whysoft group réalise le parametrage cle en main de votre base de donnees

Le paramétrage de votre ERP, une étape clé

Bénéficiez d’un logiciel personnalisé, de A à Z…

Principe fondateur de l'ERP : Une Base de Données unique

Dans le processus de mise en place d’un logiciel de gestion intégré, le paramétrage de la base de données est une étape importante et déterminante qui vous permettra de tirer pleinement partie de celui-ci sur le long terme.

Les progiciels de la gamme WHY® appartiennent à cette nouvelle technologie d’ERP qui se veulent « Généralistes », mais résolument modulables, évolutifs et personnalisables, grâce notamment, à des modules et fonctions activables ou non en fonction de besoins métiers spécifiques.

Durant plus de 25 ans passés aux côtés de TPE – PME dans le cadre d’intégration de logiciel de gestion et de pilotage, nous avons fait le constat que toute intégration réussie passait nécessairement – impérativement – par un paramétrage de base de données cohérent et structuré. 

Fort de ce constat, nous avons à mis en place une politique de livraison de base de données réellement « Clé en main » consistant à prendre en charge l’intégralité des paramétrages de nos logiciels, tant lors de la phase de récupération des données – que nous réalisons à vos côtés – que sur l’aspect intégration des informations dans le progiciel. Bien entendu, vous avez accès à tous les éléments en création, modification, suppression une fois votre base de données livrée.

Pour cela, nous nous appuyons sur une méthode de déploiement éprouvée consistant à :

  • Désigner un expert agrée WHY®, salarié de WhySoft Group, qui sera votre interlocuteur privilégié,
  • Analyser l’ensemble de vos besoins grâce à un faisceau de documents que nous vous transmettons,
  • Procéder à la récupération des éléments constitutifs de votre future base de données,
  • Intégrer les éléments transmis dans votre base de données,
  • Vous soumettre une base de données de recettage/test afin de valider la cohérence des informations intégrées,
  • Mettre en place une rétro-planning des formations, formations qui seront réalisées in fine sur votre propre base de données.

A la fin de la formation « initiale », nous ouvrons automatiquement un contrat d’accompagnement (de 5 ou 10  heures en fonction du projet) qui vous permettra d’être accompagné au delà de la formation initiale. Ce contrat gratuit est utilisable pour une durée de 1 an.

“ Un fort potentiel de paramétrage pour un logiciel au plus près de vos attentes ”

Fondamentaux de la phase de paramétrage

Un interlocuteur unique

Pour assurer la cohérence lors de l’intégration de votre ERP, un interlocuteur unique vous accompagne du début à la fin de l’intégration avec plusieurs objectifs  :

  1. Récupérer les éléments nécessaires à l’élaboration, par WhySoft Group, de votre base de données
  2. Suivre et valider le processus d’intégration de votre base de données
  3. Vous soumettre le logiciel paramétré pour aprobation
  4. Définir en fonction de vos disponibilités le rétro planning des formations
  5. Vous accompagner dans l’utilisation du logiciel pour une durée de 1 an post formation

Une méthodologie de récupération de données éprouvée

Reprise des données de votre ancien logiciel , Consultation de vos fournisseurs (Listing de vos achats des deux dernières années), Sélection dans les bases de données WhySoft Group, Création sur catalogues (Pdf, Xls, …), nous vous orientons sur la façon de récupérer les données nécessaires à élaboration de votre base de données.

WhySoft Group vous fournit un « package » de documents à renseigner (Collaborateurs, Paramétrages généraux, éditions, …), vous êtes guidé et accompagné du début à la fin de la phase de paramétrage.

Une base de données réalisée en intégralité par WhySoft Group

Lors de la phase de paramétrages, votre travail consiste à nous transmettre les éléments que vous souhaiteriez voir intégrés à votre base de données, notre travail est de réaliser l’intégration complète des éléments dans votre futur logiciel.

Ainsi, vous vous déchargez de cette tâche complexe rendant souvent l’accès aux ERP difficile pour le TPE-PME.

“ Avec une méthodologie éprouvée, nous nous engageons à paramétrer votre base de données avec les éléments dont vous avez besoin ”

Les principaux éléments du paramétrage

WhySoft Group vous accompagne tout au long du processus de paramétrage. WHY® offre des fonctionnalités performantes que vous pouvez configurer pour correspondre à votre manière unique de travailler.

Paramétrages généraux

Les paramétrages généraux représentent les renseignement de base du logiciel ainsi que les paramètres  » Facultatifs  » qui peuvent être activés ou désactivés à souhait. Ainsi, vous n’exploitez que les fonctions nécessaires à votre activité.

A travers un fichier QCM d’une quarantaine de pages que vous survolez et renseignez avec votre intégrateur, vous modelez WHY à vos contraintes et méthodes de travail.

Les paramétrages généraux regroupent principalement :

  • Éléments société (Coordonnées, Siret, Code NAF, etc…)
  • Éléments collaborateurs (Identifiant, mots de passe, coordonnées, etc…)
  • Renseignement des listes (Unités de Vente-d’achat, TVA, Familles de Vente/Client/Produit, etc…)
  • Réglages généraux (Mode de paiement, Condition de règlement, gestion des images, Poids, etc…)

Articles

WhySoft Group récupère et intègre pour vous, dans le format standardisé d’import, vos éléments de type Matières, Composants Main d’oeuvre, Prestations de services, Sous-traitance, Frais, Transport, …

Plusieurs actions peuvent être menées conjointement pour créer votre base de données de références :

  • Récupération de données existantes (Logiciels tiers, Fichiers Excel, …)
  • Création de vos catalogues fournisseurs (Tout formats)
  • Interfaçage avec vos fichiers Excel tarifs

Bien entendu, une fois le paramétrage initial finalisé, vous aurez tout le loisir d’ajouter, modifier ou supprimer des références.

Paramétrage clé en main de votre ERP PGI WHY afin d'intégrer vos articles - références dans votre erp why

Tiers (Clients - Fournisseurs - Banques)

WhySoft Group récupère et intègre dans le format standardisé d’import vos données clients, fournisseurs, banques présent dans d’autre outil (logiciel, compta, …).

Le formation d’import WHY évolué vous permet de récupérer l’ensemble des éléments souhaités (Coordonnées administrative/Bancaire, conditions de paiement, contact(s), adresse(s) de livraison(s) de facturation(s), …

Paramétrage clé en main de votre ERP PGI WHY afin d'intégrer vos tiers clients et fournisseurs dans votre erp why

Transfert en comptabilité

Nous paramétrons pour vous l’interface avec votre logiciel comptable, quel qu’il soit. Vous pourrez ainsi transférez directement vos factures Clients/Fournisseurs vers votre logiciel de comptabilité en évitant les inévitables erreurs liées à la ressaisie d’information.

Paramétrage clé en main de votre ERP PGI WHY dans le but de transférer vos factures clients et fournisseurs vers votre logiciel de comptabilité

Etats d'éditions

Concernant les états d’édition, trois possibilités s’offrent à vous :

  1. Vous souhaitez garder vos documents existants, nous dupliquons simplement l’ergonomie de vos documents et les ajustons en fonctions de possibles demande spécifiques.
  2. Nous vous soumettons le « Book » WHY reprenant plusieurs modèles type, il vous appartient de sélectionner un modèle et de nous préciser les ajustement souhaités
  3. Vous souhaitez partir d’un page blanche, nous vous laissons nous transmettre le modèle de document.

Vos états d’éditions sont validés par vos soins suite aux différents échange nécessaires à leurs finalisations. Vous avez bien entendu la possibilité par la suite d’adapter vos états d’éditions au besoin.