maximum les pannes. Le plan de continuité de l’activité comprend donc une variété de processus qui doivent être suivis afin de remédier à une situation critique et d’y répondre à court terme.
Le plan de reprise d’activité quant à lui intervient alors que le sinistre s’est déjà produit et doit permettre un reprise rapide de l’activité.
Ainsi, les deux plans se complètent, prévoyant ou procédant aux ajustements nécessaires pour continuer à fonctionner dans un fonctionnement dégradé ou partiel.
Comment mettre en place un plan de reprise d'activité ?
Anticiper les risques et leurs conséquences
Quelle que soit votre activité professionnelle, il est extrêmement utile de connaître les risques potentiels et de les cartographier. Vous pourrez alors catégoriser les services et actions nécessaires au fonctionnement optimal de votre entreprise.
Dans le cadre de votre plan de reprise d’activité, prenez en compte les risques suivants :
- Risque humain : grève ou accident du travail.
- Risques naturels : intempéries ou pandémie.
- Risque logistique : retard de livraison ou faillite fournisseur.
- Risque technique : panne ou panne de machines.
- Risques de sécurité des données : piratage, vol de données ou erreurs.
- Risque matériel : vol ou incendie.
- Risque client : retard de paiement ou impayé.
Le plan de reprise d’activité vous aide à vous adapter rapidement dans votre organisation du travail (fonctionnement partiel, travail à distance, etc.) : c’est essentiel pour assurer la résilience et la pérennité de chaque entreprise. Ainsi, l’impact de la crise, quelle qu’elle soit, est minimisé.
Déterminez votre tolérance au risque
Ensuite, évaluer l’acceptabilité de chaque risque peut vous aider à déterminer votre résilience à la possibilité de cette crise. Par la suite, vous devriez pouvoir :
- Éliminer le risque : éliminer les causes possibles.
- Pour réduire le risque : accepter ce risque (ou ne pas pouvoir l’éliminer) en prenant des mesures d’urgence et de sécurité au cas où il surviendrait.
- Partage des risques : partage contractuel des risques avec un tiers, tel qu’une banque ou une compagnie d’assurance.
- Prise de risque : ne rien faire face à un risque censé se produire.
Mettre en place une stratégie de reprise après sinistre
Vous devez ensuite réfléchir aux mesures et stratégies à adopter et à les mettre en place, toutes en fonction des besoins de votre entreprise :
- Mesures préventives : sauvegarder régulièrement les données, sauvegarder ou répliquer les données, utiliser des sites de sauvegarde, etc.
- Mesures curatives : activer le système de sauvegarde, restaurer ou reprendre les données, utiliser les sites de sauvegarde, redémarrer les applications, etc.
Planification de sortie de crise
Dans la mesure où des risques surviennent, un plan de reprise d’activité vous permet de redémarrer votre entreprise étape par étape. Vous pourrez déterminer la priorité des services à réactiver et mieux répartir votre budget existant.
En effet, une bonne allocation du budget disponible est essentielle dans le cadre de l’ARP. Qu’il s’agisse d’évaluer le temps nécessaire à la reprise des opérations ou de prédire la capacité à réactiver les ressources humaines pour relancer efficacement les services, vous pourrez y voir plus clair avec DRP.
Un plan de reprise d'activité doit contenir quoi ?
Sur la base du plan de reprise après sinistre informatique, plusieurs modèles peuvent être trouvés. Pour garantir une mise en œuvre efficace, votre document PRA doit inclure les données suivantes :
- Un inventaire des défis et des besoins de votre entreprise ;
- Une liste des activités essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise ;
- Une Identification des incidents plausible ;
- Les actions à mener en amont pour limiter l’impact de ces incidents sur ces opérations critiques ;
- Les ressources clés nécessaires pour mener à bien ces activités clés ;
- La démarche et les étapes à suivre pour redémarrer les opérations (notamment dans le cadre d’une reprise progressive).
Pour être efficace, votre DRP doit prévoir la gestion des ressources humaines (internes et externes), mais aussi des partenaires et fournisseurs, des sites de production, ou des ressources informatiques.
Mise en place et mise à jour d'un plan de reprise d'activité
Pour établir un plan de reprise d’activité, commencez par nommer un chef de projet en charge du PRA. Il veillera à son développement et procédera aux tests et ajustements nécessaires. Ces phases de test et de rapport d’incident doivent être systématiquement documentées.
Ensuite, veillez à mettre à jour régulièrement la PRA pour assurer sa pertinence et son adoption rapide, ainsi que son efficacité dans le temps. Documentez précisément votre PRA, notamment en favorisant les retours d’acteurs qui assurent la crédibilité du plan. En effet, le partage des connaissances impactera directement l’exécution du plan.
Ce qu'il faut retenir sur les Plans de Reprise d'Activité
Il est donc primordial d’établir un plan de reprise d’activité de qualité. Même si le tout semble demander beaucoup de travail, c’est relativement simple à mettre en place avec les bonnes clés. Il faut simplement procéder de manière réfléchie et systématique, pour ne rien rater, et agir clairement (et vite) dès que quelque chose ne va pas. Dans tous les cas, créer un plan de reprise après sinistre fiable et fonctionnel vous permettra de booster la pérennité de votre entreprise !
Partager ce contenu :
Sommaire
Échangez avec WhySoft Group
Suivez l’actualité de WhySoft Group et rejoignez une communauté d’entrepreneurs